Umiejętności zarządzania dla początkujących
Podstawowe umiejętności zarządzania
Istnieją cztery podstawowe umiejętności zarządzania, które każdy musi opanować, aby osiągnąć sukces w pracy menedżerskiej .
Te cztery podstawowe umiejętności to planowanie, organizowanie, kierowanie i kontrolowanie, które omówiono szczegółowo poniżej.
Plan
Planowanie jest pierwszym i najważniejszym krokiem w każdym zadaniu zarządzania. Jest to również najczęściej pomijany lub celowo pomijany krok. Podczas gdy ilość planowania i wymaganych szczegółów będzie różna w zależności od zadania, pominięcie tego zadania polega na zaproszeniu pewnej katastrofy, z wyjątkiem ślepego trafu. To daje nam powiedzenie 6 P planowania (lub 7 P w zależności od tego, jak liczyć).
Chociaż większość osób kojarzy planowanie terminów z ogólnym planowaniem biznesowym, istnieją również różne poziomy planowania:
- Planowanie strategiczne
- Planowanie taktyczne
- Operacyjne planowanie
Istnieją różne rodzaje planowania:
- Planowanie katastrof
- Planowanie sukcesji
- Planowanie kryzysowe
- Planowanie rekompensat
Zorganizować
Menedżer musi mieć możliwość organizowania zespołów, zadań i projektów, aby praca zespołu była wykonywana w najbardziej wydajny i efektywny sposób.
Jako początkowy menedżer możesz organizować mały zespół roboczy lub zespół projektowy. Te same umiejętności będą wymagane później w twojej karierze, gdy będziesz musiał zorganizować dział lub nowy oddział firmy.
Jest oczywiste, że planowanie pracy i jej organizowanie pokrywają się w dużym stopniu. Tam, gdzie planowanie koncentruje się na tym, co należy zrobić, organizacja jest bardziej operacyjna i bardziej koncentruje się na tym, jak najlepiej wykonać pracę.
Kiedy organizujesz pracę, musisz:
- określić potrzebne role,
- przypisywać zadania do ról,
- określić najlepszy zasób (ludzie lub wyposażenie) do roli,
- uzyskać zasoby i przydzielić je do ról , oraz
- przypisać zasoby do ról i przekazać im uprawnienia i odpowiedzialność.
Niezależnie od tego, czy przydzielono ci mały zespół, czy projekt do zarządzania, początkujący menedżerowie muszą mieć również możliwość organizowania biur i systemów danych.
Możesz nie być w stanie fizycznie poruszać ludźmi wokół siebie, aby zebrać drużynę, ale powinieneś ją rozważyć. Z drugiej strony, możesz potrzebować przenieść kilka osób na małą przestrzeń i będziesz musiał zorganizować wszystko, aby zespół mógł efektywnie pracować w tym miejscu. Później w swojej karierze może zajść potrzeba zorganizowania biura, aby pomieścić zespoły z różnych działów i ich specyficznych potrzeb.
Będziesz także potrzebował zorganizować wszystkie systemy, które będą obsługiwać dane, które Twój zespół potrzebuje do zbierania lub dystrybucji. Obecnie są to prawdopodobnie systemy komputerowe. Musisz zdecydować, czy na przykład musisz skonfigurować udostępnione strony internetowe w intranecie firmy lub tylko w folderze współdzielonym na serwerze plików. Jak zamierzasz organizować systemy, aby każdy, kto potrzebuje informacji, miał do nich dostęp (i że nie jest dostępny dla tych, którzy nie powinni tego widzieć, jak twoi konkurenci)?
Jeśli Twój zespół potrzebuje lub produkuje coś innego niż informacje, musisz zorganizować tak, aby twój zespół dostał to, czego potrzebuje, kiedy jest potrzebny, i może przekazać innym to, co twoja drużyna produkuje we właściwym czasie.
Nie zapomnij o organizowaniu się. Przejdziemy do tego na wyższym poziomie na poziomie 3 Piramidy umiejętności zarządzania , ale nawet jako początkujący menedżer, musisz być w stanie zorganizować siebie , swój czas i swoją przestrzeń, abyś był jak najbardziej efektywny.
