- Pozytywne opinie koncentrują się na identyfikacji i wzmacnianiu zachowań promujących wysoką wydajność.
- Konstruktywna informacja zwrotna - często określana jako negatywna opinia - koncentruje się na identyfikacji i promowaniu zmian zachowań, które negatywnie wpływają na wysoką wydajność.
Skuteczna informacja zwrotna jest specyficzna dla zachowania (negatywnego lub pozytywnego) i dostarczana tak blisko zdarzenia, jak to tylko możliwe.
Podczas gdy zmotywowani profesjonaliści doceniają zarówno pozytywną, jak i konstruktywną informację zwrotną, menedżerowie często czują się niekomfortowo w jej dostarczaniu, w szczególności w przypadku wszelkich działań uznawanych za negatywne. W ankietach i badaniach, menedżerowie, którzy zmagają się z dostarczaniem konstruktywnych informacji zwrotnych, obawiają się, że nie będą im się podobać, lub obawiają się, że będą tworzyli incydent, oferując krytykę.
Kontynuując i ćwicząc sugestie opisane w tym artykule, menedżer może obawiać się dostarczenia negatywnej opinii i przekształcić rozmowę w konstruktywne wydarzenie.
10 wskazówek, które pomogą Ci uzyskać negatywną opinię:
Spraw, by emocje były pod kontrolą. Nie chcesz krytykować cudzych działań, gdy jesteś zły lub zły. Jeśli jesteś gorszy, poświęć trochę czasu na ochłonięcie. Podczas gdy efektywne konstruktywne informacje zwrotne są dostarczane tak blisko obserwowanego zdarzenia, jak to możliwe, jeśli sytuacja jest gorąca, dobrze jest zaplanować spotkanie na następny dzień.
Nigdy nie dostarczaj negatywnych opinii przed członkami zespołu . Znajdź prywatne miejsce. Przeprowadź spotkanie w swoim biurze lub zaplanuj salę konferencyjną na dyskusję.
- Skoncentruj się na zaobserwowanym zachowaniu, a nie na osobie. Pamiętaj, że celem konstruktywnych informacji zwrotnych jest wyeliminowanie zachowań, które obniżają wydajność. Jeśli osoba dostrzeże, że jest atakowana osobiście, szybko zmieni obronę i utracą możliwość znaczącej dyskusji.
- Bądź konkretny . Skuteczne informacje zwrotne są specyficzne. Sugestia: "John, na pewno to wygłupiłeś", może być prawdą, ale nie mówi Johnowi, co zrobił źle. To samo dotyczy mówienia Mary, że spóźnia się zbyt często. Zamiast tego opisz bardzo specyficzne zachowanie i zidentyfikuj biznesowe konsekwencje tego zachowania. Na przykład: "Maryjo, kiedy spóźniłeś się na swoją zmianę, wymaga to od nas przeniesienia kogoś z wcześniejszej zmiany, co wymaga od nas zapłaty za nadgodziny, jest niedogodne dla twojego kolegi i może obniżyć jakość, jeśli nie rozumie twojego Czy rozumiesz? "
- Bądź na czasie . Jeśli kiedykolwiek otrzymałeś długą listę negatywnych opinii zwrotnych na temat rocznego przeglądu wydajności, wiesz, jak bezwartościowe dane wejściowe są długo po fakcie. Informacje zwrotne o wszystkich typach należy podawać tak szybko, jak to możliwe po wydarzeniu.
- Zachowaj spokój . Bez względu na to, jak bardzo jesteś zdenerwowany, nigdy nie stracisz kontroli nad swoimi emocjami. Jak wspomniano powyżej, jeśli potrzebujesz czasu, aby zebrać emocje, opóźnij dyskusję o kilka godzin lub co najwyżej o jeden dzień. Przypomnij sobie, że celem informacji zwrotnych jest promowanie poprawy i podejście do dyskusji dzięki temu pozytywnemu nastawieniu.
- Potwierdź swoją wiarę w osobę . To wzmacnia trzeci krok, ale tutaj mówisz im, że nadal wierzysz w nich jako osoba i ich zdolności; to tylko ich wydajność, którą chcesz zmienić. Powiedz coś w stylu "jesteś dobrym przedstawicielem obsługi klienta, więc jestem pewien, że widzisz potrzebę bycia bardziej cierpliwym z klientami".
- Przestań rozmawiać i zaproś drugą stronę do zaangażowania . Gdy powiesz osobie, jakie konkretne, ostatnie działania były nieodpowiednie i dlaczego, przestań mówić. Daj drugiej osobie szansę odpowiedzi na twoje oświadczenia i zadawania pytań wyjaśniających.
- Określ i uzgodnij wzajemnie akceptowalny plan działania. Ustal, jakie przyszłe wyniki będą odpowiednie dla pracownika. Jeśli istnieją konkretne rzeczy, które pracownik musi rozpocząć lub musi przestać, upewnij się, że są wyraźnie zidentyfikowane. Jeśli jest coś, co musisz zrobić, być może dodatkowe szkolenie dla pracownika, również się na to zgodzisz.
- Ustal czas na kontynuację. Ustalenie jasnej daty i czasu na sprawdzenie działań i ulepszeń jest ważną częścią procesu przekazywania opinii. Ustanawia odpowiedzialność i poprawia prawdopodobieństwo poprawy wydajności.
I pamiętaj, że po tym, jak dostarczyłeś konstruktywną informację zwrotną i zgodziłeś się na rozwiązanie i kontynuację planu, przejdź do pracy. Nie ukrywaj złej woli wobec pracownika, ponieważ popełnili błąd. Nie kłaść na nich z obawy, że mogą popełnić kolejny błąd. Monitoruj swoje wyniki tak, jak robisz wszystkich pracowników, ale nie obsesyjnie.