6 Zasady dotyczące etykiety e-mailowej w miejscu pracy

Chociaż nie możesz używać poczty e-mail do komunikowania się ze społecznością tak często, jak kiedyś, prawdopodobnie nadal używasz jej do profesjonalnej korespondencji. Jeśli kontaktujesz się w ten sposób ze współpracownikami, szefem, klientami i klientami oraz potencjalnymi pracodawcami, pamiętaj o przestrzeganiu tych sześciu zasad dotyczących właściwej etykiety e-mailowej.

1. Rozważ swoje maniery

Nawet w świecie, w którym pędzimy, aby załatwić sprawy tak szybko, jak to możliwe, aby przejść do kolejnego zadania, poświęć czas na dobre maniery w e-mailu.

Nie zaniedbuj słowa "proszę" i "dziękuję".

Kiedy zwracasz się do ludzi, których nie znasz dobrze lub w ogóle, lub z którymi masz tylko formalną relację, zwracaj się do nich po tytule i nazwisku, chyba że poprosili cię o zrobienie czegoś innego. Na przykład powiedz "Szanowny panie White" lub "Szanowna Pani Gray". Jeśli odpowiadasz na wiadomość e-mail, a nadawca oryginalnej wiadomości podpisał ją tylko swoim imieniem, możesz bezpiecznie założyć, że jest w porządku zwracać się do nich w ten sam sposób.

2. Uważaj na swój ton

Tone to sposób, w jaki ty, jako pisarz, możesz wyrazić swoją postawę w wiadomości e-mail. Wpływa na to, jak jest odbierany. Zwykle chcesz się upewnić, że odbiorca jest pełen szacunku, przyjazny i przystępny. Nie chcesz wydawać szorstkiego ani wymagającego. Przed wysłaniem wyślij wiadomość kilka razy.

Pisząc do kogoś, z kim wcześniej się kontaktowałeś, zacznij od wypowiedzenia czegoś przyjaznego typu "Mam nadzieję, że czujesz się dobrze". Podczas gdy emoji może pomóc łatwiej przekazać ton, nie używaj ich w profesjonalnych e-mailach, chyba że piszesz do kogoś, z kim masz bardzo nieformalny związek.

Nigdy nie używaj ich, pisząc do potencjalnego pracodawcy.

Zawsze jest uważane za słabą etykietę e-mail do pisania wiadomości e-mail lub części jednego z wielkich liter. Sprawi, że będziesz wyglądać, jakbyś krzyczał.

3. Bądź zwięzły

Zajęci ludzie nie mają ani czasu, ani ochoty spędzić dłużej niż minutę czytając indywidualny e-mail.

Jeśli chcesz pozwolić odbiorcy szybko przeczytać wiadomość i nadal ją rozumieć, musisz ją krótko przeczytać.

Nie pomijaj jednak istotnych szczegółów. Upewnij się, że twoja wiadomość wyraźnie przekazuje twój powód do napisania go w pierwszej kolejności. Nikt nie oszczędza czasu, jeśli masz do czynienia z powrotem i powrotem, gdy próbujesz wyjaśnić pominięte szczegóły.

4. Unikaj używania skrótów do SMS-ów

Nawet jeśli chcesz zaoszczędzić czas, nie powinieneś używać skrótów tekstowych w profesjonalnym e-mailu. Jeśli dużo piszesz, tak jak wielu ludzi, możesz być przyzwyczajony do korzystania ze swego rodzaju stenografu, aby porozmawiać z przyjaciółmi. Na przykład możesz użyć "u", "ur" i "plz" zamiast "ty", "twój" i "proszę". Skróty te nie mają miejsca w korespondencji handlowej, chyba że odbiorcą jest osoba, z którą łączy Cię swobodny związek.

5. Użyj profesjonalnego adresu e-mail

W przypadku wiadomości związanych z bieżącą pracą zawsze używaj adresu e-mail przydzielonego Ci przez pracodawcę. Jednak nigdy nie należy go używać do wysyłania wiadomości, które nie są związane z pracą, na przykład, jeśli szukasz nowego. Zamiast tego użyj osobistego konta e-mail.

Jeśli nie masz konta osobistego, na przykład tego, które dostałeś od usługodawcy internetowego podczas rejestracji w usłudze, załóż darmowe konto e-mail.

Użyj Gmaila lub innej usługi, aby ustawić adres, który brzmi profesjonalnie. Nie używaj niczego głupiego ani sugestywnego. Twój pierwszy inicjał i nazwisko lub imię i nazwisko są właściwym wyborem.

6. Nie zapomnij o liczeniu liter i gramatyki

Konieczne jest dokładne sprawdzenie adresu e-mail. Nigdy nie lekceważ tego krytycznego kroku, bez względu na to, jak bardzo jesteś zajęty. Rzeczy, na które chcesz zwrócić uwagę, to poprawna pisownia i odpowiednia gramatyka. Oprócz prawidłowej pisowni często używanych słów, dobrze jest również przeliterować nazwiska osób, w tym imię i nazwisko odbiorcy oraz nazwę jego firmy.

Uważaj, aby zbytnio polegać na sprawdzaniu pisowni. Mogą nie zauważyć błędnej pisowni słów, gdy są niewłaściwie używane. Na przykład sprawdzanie pisowni nie będzie oznaczać słowa "to" w zdaniu "Mam do ciebie pytania", chociaż w tym kontekście powinno być "dwa". Sprawdź pisownię, której nie masz pewności, korzystając z bezpłatnego słownika online, takiego jak Merriam-Webster.