Wreszcie, pamiętaj, że rzadko wystarczy raz zorganizować rzeczy. Przy ciągłych zmianach w zasobach, celach i czynnikach zewnętrznych zazwyczaj trzeba się zreorganizować, aby dostosować się do nich.
Bezpośredni
Kierowanie jest krokiem działania. Zaplanowałeś i zorganizowałeś pracę. Teraz musisz skierować swój zespół, aby wykonać pracę. Zacznij od upewnienia się, że cel jest jasny dla wszystkich członków zespołu.
Czy wszyscy wiedzą, jaki jest cel? Czy wszyscy wiedzą, jaka jest ich rola w doprowadzeniu zespołu do celu? Czy mają wszystko, czego potrzebują (zasoby, autorytet, czas itd.), Aby wykonać swoją część?
Pull, Do not Push
Będziesz bardziej efektywny w kierowaniu zespołem do celu, jeśli będziesz go ciągnąć (prowadzić), a nie naciskać (siedzieć i wydawać rozkazy ). Chcesz zmotywować ludzi w swoim zespole i pomóc im i inspirować ich do celów zespołu.
Kontrola
Niektórzy autorzy starają się "zmiękczyć" tę umiejętność, nazywając ją "współrzędnymi" lub podobnymi terminami. Wolę mocniejszy termin, kontrolę, ponieważ konieczne jest, aby menedżer był w stanie kontrolować działania zespołu.
W powyższych krokach zaplanowałeś pracę, zorganizowałeś zasoby, aby to się stało najskuteczniej, i skierowałeś zespół do pracy. W kroku kontrolowania monitorujesz wykonywaną pracę. Porównujesz rzeczywisty postęp z planem. Weryfikujesz, czy organizacja działa tak, jak ją zaprojektowałeś.
Jeśli wszystko idzie dobrze, nie musisz nic robić, tylko monitorować. Jednak to się rzadko zdarza. Ktoś zachoruje, sortowanie bazy danych trwa dłużej w każdej iteracji niż przewidywano, kluczowy konkurent obniża ceny, ogień niszczy budynek obok i musisz ewakuować się przez kilka dni, lub jakiś inny czynnik wpływa na twój plan. Krok kontrolny nakazuje teraz, abyś musiał podjąć działania, aby zminimalizować wpływ i przywrócić pożądany cel tak szybko, jak to możliwe.
Często oznacza to powrót do etapu planowania i dostosowywania planów. Czasami może to wymagać zmiany w organizacji. i będziesz musiał skierować wszystkich ku nowym celom i zainspirować ich. Następnie, oczywiście, kontrolujesz nowy plan i dostosowujesz w razie potrzeby. Ten cykl trwa, dopóki nie ukończysz zadania.
Narzędzia kontrolne menedżerów
Na etapie sterowania ustawiasz standardy wydajności i jakości, a następnie monitorujesz, aby upewnić się, że są spełnione. Dostępnych jest tyle narzędzi, ile jest rzeczy do monitorowania.
- Narzędzia do planowania - wiele narzędzi programowych pozwala wprowadzić harmonogram, a następnie regularnie aktualizować postępy. Program podświetli zmiany w harmonogramie, dzięki czemu można określić działania korygujące, które należy podjąć.
- Kontrola finansowa - jako menedżer zazwyczaj dysponujesz budżetem. Raporty z działu finansów dadzą Ci znać, w jaki sposób twoje wydatki (na ludzi i inne zasoby) są zgodne z planem.
- Kontrola osób - musisz upewnić się, że wszystkie osoby w Twoim zespole działają zgodnie z planem. Jeśli tak nie jest, musisz znaleźć i naprawić przyczynę. Czy nie rozumieją celu? Czy nie mają jakiegoś zasobu lub umiejętności, których potrzebują? Czy zadanie jest dla nich za duże i czy wymaga modyfikacji lub przypisania do innego zasobu? Twoja praca jako menedżera oznacza przekazywanie członkom Twojego zespołu opinii na temat ich wydajności zgodnie z planem. Jeśli nie, musisz podjąć działania naprawcze.