Etap 4: Lista kontrolna do zarządzania zmianami
Czwarty etap zarządzania zmianami
Na tym etapie procesu zmiany zmiana zostaje wprowadzona do większej części organizacji. Szczegółowe plany są opracowywane przez zespół ds. Zmian, który przewodzi działaniom.
Ci agenci zmian powinni zaangażować jak najwięcej osób na etapie planowania. Stopień ich zdolności do angażowania innych pracowników zależy od wielkości i zakresu oczekiwanych zmian.
Zespół Job of Change Leadership Team
Zespół kierujący zmianą musi także uznać fakt, że pracownicy będą doświadczać zmian na wiele różnych sposobów. Będą profesjonalnie reagować na wprowadzanie zmian, ale co ważniejsze, będą reagować na zmiany na poziomie osobistym - a to może być najmocniejsza reakcja ze wszystkich.
Dzieje się tak dlatego, że pracownicy muszą przejść przez cztery etapy osobistej reakcji na zmiany, zanim będą gotowi zaakceptować i zintegrować zmiany. Podczas gdy niektórzy pracownicy przejdą przez wszystkie cztery fazy w ciągu dziesięciu minut; pozostali pracownicy będą musieli poświęcić miesiące na tę samą ścieżkę.
Co wprowadzenie zmiany wymaga spełnienia
Na tym etapie wprowadzania zespół ds. Zmian musi zapewnić realizację następujących inicjatyw.
- Określ, jak będą zmieniać się role i zadania.
- Zapewnij organizacjom ogólną edukację, aby wszyscy zrozumieli, co ta zmiana oznacza dla organizacji i jak ta zmiana będzie zarządzana .
- Zaplanuj potrzebne sesje szkoleniowe dla pracowników, aby podzielić się oczekiwaniami i parametrami zmian z całą organizacją. Konieczne jest również specjalne szkolenie dla stanowisk i departamentów
- Zidentyfikuj wewnętrznych lub wydziałowych kierowników projektów lub zespoły, aby pomóc w zintegrowaniu zmian w razie potrzeby.
- Zapewnij w razie potrzeby inne możliwości szkolenia pracowników, aby pracownicy byli odpowiednio przygotowani. Mogą to być:
- Szkolenie techniczne dotyczące zmian w miejscu pracy,
- Szkolenie w zakresie nadzoru i zarządzania - dotyczy zmian i oczekiwań oraz umiejętności menedżerskich wymagających wzmocnienia,
- Szkolenie w zakresie zarządzania projektami,
- Szkolenie z zarządzania zmianą oraz
- Trening relacji ludzkich, takich jak budowanie zespołu i prowadzenie spotkań . - Rozpocznij planowanie zmian w strukturze wynagrodzeń i uznawania organizacji oraz praktyk, aby równolegle i nagradzać zmiany wspierające wysiłki innowacyjne.
- Wbuduj mechanizmy sprzężenia zwrotnego, aby pracownicy wiedzieli, jak postępują zmiany. Zwiększ komunikację stokrotnie.
- Podaj konsekwencje dla przyjęcia lub odrzucenia zmian w czasie, ale nie za dużo czasu. Rozpocznij od nagród i uznania dla osób adoptujących wczesne zmiany.
- Zapewnij sposoby, aby pożegnać się z dawnymi sposobami i zaangażować się w nowe sposoby prowadzenia działalności. Są to ceremonie, które są silnym motywatorem. W jednej organizacji, kiedy policjanci w pełni przyjęli działania policji w społeczności, uliczni oficerowie spisali wszystkie sposoby, w jakie wcześniej kontaktowali się ze swoimi społecznościami. Po spisaniu wszystkich starych metod wyrzucili papiery do kosza na śmieci i podpalili papiery. Mocne puszczanie.
Wprowadź zmianę, aby zbudować zaangażowanie pracowników
Ludzie reagują na zmiany na wiele różnych sposobów. Stopień, w jakim pracownicy będą wspierać i zobowiązywać się do pożądanych zmian, zależy częściowo od ich naturalnych reakcji na zmiany, a częściowo od sposobu wprowadzenia zmian.
Możesz zachęcać ludzi do rejestrowania zmian, które chcesz wprowadzić, stosując następujące propozycje zarządzania zmianami w momencie wprowadzenia zmiany w organizacji. (Te sugestie są dostosowane do pomysłów dr Rosabeth Moss Kanter z Harvard University.)
- Przedstaw wizję zmiany z jasnymi szczegółami na temat pożądanego nowego stanu na wczesnym etapie procesu.
- Zademonstruj swoje aktywne zaangażowanie w zmianę; stworzyć poczucie ekscytacji na przyszłość. Aktywne zaangażowanie polega na utrzymywaniu odpowiedzialności i wynagradzaniu ludzi oraz wspieraniu pozytywnych wysiłków i wkładu pracowników.
