Dane wprowadzane do tych kart pracy, zazwyczaj przez personel działu kreatywnego , rejestrują godziny spędzone na każdej części projektu.
Nie oznacza to tylko utworzenia kampanii, ale wstępną odprawę , prezentację klienta, a nawet czas poświęcony na sesje zdjęciowe i studia produkcyjne. Tylko dzięki jasnemu obrazowi sposobu, w jaki upłynął czas, agencja może skutecznie poradzić sobie z obciążeniem pracą, umową rozliczeniową klienta i sposobem przydzielania czasu pomiędzy zespołami.
The Timesheet in a Nutshell
We wczesnych dniach reklamy, podobnie jak wiele zadań tamtej ery, czas rejestrowano ręcznie na papierze za pomocą długopisów i ołówków (i dużo kasowania). W dzisiejszych czasach czas jest wprowadzany do komputera lub tabletu za pomocą wyrafinowanego oprogramowania, które może pobierać raporty o wszystkich odmianach. Większość sklepów ma bardzo podobny szablon, który obejmuje:
- Numer zadania
- Klient
- Zadanie pod ręką
- Wszyscy i wszyscy przydzieleni pracownicy
- Data i liczba przepracowanych godzin
- Cena za godzinę
- Z biegiem czasu
Rozpoczynając projekt dla klienta, menedżer konta lub kierownik ruchu otworzy numer zlecenia i zacznie śledzić godziny.
Zazwyczaj będą one zgodne z ofertą lub ofertą przyznawaną klientowi i zostaną podzielone na godziny poświęcone głównie na: badania, planowanie i strategię, rozwój kreatywny , produkcję i zarządzanie projektem.
Jeśli wszystko pójdzie zgodnie z planem, faktyczne godziny spędzone na projekcie będą dobrze skorelowane z szacunkami, ale zazwyczaj tak nie jest.
Twórczy rozwój często pochłania więcej czasu niż jakakolwiek inna część procesu, ze względu na zmianę kierunku, opinie klientów lub niemożność złamania briefu. Może to stać się punktem spornym z klientem, ponieważ nie chce wydawać dużo dodatkowych pieniędzy na czas kreatywny, ponieważ dział kreatywny ma problem z rozpoznaniem rozwiązania.
Jednak grafik musi być wypełniony poprawnie, aby śledzić ten czas i pokazać klientowi, w jaki sposób wydano pieniądze i jak działała agencja. Jest to dobry sposób sprawdzenia, czy niektóre projekty są zbyt pracochłonne, aby uzyskać zysk, lub jeśli inne są tak lukratywne, że warto inwestować w tego klienta w celu dalszej pracy. Krótko mówiąc, taka jest rola grafiku czasu pracy.
Zalety kart pracy
Oto dlaczego karty czasu pracy są siłą napędową każdej agencji:
- Pieniądze - grafik pokazuje agencji (nawet w domu), ile godzin zostało zarejestrowanych dla każdej części każdej kampanii. Łatwo jest wtedy sprawdzić, czy zabezpieczenie klienta jest tego warte, czy też nadszedł czas, aby umieścić klienta na projekcie po projekcie. Z wewnętrzną agencją, czas ten nie musi bezpośrednio prowadzić do naliczania opłat, ale pokazuje zarządzanie, jak efektywnie wykorzystują czas działu kreatywnego. Jeśli zostanie wykryte, spędzają 90% czasu na jednym aspekcie działalności, który może stworzyć kilka czerwonych flag.
- Przejrzystość - jeśli ewidencja czasu pracy jest wykonana prawidłowo, łatwo zauważyć, gdzie działa sprawnie i gdzie pojawiają się wąskie gardła lub nieefektywności. Dlaczego jeden copywriter spędza połowę czasu na jednym kliencie niż na drugim? A jeśli potrzeba więcej kreacji, szybkie spojrzenie na grafik zobaczy, czy dział jest przepracowany.
- Zaangażowanie i odpowiedzialność - większość klientów spodziewa się poświęcenia określonej ilości godzin na projekt. Jeśli nie wierzą, że wysiłek został podjęty w odpowiednim miejscu, karty czasu pracy mogą dostarczyć danych, które mówią inaczej. Jest to również sposób na pokazanie niektórym klientom, jaką wartość mają oni od agencji.
- Analiza - historyczne wyniki są często dobrym wskaźnikiem przyszłości. Jeśli klient wysysa życie z agencji i robi z niego piekło, dane z kart pracy pokazują, czy warto zatrzymać tego klienta, czy też nadszedł czas, aby pozwolić mu odejść. Po drugiej stronie równania może pokazać agencji dochodowość niektórych klientów, które wymagają minimalnej twórczej pracy i wysiłku, ale maksymalny zwrot z inwestycji.
Wady grafików
Z tymi wszystkimi plusami, jaki jest problem? Cóż, jest powód, dla którego karty czasu pracy są powszechnie nienawidzone przez prawie wszystkich, z wyjątkiem liczby crunchers agencji:
- Czas - Wiele osób w agencjach, zwłaszcza w działach kreatywnych, nie chce poświęcać czasu na administrację. Kreacja może być szkodliwa, aby oderwać się od wielkiej twórczej burzy mózgów, aby wypełnić godziny. Wielu menedżerów kont ma takie same problemy. To ironia, ale czas na karty czasu rzadko jest przydzielany.
- Błędy - Odnosi się to bezpośrednio do pierwszego punktu. Wiele kreacji opuści arkusze czasu pracy do ostatniej minuty przed końcem miesięcznego raportu rozliczeniowego. A to oznacza, że dokładność karty czasu zmienia się z dość dobrej na przerażającą. Trudno zapamiętać, ile minut spędziłeś na jednej pracy dwa tygodnie temu, więc często jest to zgadywanka. Jeśli wszystkie karty czasu są zgadywane, to stają się prawie bezużyteczne.
- Słaba ostrość - Czas nie jest doskonałym wskaźnikiem doskonałej reklamy. Jeden sklep mógłby spędzić 40 godzin i niczego nie wyprodukować, inny mógł pracować 10 i wyprodukować arcydzieło. Karty czasu pracy nie rejestrują jakości myślenia, tylko czas poświęcony na to.
Przyszłość kart graficznych
Karty pracy są tutaj i muszą zostać wykonane ręcznie. Automatyczne śledzenie czasu nie działa, ponieważ wymaga ręcznego uruchamiania i zatrzymywania. Jeśli zapomnisz uruchomić zegar, tracisz godziny. Zapomnij o tym, aby go zatrzymać, a niektórzy biedni klienci są obciążani za godziny pracy, które zostały wydane na inny projekt. To z kolei może prowadzić do problemów (a nawet spraw sądowych) z nadmiarem i utratą cennego klienta.
Jedynym sposobem, aby zagwarantować dobre śledzenie czasu, jest naleganie, aby wszyscy w kartach aktualizacji agencji przynajmniej dwa razy dziennie, raz przed lunchem, a następnie ponownie przed powrotem do domu. Jeśli tak się stanie, grafik będzie dokładny i pomocny. A jeśli nie zostanie to zrobione, agencje powinny być kreatywne z motywacją. Znajdź sposób na zachęcanie do śledzenia czasu.
Daj tym pracownikom, którzy prowadzą skrupulatną dokumentację swojego czasu, cotygodniowy bonus lub kilka godzin wolnego w piątki. To może wydawać się stratą czasu i pieniędzy, ale dokładne karty czasu pracy mogą być warte o wiele więcej dla agencji niż kilkaset dolców tu i tam każdego tygodnia.