Jednak coroczny rytuał miejsca pracy został porównany do wizyty u dentysty, aby uzyskać kanał korzeniowy. Oba mogą być dokładnymi opisami.
Podobnie jak dbanie o zęby, powodem, dla którego coroczny przegląd wyników kończy się uczuciem przypominającym kanał korzeniowy, jest brak konserwacji profilaktycznej.
Dzięki zdrowej ilości wstępnego planowania i regularnym kontrolom, roczny przegląd wydajności może być równie bezbolesny jak coroczne czyszczenie zębów. Oto siedem sposobów, w jaki menedżer może przygotować się do corocznej oceny wydajności pracowników, aby była to produktywna i bezbolesna dyskusja:
1. Rozpocznij od oczekiwań dotyczących wydajności i celów
Przygotowanie do corocznego przeglądu wyników rozpoczyna się wraz z procesem zatrudniania. Dobrze napisane stanowisko pracy i opis stanowiska jasno określają, czego oczekuje się od pracownika i jak powinna wyglądać dobra wydajność.
Oczekiwania dotyczące wyników nie muszą przyjmować formalnego opisu stanowiska. Zobacz, jak zapisywać rzeczywiste oczekiwania wydajnościowe, które stanowią różnicę dla bardziej nieformalnego i skutecznego sposobu rozwijania i przekazywania oczekiwań dotyczących wydajności.
Tylko pamiętaj, aby omówić te oczekiwania i cele z pracownikiem i regularnie je przeglądać. Sprawy mogą się zmieniać, a kiedy to robią, pracownik nie powinien być ostatnim, który to wie.
2. Zapewniaj regularną informację zwrotną przez cały rok
Dużą częścią bezbolesnego przeglądu jest eliminacja niespodzianek.
Pracownicy zasługują na regularne i pozytywne opinie pozytywne i krytyczne. Aby informacje zwrotne były skuteczne, muszą być aktualne, dostarczone jak najszybciej po wynikach lub zachowaniu. Jasne, krytyczne informacje zwrotne mogą być trochę uciążliwe, ale jest to mniej bolesne niż uzyskanie wszystkiego od razu pod koniec roku.
3. Szybko i zdecydowanie rozwiązuj problemy z wydajnością
Coroczny przegląd nie jest to czas, aby po raz pierwszy rozwiązać poważny problem z wydajnością. Menedżerowie muszą nauczyć się rozpoznawać, diagnozować i omawiać problemy z wydajnością przez cały rok.
4. Utrzymuj dokumentację przez cały rok
Jedna z najtrudniejszych części przygotowania do recenzji stara się zapamiętać wszystko, co wydarzyło się w ciągu roku. Kiedy menedżer nie prowadzi rejestru wyników i zachowań pracowników przez cały rok, zwykle opiera swoją recenzję na ostatnich wspomnieniach.
Prostym sposobem dokumentowania w ciągu całego roku jest przechowywanie dla każdego pracownika folderu z raportami skuteczności, przykładami dobrych i złych zachowań, streszczeniami dyskusji, opiniami klientów, rekordami obecności i wszystkim, co dotyczy oczekiwań i celów.
5. Uzyskaj opinie od innych
Chociaż menedżer jest najlepszą osobą do oceny wydajności pracownika, pomocne jest również pozyskiwanie opinii od klientów, współpracowników i innych menedżerów.
Można to zrobić na zasadzie regularnej i nieformalnej lub przy użyciu bardziej formalnej metodologii badania. Informacje zwrotne powinny być poufne i anonimowe oraz wykorzystywane łącznie w celu weryfikacji i wsparcia oceny kierownika.
6. Poproś o opinie od pracownika
Podczas gdy menedżer NIGDY nie powinien prosić pracownika o napisanie własnej recenzji, dobrym zwyczajem jest poprosić pracownika o samoocenę w ramach procesu przygotowawczego. Pracownik może mieć informacje, których menedżer nie znał, a co najmniej menedżer może uzyskać wcześniejsze powiadomienie o wszelkich martwych polach, które może mieć pracownik.
7. Przygotuj się z przykładami
Aby uzyskać wydajność, należy dostarczyć obiektywną, mierzalną dokumentację wydajności, o ile to możliwe. Aby uzyskać feedback behawioralny, podaj 2-3 konkretne przykłady dla każdej kompetencji.
Kiedy menedżer stosuje się do tych wskazówek dotyczących przygotowania, coroczna dyskusja powinna być jedynie podsumowaniem wszystkiego, co zostało już omówione przez cały rok.
Następnie można się skupić na ustalaniu oczekiwań i celów na następny rok.