7 pytań do zadawania sobie pytań przed wysłaniem wiadomości
Email może być początkowym punktem kontaktu z kimś i dlatego jest to Twoja pierwsza szansa na zrobienie wrażenia. Zachowaj szczególną ostrożność w komponowaniu wiadomości. Zanim trafisz wyślij, odpowiedz na te 7 pytań.
1. Czy moja wiadomość jest wolna od błędów?
Sprawdzanie poczty e-mail pod kątem błędów jest najważniejszą rzeczą, którą możesz zrobić przed wysłaniem. Niepoprawna pisownia i zła gramatyka sprawią, że będziesz wyglądać nieostrożnie. Jest to sprzeczne z wrażeniem, jakie próbujesz osiągnąć, szczególnie jeśli ubiegasz się o pracę.
Sprawdzaj, aż będziesz pewny, że złapałeś wszystkie błędy ortograficzne i gramatyczne, a także błędy literowe. Grammarly.com ma darmowe narzędzia, w tym rozszerzenie do przeglądarki Chrome, które może ci w tym pomóc.
2. Co mój adres e-mail mówi o mnie?
Twój pracujący adres e-mail - który zresztą nigdy nie powinieneś używać do szukania pracy - prawdopodobnie jest bardzo prosty. Najprawdopodobniej jest to jakaś odmiana twojego imienia.
Być może wybrałeś mniej firmowy adres do osobistej korespondencji. Adres, który jest sugestywny, dziecinny lub uroczy, jest w porządku, jeśli używasz go tylko do wysyłania wiadomości do przyjaciół i rodziny, ale jeśli potrzebujesz napisać profesjonalną wiadomość e-mail, zarejestruj się, aby uzyskać nowe konto, które oddaje profesjonalizm .
Skonfiguruj adres e-mail, który używa rzeczywistego imienia i nazwiska. Wypróbuj swoje imię i nazwisko; twoje imię, środkowy inicjał i nazwisko; lub niektóre ich kombinacje. Nigdy nie wysyłaj profesjonalnej wiadomości e-mail z serwisu chickybabe@mymail.com.
3. Czy nazwa i adres e-mail w polu "Do" są poprawne?
Po rozpoczęciu wpisywania nazwy odbiorcy w polu "Do" większość klientów poczty e-mail wypełnia resztę nazwy jednym z kontaktów. Możesz łatwo znaleźć niewłaściwą nazwę w tej dziedzinie, więc pamiętaj o tym.
Wyobraź sobie, jakie problemy mogą się pojawić, jeśli przypadkowo wyślesz wiadomość e-mail do niewłaściwego odbiorcy. Załóżmy, że szukasz pracy, gdy nadal jesteś zatrudniony . Menedżer ds. Zatrudnienia potencjalnego pracodawcy może mieć nazwę, która zaczyna się od tej samej litery, co nazwisko obecnego szefa. Jak żenujące byłoby, gdybyś wysłał swojemu szefowi wiadomość przeznaczoną dla tego menedżera ds. Zatrudnienia? Nie tylko chcesz, aby wiadomość dotarła do celu, ale także chcesz mieć pewność, że nie dotrze ona do niezamierzonego celu.
4. Czy użyłem właściwego tytułu do adresowania odbiorcy?
Jeśli jesteś już na podstawie imienia i nazwiska z osobą, z którą wysyłasz e-maile, dobrze jest zaadresować je w ten sposób w wiadomości.
Jeśli jednak po raz pierwszy komunikujesz się z kimś lub nie wiesz, jak wolisz być adresowany, lepiej użyć formalnego tytułu, takiego jak Mr., Ms., Mrs. lub Dr. i ostatniego odbiorcy Nazwa.
Zawsze bój się zachować ostrożność. To nie zaszkodzi być formalne. Aby uzyskać wskazówkę, w jaki sposób ktoś, z kim masz już ustaloną relację, woli być zaadresowany, zapoznaj się z poprzednimi wiadomościami, aby zobaczyć, jak są podpisane. To pomoże ci zdecydować, co robić.
5. Czy mój ton przekazuje moje przesłanie?
Jak mówi przysłowie: "To nie jest to, co mówisz, ale jak to mówisz". Kiedy rozmawiasz z kimś twarzą w twarz, możesz polegać na intonacji, mowie ciała i wyrazie twarzy, aby nadać dodatkowe znaczenie twoim słowom.
Kiedy starasz się przekazać tę samą wiadomość na piśmie , jest więcej miejsca na nieporozumienia, ponieważ czytelnik nie może zobaczyć twojej twarzy, odczytać języka ciała ani usłyszeć twojego głosu.
Upewnij się, że twoja wiadomość jest grzeczna i brzmi przyjaźnie, a twoje zamierzone znaczenie jest jasne.
6. Czy moja wiadomość jest prosta, ale nie tajemnicza?
Utrzymywanie krótkich i słodkich wiadomości ułatwi zrozumienie. W tym samym czasie nie należy pominąć niczego ważnego. Nie chcesz zmuszać odbiorcy wiadomości e-mail do odgadnięcia, co chcesz powiedzieć. Twoja wiadomość powinna być jak najbardziej precyzyjna, ale zawiera wszystkie niezbędne informacje.
7. Czy dołączono niezamówione załączniki?
Wiele osób nie chce otwierać załączników e-mail, których się nie spodziewają. Mają rację, aby tego nie robić. Wirusy komputerowe są często przesyłane w tych załącznikach. Jeśli chcesz wysłać plik komuś, na przykład, swoje CV, poproś najpierw odbiorcę o jego zgodę. Wyślij to tylko wtedy, gdy mówi, że jest w porządku.