W zadaniu kontrolnym monitorujesz wykonywaną pracę, porównujesz faktyczny postęp z planem i sprawdzasz, czy organizacja działa zgodnie z Twoim projektem.
Jeśli wszystko idzie dobrze, nie musisz robić niczego poza monitorowaniem. Jednak to się rzadko zdarza. Ktoś zachoruje; iteracja każdego sortowania bazy danych trwa dłużej niż przewidywano; kluczowy konkurent obniża ceny; ogień niszczy budynek obok i musisz ewakuować się przez kilka dni, lub jakiś inny czynnik wpływa na twój plan. Krok kontrolny nakazuje teraz, abyś musiał podjąć działania, aby zminimalizować wpływ i przywrócić pożądany cel tak szybko, jak to możliwe.
Oznacza to powrót do etapu planowania i dostosowania planów. Może to wymagać zmiany w organizacji i przekierowania członków zespołu do nowych celów. Następnie kontroluj nowy plan i dostosuj go w razie potrzeby. Ten cykl trwa, dopóki nie ukończysz zadania.
Niektóre dodatkowe aspekty monitorowania i sterowania
- Utrzymywanie wyniku nie jest wygrane: monitorowanie nie ma sensu, jeśli nie podejmiesz działań w oparciu o te informacje. Nie tylko śledzić. Upewnij się, że mierzysz właściwe rzeczy, a następnie podejmij odpowiednie działania, aby naprawić wszelkie problemy wskazane w pomiarach.
- Nie możesz zarządzać tym, czego nie mierzysz : jeśli nie mierzysz czegoś, nie wiesz, czy jest coraz lepiej. Nie udaje ci się poprawić, jeśli nie mierzysz, aby zobaczyć, co jest coraz lepsze, a co się pogarsza. W tym artykule dowiesz się, jak i co zmierzyć.
- Nie pozwól, aby proces stawał w drodze do wyników: ten artykuł dotyczy w szczególności problemu nadmiernego planowania, ale dotyczy także zadania monitorowania. Nie skupiaj się tak bardzo na zadaniu monitorowania, że nie przejmujesz kontroli i nie wprowadzasz wymaganych zmian.
- Coaching dla pracowników: kiedy należy wkroczyć : dobry menedżer zawsze będzie monitorował działania swoich pracowników, ale nie będzie interweniował, aby szkolić swoich pracowników, z wyjątkiem konkretnych okoliczności. Wiedząc, kiedy pozwolić pracownikowi popełnić błąd, którego mogą się nauczyć, a także kiedy trzeba go wkroczyć i przeszkolić, jest to wyważenie. Trzeba zrównoważyć ich szansę, aby nauczyć się i rozwijać przeciwko szkodzie, jaką mogliby wyrządzić sobie, swojej drużynie i firmie.
- Nadanie negatywnej opinii : Kiedy menedżer musi wkroczyć i kontrolować działalność zespołu lub jednostki, często konieczne jest udzielanie negatywnej opinii. Upewnij się, że robisz to poprawnie, zgodnie z opisem tutaj.
- Monitoruj postęp swojego zespołu: Dla wielu zarządzanie projektami jest ich pierwszą rolą kierowniczą . Podejmując sukces w zarządzaniu projektami, widzimy także zadanie monitorowania zespołu.
- Twój szef obserwuje Cię : Menedżerowie mają obowiązek do swojej firmy, aby monitorować działania swoich pracowników w celu zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami i politykami. Monitorujesz ich zachowanie, przestrzeganie zasad ubioru, sposób, w jaki witają klientów. Potrzeba monitorowania ich działalności elektronicznej jest równie dobra, a powody są takie same. Pamiętaj, aby poinformować pracowników, że są monitorowani. Powiedz im, co jest monitorowane i dlaczego. Niech wiedzą, co jest dopuszczalne, a co nie.