lub biedny. Oto kilka wskazówek, których należy przestrzegać podczas korzystania z telefonu w pracy:
- Najpierw przełknij
Innymi słowy, twoje usta nie powinny być zajęte podczas rozmowy lub odbierania telefonu. Chcesz móc mówić wyraźnie i to jest niemożliwe, jeśli żujesz lub połykasz. - Imię i stopień Proszę
Kiedy otrzymasz telefon w pracy, powinieneś zidentyfikować siebie i swoją firmę oraz dział, jeśli dotyczy. Jeśli dzwoniący został przeniesiony do Ciebie z głównej linii firmy, możesz podać tylko swoje imię i dział. Osoba, która początkowo odebrała połączenie, najprawdopodobniej nadała nazwę firmy. Kiedy jesteś rozmówcą, identyfikuj się w ten sam sposób, zanim poprosisz o osobę, do której próbujesz dotrzeć. - Maniele naprawdę się liczą
Zawsze bądź uprzejmy, niezależnie od tego, kto jest na drugim końcu linii. Niezależnie od tego, czy rozmawiasz z recepcjonistą, czy z prezydentem firmy, nigdy nie zapomnij powiedzieć "proszę" i dziękuję. Poza tym, że każdy zasługuje na szacunek , osoba, która odbierze połączenie, może upewnić się, że zostanie odpowiednio potraktowana.
- Uwaga: Podczas gdy wszyscy lubimy wielozadaniowość (lub próbujemy) powstrzymujemy się od zajmowania się innymi rzeczami podczas rozmowy telefonicznej. Powinieneś przekazać osobie, z którą rozmawiasz, niepodzielną uwagę. Twój e-mail, media społecznościowe i gry mogą czekać.
- Teraz trzymaj się
Przede wszystkim unikaj wszystkich innych rozmów podczas rozmowy przez telefon. Rzeczywistość czasami wchodzi w drogę. Być może będziesz musiał porozmawiać z kimś, kto przyjdzie do twojego biura lub kabiny lub odebrać inne połączenie. Przepraszam, a następnie ograniczam twoją drugą rozmowę do zaledwie kilku sekund. Nie pozostawiaj nikogo czekającego bez końca. Jeśli nie możesz szybko zająć się drugą sprawą, ale musisz natychmiast się nią zająć, zamiast postawić osobę, z którą rozmawiasz, zapytaj, czy możesz oddzwonić w dogodnym dla niej czasie.
- Nie pozwól swojemu rozmówcy zgubić się w systemie
Są chwile, kiedy nie będziesz w stanie pomóc osobie na drugim końcu linii i będzie musiał przenieść go do kogoś, kto może. Kiedy to zrobisz, upewnij się, że wie, komu przekazujesz połączenie i dlaczego. Daj mu znać, co zrobić, jeśli połączenie nie zostanie odebrane lub jeśli osoba, do której wysyłasz go, nie ma lub nie może pomóc. - Zachowaj wiadomości krótkie i słodkie
Gdy zostawiasz komuś wiadomość głosową, mów powoli i wyraźnie, szczególnie gdy podajesz swoje imię i numer telefonu. Zbyt wiele osób pozostawia bardzo długie i chaotyczne wiadomości, aby szybko wymamrotać ich nazwiska i numery na końcu, przez co odbiorca nie może odebrać połączenia. - Raz wystarczy
Jeśli zostawisz wiadomość, a osoba, której ją zostawiłeś, nie od razu Ci odpowiada, może dlatego, że nie może w tej chwili. Nie ma potrzeby, aby dzwonić ponownie. Jeśli jest to nagląca sprawa, możesz spróbować ponownie zadzwonić następnego dnia lub później, wysyłając wiadomość e-mail z informacją , że opuściłeś także pocztę głosową. - Najpierw słuchaj
Przed odebraniem telefonu odbierz całą pocztę głosową, którą otrzymałeś w całości. Możesz się nauczyć, że nie trzeba nawet oddzwaniać (wow, co za oszczędność czasu) lub że najpierw musisz się czymś zająć. Na przykład dzwoniący może potrzebować informacji, które możesz przygotować, gdy do niej wrócisz.