Dowiedz się, jak napisać list z sympatią, aby pomóc żałobnemu pracownikowi
Bez względu na to, co jeszcze robisz, aby współczująco pomóc swojemu pracownikowi lub współpracownikowi poradzić sobie z ich bolesną sytuacją, prawie zawsze jest właściwe napisanie listu z sympatią . Notatki kondolencyjne są zawsze cenione przez pracowników, którzy doceniają otrzymanie twojego przesłania o współczucie w czasie ich żałoby.
Ten szablon zawiera przewodnik, dzięki któremu możesz napisać swój własny list na temat współczucia w swoim miejscu pracy. Podkreśla czynniki, które sprawią, że twoje notatki kondolencyjne przekazują twoje właściwe przesłanie o sympatii.
Napisz list z sympatią, aby wyrazić szczere kondolencje
Rozpocznij swoją wiadomość na temat sympatii od zwykłej papeterii, podając swoje imię i nazwisko oraz adres i datę. Lub, jeśli zdecydowałeś się przekazać notatkę na karcie lub papeterii, zacznij od daty.
Poczta elektroniczna stała się również coraz bardziej akceptowalna jako medium komunikacyjne, ale formalne odręczne pismo lub napisany na maszynie list jest lepszym wyborem dla listów kondolencyjnych. Emailowe wiadomości sympatii pozostawiają trwałe wrażenie, że twoja korespondencja była jak zwykle biznesowa - w ogóle nie było to przesłanie o sympatii, które próbujesz przekazać.
Następnie napisz: Dear (Employee Name),
Zacznij swój list od opisu wydarzenia i sympatii. W zależności od twoich relacji z pracownikiem (na przykład list z sympatią personelu HR do pracownika), możesz potrzebować napisać notatkę firmową, ale możesz też napisać drugą, osobistą notatkę.
Przedmiotem niniejszego artykułu jest oficjalny list o sympatii dla firmy. Zasadniczo jest bardziej formalny niż notatka, którą można wysłać do osobistego przyjaciela lub współpracownika.
Przykład: chcemy wyrazić naszą sympatię dla niedawnej utraty twojej matki. Utrata bliskiego członka rodziny jest zawsze smutna i chcemy, abyś wiedział, że jest nam bardzo przykro z powodu twojej straty.
Zaoferuj pracownikowi pomoc w okresie żalu, nie zobowiązując zasobów firmy lub ustanawiając precedens, którego nie będziesz w stanie zaoferować wszystkim pracownikom.
Przykład: daj nam znać, jeśli jest coś, co możemy zrobić, aby ci pomóc, gdy poradzisz sobie z utratą matki.
Zaproponuj dodatkowe informacje o zasobach firmy, które są dostępne dla pracowników w czasie ich smutku.
Przykład: Pracownicy działu kadr pomogli Ci uzyskać dostęp do informacji o Twoich korzyściach i udostępniliśmy Ci naszą politykę dotyczącą utraty życia . Jeśli masz potrzeby wykraczające poza parametry zasad, daj nam znać, abyśmy mogli indywidualnie poradzić sobie z twoją sytuacją.
Dotychczasową praktyką firmy było przyznanie dodatkowego bezpłatnego urlopu, aby poradzić sobie z problemami związanymi ze śmiercią, podróżami poza Stanami oraz czasochłonnymi problemami prawnymi.
Zakończ notatkę z powtórzoną ofertą wsparcia. Pracownik może nie potrzebować niczego od ciebie, ale ważne jest, abyś złożył ofertę. Rzadko okaże się, że Twoja pomoc jest realizowana, ale wykazałeś, że ci zależy.
Przykład: jesteśmy zaangażowani, aby pomóc ci przetrwać ten trudny czas w życiowej podróży. Twoja utrata matki jest smutna i wspieramy twoje wysiłki, by iść naprzód.
Daj nam znać, w jaki sposób możemy Ci pomóc.
Zakończenie: użyj swojego normalnego podpisu. Pozdrawiam to powszechny znak, aby zakończyć wiadomość o sympatii. Lub, musisz znaleźć swój własny wygodny sposób, aby zakończyć i zamknąć list kondolencyjny.
Dodatkowe zamknięcia obejmują:
- Serdecznie
- Z poważaniem
- Z ciepłymi pozdrowieniami
- Myślę o Tobie
- Najlepiej
- Wszystkiego najlepszego
- Ze współczuciem
Są to elementy listu współczucia z linkami do kroków, które firma może podjąć wcześniej w procesie wspierania pracownika w żałosnych chwilach żałoby i smutku.
Zobacz więcej o tym, jak pracodawca może pomóc pracownikom i współpracownikom radzić sobie z żałobą i smutkiem .
Pamiętaj, że kiedy piszesz swoją wiadomość o sympatii, jest mało prawdopodobne, że znasz wszystkie szczegóły relacji pracownika z jego krewnymi. Ponadto rzadko będziesz mieć wszystkie szczegóły dotyczące choroby pracownika lub tragedii członka rodziny.
Ograniczcie więc założenia, które wyrażacie w liście współczucia. Utrzymywanie neutralności komunikatu jest najlepszym sposobem, gdy piszesz listy współczucia. (Na przykład, pracownik i jej matka mogą mieć od dwudziestu lat daleką, nieszczęśliwą relację, nie wiesz, więc nie pisz sympatii, która zakłada bliskie, pełne miłości związki, twoje kondolencje padną na głuchych. )
Przykładowy list sympatii
Droga Elizabeth,
Przykro nam słyszeć o śmierci twojej matki. Utrata członka rodziny jest zawsze trudna. Daj nam znać, jeśli jest coś, co możemy zrobić, aby Ci pomóc w tym trudnym czasie.
Masz prawo do trzech dni płatnego urlopu, zgodnie z naszymi zasadami dotyczącymi żałoby pracownika. W przeszłości przyznawaliśmy dodatkowy bezpłatny czas pracownikom, gdy podróże i sprawy osobiste związane ze śmiercią wymagały więcej czasu poza pracą.
Poinformuj swojego menadżera lub dział kadr, jeśli chcesz poprosić o dodatkowy czas wolny. Możemy również pracować z elastycznym harmonogramem, jeśli Twoja firma rodzinna musi być wykonywana w godzinach pracy.
Jesteśmy zaangażowani, aby pomóc ci przetrwać ten trudny czas w życiowej podróży. Współczujemy z powodu utraty twojej matki i chcemy wspierać twoje wysiłki na rzecz rozwoju Twojej firmy. Daj nam znać, w jaki sposób możemy Ci pomóc.
Pozdrowienia,
Susan
Dyrektor zasobów ludzkich
Kierownik pracownika może również rozważyć wysłanie listu lub listu z sympatią. Jest to odpowiednio napisane na kartce z notatkami i wysyłane nieformalnie, ponieważ oficjalny list firmowy został już wysłany przez personel działu kadr.
Współpracownicy i przyjaciele są również zachęcani do rozszerzania sympatii w odpowiedzi na brutalne chwile życia.