- Udostępnij informacje o planach zmian w jak największym stopniu wszystkim swoim pracownikom. Udostępniaj tyle, ile znasz, gdy tylko się o tym dowiesz.
- Zapewnij personelowi czas na przyzwyczajenie się do idei zmiany.
- Zaangażuj wszystkich pracowników w planowanie zmiany.
- Podziel duże zmiany na małe , możliwe do wykonania kroki. Twórz konkretne mierzalne cele i kamienie milowe dla małych kroków i całego procesu zmian.
- Zachowaj niespodzianki do minimum . Skoncentruj wysiłki na skutecznej komunikacji na każdym etapie procesu zmian, aby wszyscy mogli zobaczyć, co nadchodzi. Szczegółowe informacje na temat wpływu zmiany na osoby, o ile są znane, pomagają ludziom szybciej dostosowywać się do zmian.
- Nowe standardy , wymagania i zasady, które wynikają ze zmian, są jasne.
- Oferuj pozytywne wzmocnienie i zachęty do nagradzania wczesnych sukcesów oraz służenia jako wzór do naśladowania i pożądane zachowanie od reszty organizacji.
Zajmij się osobistymi reakcjami na zmiany
Większość ludzi jest głęboko przywiązana do swoich obecnych przyzwyczajeń. Wprowadzanie zmian wymaga czegoś więcej niż tylko uczenia się nowych umiejętności. Ludzie potrzebują okresu przejściowego, aby emocjonalnie puścić stare drogi i podążać w kierunku nowych dróg.
Cztery fazy akceptacji zmian to odmowa, opór , eksploracja i zaangażowanie. Aby przejść przez te fazy, kiedy wprowadzana jest zmiana w organizacji, pracownicy przechodzą od odmowy (środowisko zewnętrzne), a następnie od oporu (środowisko wewnętrzne), które są oparte zarówno w przeszłości.
Gdy zaczynają akceptować wprowadzane zmiany, pracownicy wkraczają w przyszłość, wchodząc najpierw w fazę eksploracji, a następnie, jeśli wszystkie wpływy zgodnie z planem, kończą się fazą zobowiązań, patrząc w przyszłość i kończąc etap wstępny. Zarządzanie zmianami.
4 fazy osobistej reakcji na zmiany podczas wprowadzania
Pracownicy przechodzą przez cztery fazy na drodze do zmian wprowadzonych przez organizację. Pamiętaj, że te cztery fazy występują podczas czwartego etapu sześciu etapów, których doświadczasz w procesie zmiany. Tak dzieje się na każdym etapie.
1. Odmowa: Zmiana nie jest jeszcze realna dla pracowników. Nic się nie dzieje, co widzi pojedynczy pracownik. Prace trwają jak zwykle. Ludzie mogą myśleć takimi myślami jak: "Ta zmiana zniknie, jeśli ją zignoruję".
"Organizacja zmieni zdanie". "To mi się nie przydarzy." "Nie mogą oczekiwać, że się tego nauczę." "Ale zawsze robiliśmy to w ten sposób." I "ja" Jestem za stary, żeby zacząć od nowa, robiąc to w inny sposób. "
2. Opór: Pracownicy doświadczają gniewu, wątpliwości, lęku i innych negatywnych emocji. Skupiają się raczej na własnym doświadczeniu na wpływie zmiany, niż na tym, jak może ona pomóc w ich organizacji.
Wydajność i wydajność mogą się obniżyć. Możesz napotkać opór ze strony pracowników jako zły, głośny, ostry, widoczny, odpychający, konfrontacyjny i przerażający. Opór może również być cichy, ponury, wycofany, niewerbalny, ukryty, podważający i sabotujący.
Oba istnieją i musisz być przygotowany na radzenie sobie z obydwoma rodzajami oporu .
3. Eksploracja: ludzie zaczynają koncentrować się na przyszłości i na tym, w jaki sposób zmiany mogą im pomóc. Chętnie się uczą i rozumieją wpływ zmian na ich pracę i sferę wpływów. Ta faza może być stresująca, ponieważ pracownicy szukają nowych sposobów zachowywania się i relacji ze sobą.
W tym momencie ludzie również uznają, że zmiana nie znika. Tak więc, nawet jeśli nadal nie są przekonani, szukają sposobów, aby jak najlepiej wykorzystać tę zmianę osobiście i w swoich zadaniach.
4. Zaangażowanie: Pracownicy zapisali się do zmiany i są gotowi do podjęcia dalszych działań wraz z planami działania. Produktywność i pozytywne uczucia powracają.
Podsumowując, Wstępny Etap Zarządzania Zmianami jest trudny, reaktywny i stresujący, ale także ekscytujący, energetyzujący i wzmacniający. Te wskazówki i sugestie pomogą Ci skutecznie i profesjonalnie poradzić sobie z wprowadzaniem zmian w Twojej organizacji.