Jak sporządzać protokół ze spotkań

Prowadzenie pisemnej dokumentacji spotkania w miejscu pracy lub konferencji

Protokół ze spotkania to szczegółowe notatki, które służą jako oficjalna pisemna rejestracja spotkania lub konferencji. Osoba odpowiedzialna za spotkanie zazwyczaj prosi jednego z uczestników o wykonanie tego zadania. Pewnego dnia, że ​​ktoś może być tobą! Chociaż nie jest to bardzo trudna praca, to jest bardzo ważna. Ponieważ minuty spotkania są oficjalnym zapisem tego, co się wydarzyło, wymagana jest dokładność. Będziesz musiał wziąć szczegółowe notatki, które ludzie będą musieli odnieść w razie potrzeby.

Oto kilka wskazówek, które pomogą ci wykonać to zadanie z finezją. Dowiedz się, co zrobić przed, w trakcie i po spotkaniu.

Przed spotkaniem

• Wybierz narzędzie do nagrywania: Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, to zdecydować, w jaki sposób zabrać notatki. Czy pójdziesz do starej szkoły i użyjesz pióra i papieru, czy pójdziesz tech i użyjesz laptopa, tabletu lub smartfona? Sprawdź u swojego szefa, czy woli, abyś użył konkretnej metody. Jest to mało prawdopodobne, ale możliwe.
• Upewnij się, że wybrane narzędzie jest sprawne i ma kopię zapasową na wypadek, gdyby twoja pierwsza uległa awarii. Jeśli na przykład przyniesiesz laptopa, pod ręką znajdziesz również długopis i papier. Nie chcesz zatrzymywać spotkania, gdy szukasz czegoś do napisania, jeśli komputer się zawiesza.
• Zapoznaj się z planem spotkania przed rozpoczęciem spotkania. Pozwoli ci to sformułować zarys twoich minut. Zostaw trochę miejsca poniżej każdego przedmiotu i napisz tam swoje notatki. Takie działanie sprawi, że twoja praca będzie trochę łatwiejsza, o ile osoba prowadząca spotkanie pozostanie przy agendzie.

Podczas spotkania

• Pomiń arkusz obecności i upewnij się, że wszyscy się logują. Będziesz musiał dołączyć listę wszystkich uczestników w oficjalnych minutach spotkania.
• Upewnij się, że wiesz, kim są wszyscy. W ten sposób będziesz w stanie zidentyfikować, kto mówi i poprawnie zapisać te informacje.
• Zanotuj czas rozpoczęcia spotkania.

• Nie próbuj zapisywać każdego komentarza. Można zawrzeć tylko główne idee. Uważaj, aby nie pomijać przedmiotów, z którymi się nie zgadzasz. Twoje uprzedzenia nie powinny wpływać na ciebie. Pamiętaj, że jest to oficjalne konto, a nie Twoja opinia o tym, co się stało!
• Zapisz wszystkie wnioski, kto je zrobił, a także wyniki głosowań, jeśli takie istnieją; nie trzeba zapisywać, kto oddelegował wniosek. Oczywiście zasady twojej organizacji mogą się różnić, więc najpierw zweryfikuj je.
• Jeżeli głosowanie nad wnioskami lub dyskusjami zostanie odroczone do następnego posiedzenia, należy je odnotować.
• Zapisz końcowy czas spotkania.

Po spotkaniu

• Wpisz minuty tak szybko, jak to możliwe po spotkaniu, gdy wszystko jest jeszcze świeże. Jeśli zauważysz błąd w swoich notatkach lub jeśli masz pytanie, możesz je szybko wyjaśnić, rozmawiając z innymi uczestnikami.
• W końcowym egzemplarzu protokołu należy podać nazwę organizacji, tytuł komisji, rodzaj spotkania (dzienny, tygodniowy, miesięczny, roczny lub specjalny) oraz jego cel.
• Dawaj czasy, które się zaczęły i skończyły.
• Podaj listę uczestników i notatkę o tym, kto prowadził spotkanie. Możesz również wskazać tutaj, że wziąłeś minuty. Umieść swoje nazwisko na liście uczestników, a w nawiasach po nazwisku powiedz, że wziąłeś minuty. Ewentualnie na końcu dokumentu możesz się wypisać, pisząc "Odpowiednio przedłożone przez", a następnie swoje imię i nazwisko.

• Zatwierdź minuty przed ich przesłaniem. Poprosić kogoś, kto był obecny, aby również je obejrzał. On lub ona będzie mógł cię poinformować, jeśli przypadkowo coś zostawiłeś.
• Prześlij je osobie, która prowadziła spotkanie, chyba że otrzymasz polecenie, aby postąpiła inaczej.