Prowadzenie pisemnej dokumentacji spotkania w miejscu pracy lub konferencji
Oto kilka wskazówek, które pomogą ci wykonać to zadanie z finezją. Dowiedz się, co zrobić przed, w trakcie i po spotkaniu.
Przed spotkaniem
- Wybierz narzędzie do nagrywania: Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, to zdecydować, w jaki sposób zabrać notatki. Czy pójdziesz do starej szkoły i użyjesz pióra i papieru, czy pójdziesz tech i użyjesz laptopa, tabletu lub smartfona? Sprawdź u swojego szefa, czy woli, abyś użył konkretnej metody. Jest to mało prawdopodobne, ale możliwe.
- Upewnij się, że wybrane narzędzie jest sprawne i ma kopię zapasową na wypadek, gdyby twoja pierwsza uległa awarii. Jeśli na przykład przyniesiesz laptopa, pod ręką znajdziesz również długopis i papier. Nie chcesz zatrzymywać spotkania, gdy szukasz czegoś do napisania, jeśli komputer się zawiesza.
- Zapoznaj się z planem spotkania przed rozpoczęciem spotkania. Pozwoli ci to sformułować zarys twoich minut. Zostaw trochę miejsca poniżej każdego przedmiotu i napisz tam swoje notatki. Takie działanie sprawi, że twoja praca będzie trochę łatwiejsza, o ile osoba prowadząca spotkanie pozostanie przy agendzie.
Podczas spotkania
- Pomiń arkusz obecności i upewnij się, że wszyscy się logują. Będziesz musiał dołączyć listę wszystkich uczestników w oficjalnych minutach spotkania.
- Upewnij się, że wiesz, kim są wszyscy. W ten sposób będziesz w stanie zidentyfikować, kto mówi i poprawnie zapisać te informacje.
- Zanotuj czas rozpoczęcia spotkania.
- Nie próbuj zapisywać każdego komentarza. Można zawrzeć tylko główne idee. Uważaj, aby nie pomijać przedmiotów, z którymi się nie zgadzasz. Twoje uprzedzenia nie powinny wpływać na ciebie. Pamiętaj, że jest to oficjalne konto, a nie Twoja opinia o tym, co się stało!
- Zapisz wszystkie wnioski, kto je zrobił, a także wyniki głosowań, jeśli takie istnieją; nie trzeba zapisywać, kto oddelegował wniosek. Oczywiście zasady twojej organizacji mogą się różnić, więc najpierw zweryfikuj je.
- Jeżeli głosowanie nad wnioskami lub dyskusjami zostanie odroczone do następnego posiedzenia, należy je odnotować.
- Zapisz końcowy czas spotkania.
Po spotkaniu
- Wpisz minuty tak szybko, jak to możliwe po spotkaniu, gdy wszystko jest jeszcze świeże. Jeśli zauważysz błąd w swoich notatkach lub jeśli masz pytanie, możesz je szybko wyjaśnić, rozmawiając z innymi uczestnikami.
- W końcowym egzemplarzu protokołu należy podać nazwę organizacji, tytuł komisji, rodzaj spotkania (dzienny, tygodniowy, miesięczny, roczny lub specjalny) oraz jego cel.
- Dawaj czasy, które się zaczęły i skończyły.
- Podaj listę uczestników i notatkę o tym, kto prowadził spotkanie. Możesz również wskazać tutaj, że wziąłeś minuty. Umieść swoje nazwisko na liście uczestników, a w nawiasach po nazwisku powiedz, że wziąłeś minuty. Ewentualnie na końcu dokumentu możesz się wypisać, pisząc "Odpowiednio przedłożone przez", a następnie swoje imię i nazwisko.
- Zatwierdź minuty przed ich przesłaniem. Poprosić kogoś, kto był obecny, aby również je obejrzał. On lub ona będzie mógł cię poinformować, jeśli przypadkowo coś zostawiłeś.
- Prześlij je osobie, która prowadziła spotkanie, chyba że otrzymasz polecenie, aby postąpiła inaczej.