Użyj Listy kontrolnej zarządzania zmianą, aby poprowadzić swoje wysiłki w zakresie zarządzania zmianami
Bez względu na to, jak zauważono potrzebę zmiany, w grupie roboczej rozwija się wspólne uznanie, że obecny system nie działa lub może być ulepszony.
Jedna namiętna osoba, która widzi potrzebę zmian, może wpływać i kształcić całą grupę roboczą.
W rzeczywistości, w fazie inicjacji, inicjatorzy zmiany muszą budować sojusze ze współpracownikami i uzyskać poparcie starszych menedżerów, jeśli zmiany, których pragną, mają szansę powodzenia.
Często w tym momencie zaangażowana jest ograniczona liczba osób. Te osoby mogą pochodzić z dowolnego poziomu organizacji. Menedżerowie wyższego szczebla zwykle angażują się w kwestie takie jak ważne decyzje kapitałowe. Inni mogą sugerować zmiany poprzez takie programy , jak programy sugestii , spotkania departamentów i dyskusje z rówieśnikami, przełożonymi lub członkami zespołu raportującego.
Na etapie inicjacji / świadomości podejmowana jest decyzja o zmianie lub przynajmniej zbadaniu zmian.
Świadomość potrzeby zmian może pochodzić z wielu różnych źródeł. Czasami ludzie zdają sobie sprawę, że musi istnieć lepszy sposób na wykonanie pracy.
Innym razem ludzie są pod wpływem źródeł zewnętrznych, takich jak osoby w innych organizacjach, książki, filmy lub artykuł. Konkurs napędza również inicjację zmian.
Konkretne przykłady źródeł informacji inicjujących / podnoszących świadomość, które wywołują potrzebę zmian, obejmują:
- Zrozumienie podstawowych i zmieniających się potrzeb i wymagań klientów;
- Udział w seminariach, konferencjach, spotkaniach i targach w celu zbadania potencjalnych rozwiązań;
- Rozmowy z dostawcami lub partnerami w innych organizacjach i wysyłanie informacji o produktach;
- Czytanie recenzji czasopism, czasopism, artykułów online lub czasopism branżowych;
- Wykonywanie wycieczek terenowych do innych firm i organizacji;
- Uznając, że obecny system nie działa; i
- Obserwowanie zmian w środowisku, w którym produkujesz produkty, sprzedajesz je klientom lub reagujesz na konkurencję.
Stwórz kulturę organizacji, która zachęca do niezbędnych zmian
Organizacje mogą zachęcać pracowników do rozpoznawania potrzeby zmiany na wiele sposobów. Kultura organizacji wspiera wysiłki pracowników mające na celu wprowadzenie i zainicjowanie zmian w sposób subtelny i bezpośredni.
Poniższe działania promują świadomość potrzeby zmian.
- Nagradzaj i zachęcaj do generowania pomysłów i eksperymentowania w celu zmniejszenia oporu przed zmianami typizowanymi przez postawy takie jak: "nie rujnuj łodzi" i "próbowaliśmy już tego i nie zadziałało".
- Zachęcaj do podejmowania ryzyka i eksperymentowania poprzez zmniejszanie niepisanych, negatywnych norm organizacyjnych, takich jak "niepowodzenie zostanie ukarane".
- Zapewnienie stałego dostępu pracownikom do klientów, dostawców i konkurencji.
- Zachęcaj do uczestnictwa w seminariach, konferencjach i targach, zapewniając wsparcie finansowe i pomoc.
- Zachęcaj do udziału w grupach branżowych i stowarzyszeniach zawodowych, płacąc składki i dając czas na udział.
- Wdrażaj programy sugestii i inne podobne systemy, które zachęcają do tworzenia idei pracowników.
- Subskrybuj czasopisma branżowe i magazyn branżowy online i offline. Zapewnij szeroką dystrybucję za pośrednictwem biblioteki firmy.
- Dokonuj pozytywnych ocen wydajności, podwyżek płac, awansów, informacji zwrotnych i uznania w zależności od wzrostu i wkładu, gdy tylko jest to możliwe.
- Skoncentruj organizację na wspólnej, jasno rozumianej misji, takiej jak jakość lub klient, aby skupić się na pozytywnych zmianach.
- Buduj rozwój zarządzania, rekrutację i selekcję pracowników oraz plany poprawy wydajności pracowników, aby wspierać pożądane cechy, których szukasz u pracowników.
W początkowej fazie zmian edukacja, dzielenie się informacjami oraz to, co jest nagradzane i uznawane w kulturze organizacji, odgrywa ogromną rolę w tym, czy zmiana zostanie skutecznie wdrożona. Gotowość organizacji do zmian i umiejętności zarządzania zmianami inicjatorów również wpłyną na powodzenie zmiany.
Zobacz etapy zarządzania zmianami .