Komunikowanie się ze słowami
Dzieje się tak w przypadku większości zleceń - bez względu na to, czy musisz pisać wewnętrzne notatki, korespondować z klientami lub pomagać w projektowaniu materiałów sprzedażowych. Pisanie pięknej prozy i poezji to talent. Jednak umiejętne pisanie jest umiejętnością, której można się nauczyć.
Zorganizuj swoje pisanie
Niezależnie od tego, czy tworzysz notatkę dla współpracownika, czy raport dla swojego szefa, powinieneś zdecydować, jakie informacje chcesz przekazać. Oto, jak to zrobić:
- Wymień każdy przedmiot, który chcesz omówić w notatce lub raporcie.
- Ułóż je w kolejności - od najbardziej do najmniej ważnej.
- Napisz krótkie podsumowanie całej notatki - będzie to twój pierwszy akapit.
- Rozwiń każdy element wymieniony w kroku 1.
- Jeśli odbiorca musi podjąć jakieś działanie, podaj to w akapicie końcowym.
Kilka porad
Unikaj szykowności. Powiedz głośno, co próbujesz napisać. Posłuchaj, jak brzmią te słowa. Na przykład zdanie "dowiedziałem się, że powinienem rzucić okiem na nasze wcześniejsze dane dotyczące sprzedaży, aby wymyślić plan, który pomoże nam w ponownej ocenie naszej techniki sprzedaży", może być po prostu stwierdzone jako "muszę wziąć spójrz na nasze poprzednie dane dotyczące sprzedaży, aby ponownie ocenić naszą technikę sprzedaży. "Napisz dla swoich odbiorców.
Użyj prostego języka. Nie chcesz, aby czytelnik potrzebował słownika do rozszyfrowania tego, co próbujesz powiedzieć. Nie powinieneś próbować zaimponować czytelnikowi swoim ogromnym słownictwem. Najprawdopodobniej sfrustrujesz swojego czytelnika. Większość ludzi żongluje wieloma zadaniami w tym samym czasie i są zainteresowani otrzymywaniem tylko niezbędnych informacji.
Jesteś odpowiedzialny za to. Zamiast mówić: "Jego towarzyska natura poświadcza go jako wybitnego kandydata do pracy", mówią "Jego życzliwość czyni go najlepszym kandydatem do tej pracy".
Trzymaj się z dala od żargonu, którego twój czytelnik może nie rozumieć. Jeśli twoja praca jest bardzo techniczna, ale osoba, do której piszesz, nie jest dobrze zorientowana w tej dziedzinie, trzymaj się słów, które osoba ta zrozumie. Na przykład, jeśli jesteś projektantem strony internetowej, to zdanie w notatce dla twojego klienta, psychologa, nie ma sensu: "Co chciałbyś, bym użył jako BGCOLOR dla twojej witryny: # ADD8E6 lub #FFFFFF?" Każdy, kto jest biegły w projektowaniu stron internetowych wie, że to pytanie można przetłumaczyć na "Co byś chciał, aby kolor tła witryny był: Jasny niebieski lub biały?" Jednak nie oczekuj, że Twój klient będzie bardziej zaznajomiony z tym technicznym żargonem, niż gdybyś był w trakcie dyskusji na temat terminu psychologicznego, takiego jak trichotillomania.
Frazes na jeden dzień powstrzymuje czytelnika - a przynajmniej nie pozwala mu pamiętać, co mówisz. Chcesz, żeby twoje pismo było niezapomniane. Ponieważ często słyszymy klisze, stajemy się dla nich niewrażliwi. Słowa te nie są zatem jednoznacznie związane z twoim pisaniem.
Zamiast mówić "Nie odkładaj do jutra, co możesz zrobić dzisiaj" w notatce do podwładnego, którego próbujesz zmotywować. Po prostu powiedz: "Przestań zwlekać. Wykonaj teraz pracę".
Jeśli to możliwe, używaj aktywnego głosu. Aktywny głos sprawia, że twoje zdanie jest silniejsze i zwykle krótsze. Spróbujmy tych przykładów. Bierny głos: "Sprzedaż wzrosła dzięki sieci, którą zrobiłem". Aktywny głos: "Moja sieć zwiększyła sprzedaż".
Nie bądź niepotrzebny. Nie trzeba mówić "14 po południu" ani "oczekująca kobieta w ciąży". Mówienie "2 po południu" lub "2 po południu" lub "kobieta w ciąży" lub "kobieta w ciąży" wszystkie przekazują to, co chcesz powiedzieć i są mniej rozwlekłe.
Oczywiście zwracaj uwagę na gramatykę. Użyj elementów stylu Strunk i White dostępnych w Internecie. W pobliżu powinien znajdować się dobry słownik wraz z tezaurusem.
Tezaurus pozwoli ci zachować świeżość twoich pism, pomagając ci znaleźć różne słowa do użycia. Wiele z tych zasobów jest dostępnych online.
Korekta jest jedną z najważniejszych rzeczy, które możesz zrobić. Ponieważ prawdopodobnie wykonujesz większość pisania na komputerze, masz dostęp do automatycznych sprawdzania pisowni i gramatyki . Strzeż się jednak - niektóre słowa użyte w niewłaściwym kontekście mogą zostać pominięte przez komputerowe sprawdzanie pisowni. Na przykład zdanie "Do pracowników uczęszczających zbyt często na spotkania dwa dowiadujemy się o oprogramowaniu gnu" przejdzie przez sprawdzanie pisowni bez wykrycia błędów ortograficznych. Poproś kogoś o sprawdzenie dokumentu, jeśli to możliwe. Jeśli pozwala na to czas, odłóż kompozycję i sprawdź ją później, a nawet lepiej, następnego dnia.