Pracodawcy zakładają, że osoby, które zatrudniają, wiedzą, jak wykonywać określone zadania. Na przykład szef oczekuje, że będziesz wiedzieć, jak napisać profesjonalną wiadomość e-mail i prawidłowo odebrać telefon. Te zadania są dość proste, ale inne są nieco bardziej skomplikowane - na przykład przepraszanie za pomyłkę. To nie jest coś, co każdy wie, jak to zrobić. Oto osiem zadań, niektóre proste, a inne nie, które każdy musi opanować:
- Wysyłanie profesjonalnego e-maila: jeśli masz mniej niż 30 lat, najprawdopodobniej korzystasz z poczty e-mail, ponieważ wiesz, jak pisać. Być może nie wiesz, że istnieje duża różnica między wysyłaniem wiadomości e-mail do znajomych a używaniem tego medium do korespondencji związanej z pracą. Pisząc do znajomych, możesz pisać wszystkimi małymi literami, używać slangu i skrótów, a nawet pozwolić, by pomieszały się błędy pisowni i zła gramatyka. Porównaj to z profesjonalną pocztą elektroniczną, gdzie te same rzeczy należą do "nie", do których powinieneś zwracać uwagę, gdy korespondują ze współpracownikami, szefem lub klientami. Przeczytaj więcej: Wskazówki dotyczące pisania profesjonalnego e-maila .
- Pisanie notki lub listu firmowego: Trudno wyobrazić sobie wysłanie papierowej kopii notatki lub listu zamiast e-maila, ale może się zdarzyć. Jeśli kiedykolwiek tak będzie, powinieneś wiedzieć, jak to zrobić właściwie. Czytaj więcej: Właściwy format listów biznesowych.
- Odpowiadanie na telefon i nawiązywanie połączeń telefonicznych : Przez cały czas dzwoniłeś i odbierasz telefony. Oczywiście, wiesz, jak wykonać to bardzo proste zadanie: odbierz telefon i przywitaj się (lub zadzwoń, zapytaj osobę, z którą chcesz rozmawiać). To jest dobre dla osobistych połączeń telefonicznych, ale nie dla połączeń biznesowych. Gdy odbierzesz połączenie, zawsze identyfikuj się i podaj nazwę swojego działu lub firmy. Podaj swoje nazwisko osobie, która odbierze telefon, gdy jesteś dzwoniącym, a następnie powiedz mu, do kogo próbujesz dotrzeć. Czytaj więcej: You Had Me at Hello: Zapoznanie się z odpowiednią etykietą telefoniczną .
- Dokonywanie prezentacji : Kiedy spotykasz kogoś nowego, uprzejmie jest przedstawić się mu. Dobrym sposobem jest również nawiązywanie wzajemnych relacji. W sytuacji związanej z pracą zawsze najlepiej jest używać imion i nazwisk. Na przykład powiedz "Cześć, jestem Mary Smith", gdy spotykasz kogoś po raz pierwszy. Możesz to również zrobić, gdy spotkasz kogoś, kogo spotkałeś wcześniej, którego nazwiska nie pamiętasz. W takim przypadku możesz dodać "Wiem, że już się spotkaliśmy, ale obawiam się, że zapomniałem twojego imienia". Możliwe, że oni też nie pamiętają twojego! Przedstawiając innych, na przykład: "John Jones, chciałbym, żebyś poznał Petera Smitha".
- Wykonywanie protokołów na posiedzeniu: Wiele zadań wymaga uczestnictwa w spotkaniach, przynajmniej sporadycznie. Często wymagane jest przechowywanie tych zapisów, zwanych minutami. W pewnym momencie osoba prowadząca spotkanie może poprosić o wykonanie tych minut. Dokonując tego, należy zarejestrować nazwiska uczestników, którzy są obecni i starannie robić notatki podsumowujące wszystko, co omawiają. Będziesz musiał również wpisać minuty po spotkaniu. Czytaj więcej: Przyjmowanie protokołów ze spotkań .
- Pisanie listy zadań do zrobienia: często lub okazjonalnie, możesz żonglować wieloma zadaniami. Najlepszym sposobem śledzenia wszystkich jest trzymanie listy "do zrobienia". Zapisz wszystkie zadania, za które jesteś odpowiedzialny, priorytetowo według terminów. Niezależnie od tego, czy korzystasz z aplikacji na telefon, oprogramowania komputerowego, czy z kartki papieru, upewnij się, że możesz je wyrejestrować lub przekreślić podczas ich realizacji. Zwróć też uwagę na datę. Nie usuwaj elementów, ponieważ chcesz mieć możliwość śledzenia zakończonych zadań.
- Przepraszanie za błąd : aby przeprosić za błąd, musisz przyznać, że go popełniłeś. Trudno to zrobić, ale jest to konieczne. Konieczne jest szybkie działanie - gdy tylko uświadomisz sobie swój błąd, porozmawiaj ze swoim szefem lub z kimkolwiek innym. Staraj się mieć plan na uwadze, aby poprawić błąd. Przeczytaj więcej: Co robić, jeśli popełnisz błąd w pracy .
- Wzywanie chorych: nikt nie lubi chorować, ale nawet więcej osób nie cierpi z powodu choroby. Niepewny rynek pracy doprowadził nas do przekonania, że nasza obecność w biurze (lub gdziekolwiek się znajduje) jest sprawą najwyższej wagi. Chociaż prawdą jest, że nie powinieneś niepotrzebnie chorować, powinieneś unikać infekowania swoich współpracowników. Zostań w domu, jeśli masz coś, co złapią! Upewnij się, że postępujesz zgodnie z procedurami powiadamiania pracodawcy. Czytaj więcej: Wzywanie chorych do pracy .