Możliwe jest jednak również użycie wykresu organizacyjnego jako narzędzia zarządzania, aby w jeszcze większym stopniu osiągnąć cele organizacji.
Przeanalizujemy typowe przykłady "standardowych" wykresów Org. Przyjrzymy się mylącym mapom Org. Na koniec omówimy wykorzystanie Tabeli Org jako narzędzia zarządzania.
"Standardowe" mapy organizacji
Standardowe wykresy Org zazwyczaj służą do pokazania ludziom zamierzonej struktury organizacji. Ta "formalna" organizacja ma odzwierciedlać strukturę władzy firmy. Często odzwierciedla jedynie strukturę odpowiedzialności. Prawdziwa władza w organizacji często podąża za liniami komunikacji zamiast liniami na wykresie Org.
Wykresy mają zazwyczaj kształt piramidalny. Pokazują osobę odpowiedzialną u góry. Pod nim lub w grupie są podwładni, zwykle w coraz mniejszych pudełkach. Zwykle jednostki pokazane na tym samym poziomym poziomie na karcie organizacyjnej są postrzegane jako "rówieśnicy" w organizacji.
Ta karta organizacyjna Departamentu Obliczeń Imperial College (DOC) jest typowa dla wykresu piramidowego.
Dyrektor departamentu ma pięciu dyrektorów, którzy zgłaszają się bezpośrednio do niego, a także zastępca szefa i komitet poszukiwawczy. Każdy z dyrektorów ma swoje bezpośrednie raporty pokazane w zielonych owalach pod ich komisjami.
Mylące mapy organizacji
Czasami wykresy Org mogą wprowadzać w błąd ludzi co do struktury.
Zazwyczaj nie jest to zamierzone, ale raczej odzwierciedla zamieszanie zaangażowanych osób. Jeśli nie masz pewności co do powiązań funkcjonalnych grupy lub często się zmienia, nie jest możliwe dokładne ich zobrazowanie.
Być może najczęstszym miejscem, w którym można znaleźć mylące mapy organów, jest rząd federalny Stanów Zjednoczonych. Wykres Org dla Laboratorium Informatyki i Matematyki w Oak Ridge National Laboratory nie przekazuje szybko zrozumienia struktury Organizacji. Wydaje się sugerować, że jedenaście funkcji podlega bezpośrednio dyrektorowi.
Podczas gdy zakres kontroli (liczba bezpośrednich raportów, które menedżer może skutecznie nadzorować) znacznie się różni, trudno mi uwierzyć, że jest to organizacja optymalnie funkcjonująca. Podejrzewam, że niektórzy z przywódców funkcji są "bardziej równi". Gdybyśmy sporządzili wykres przepływu komunikatów w ramach tej organizacji oraz ilość czasu, jaką każdy podwładny spędziłby z dyrektorem, niektóre bezpośrednie raporty prawdopodobnie musiałyby zostać przeklasyfikowane jako podwładne innych funkcji.
Wykresy organizacyjne jako narzędzie do zarządzania
Wykresy Org zazwyczaj są reaktywne, a nie proaktywne. Stworzyliśmy organizację lub pozwoliliśmy jej ewoluować, a ona się rozrosła.
Nie jest już jasne dla ludzi w organizacji, ani dla ludzi, z którymi współdziałają, kto jest za co odpowiedzialny. Przygotowujemy kilka pudełek i linii, aby pokazać każdemu, kto robi co. Następnie dodajemy przerywane linie i podobne sztuczne urządzenia, aby pokazać, że to, co narysowaliśmy jako pierwsze, nie zawsze tak jest.
Lepszą opcją jest jednak stworzenie wykresu Org, który odzwierciedla miejsce, w którym ma się znaleźć organizacja, a nie tylko odzwierciedla to, jak jest teraz. Jeśli chcesz mieć płaską, poziomą organizację, narysuj w ten sposób mapę organizacji. Pokaż, że sześciu lub ośmiu (lub nawet jedenaście, jak widzieliśmy powyżej) menedżerowie zgłaszają się do VP . Pokaż, że wszyscy 10 programistów zgłasza się bezpośrednio do Project Managera .
Jeśli Twoja organizacja opiera się na kręgach jakości lub zespołach produkcyjnych, aby zrealizować swoją misję, powinieneś to pokazać na swojej karcie organizacyjnej.
Nie czuj się ograniczony do trzymania się grup poziomych i pionowych. Jeśli Twoi pracownicy lepiej zrozumieją swoje role, możesz użyć kręgów, odwróconych trójkątów lub czegokolwiek, czego potrzebujesz.
Na rynku dostępnych jest wiele produktów, które pomogą Ci pokazać, jak chcesz, aby Twoja organizacja funkcjonowała. OrgPlus jest przykładem narzędzi, które można wykorzystać do wyjaśnienia wielu aspektów działalności, w tym wykresów Org.
Sposób, w jaki należy to zrobić
Poniższy przykład przedstawia wykres Org, który zrobił na mnie duże wrażenie. Został wypuszczony, aby wprowadzić nową erę dla firmy, która wymaga kreatywnych, nowych działań ze strony wszystkich swoich pracowników.
Wyraźnie pokazuje płaską, poziomą strukturę, której celem jest wspieranie komunikacji i innowacji. Wyraźnie pokazuje zespół utworzony przez dwóch najwyższych oficerów, co wskazuje, co pracownicy mają robić. Zachowuje jednak jednoznaczne linie ostatecznej odpowiedzialności. Prezydent wyraźnie przewodzi firmie, ale wszyscy wiedzą, że muszą odegrać swoją rolę, by odnieść sukces.
The Way Org Chart Should Be
Jest jeszcze za wcześnie, by stwierdzić, czy wykres Org będzie miał pożądany efekt. To było na miejscu tylko kilka tygodni. Jednak funkcjonariusze firmy wyraźnie wykorzystali go jako skuteczne narzędzie zarządzania , które pomaga kierować organizacją w kierunku nowych celów.