Kto powinien zapoznać się z listem ofert kandydata do pracy?
Mówiąc o listach ofert, od jakiego poziomu pracownik działu kadr lub kierownika oczekuje przeglądu listu ofertowego przygotowanego przez Asystenta ds. Personalnych i na ile miesięcy proces ten powinien być kontynuowany, jeśli Asystent HR jest nowym pracownikiem? Jeśli Asystent HR jest doświadczonym pracownikiem?
Kto powinien być sygnatariuszem listu ofertowego? Czy powinien to być Asystent ds. Personalnych, który przygotowuje list z ofertą lub pracownik lub kierownik wyższego szczebla, który zapoznaje się z listem ofertowym (jeżeli spodziewany jest przegląd)?
Bardzo dziękuję za wszelką pomoc, którą jesteś w stanie udzielić, odpowiadając na te pytania.
Droga Belindo,
Moje odpowiedzi na te dwa pytania są wyłącznie moją opinią, ponieważ w odpowiedziach nie ma żadnych kwestii prawnych. Kiedy pracowałem jako tymczasowy dyrektor działu HR w firmie klienta, pomiędzy byłym odejściem HR a moim przejęciem, Asystent HR wysłał list z ofertą o niewłaściwym wynagrodzeniu . Wiedziałem od razu, kiedy wyciągnąłem go ze stosu dokumentów, które przywitały mnie po przyjeździe, ponieważ było to zbyt niskie do wykonania pracy.
Mów o natychmiastowym punkcie nauki.
Chociaż zdaję sobie sprawę, że w niektórych organizacjach kierownik działu HR, dyrektor lub wiceprezes - nigdy asystent ds. Zasobów ludzkich, z mojego doświadczenia - podpisuje listy ofert pracy skierowane do kandydatów, jest to zła praktyka w sektorze prywatnym. To nie osoba HR składa ofertę. Osoba HR konsultuje się z menedżerem ds. Zatrudnienia, który powinien podjąć ostateczną decyzję o kandydacie i podpisać list z ofertą.
List ofertowy to zobowiązanie menedżera do nowego pracownika. Składając ofertę, potwierdza on swoje zaangażowanie w sukces nowego pracownika. Powitanie nowego pracownika jest częścią całego procesu rekrutacji, selekcji i zatrudniania. Wszystkie są komponentami procesu wprowadzania .
Oferta pracy to kolejny element powitania nowego pracownika w organizacji i spowodowania, że nowy pracownik poczuje się pożądany. Wysyła potężniejszą wiadomość, gdy pochodzi od nowego szefa potencjalnego pracownika.
Wyjątki od zalecanych metod postępowania
W sektorze publicznym, w firmach z listy Fortune 500 oraz w miejscach pracy reprezentowanych przez związki, zdaję sobie sprawę, że ta praktyka może się różnić. Gdy organizacja jest duża, a pracownicy są rozproszeni w wielu lokalizacjach, logistycznie, to zwiększa czas i zamieszanie w procesie tworzenia ofert pracy.
Większe organizacje mają dodatkowe wyzwanie spójności w wielu lokalizacjach, więc systematyzacja praktyk zatrudnienia spoczywa na HR.
W miejscu pracy reprezentowanym przez związki zawodowe, zwłaszcza w sektorze publicznym, menedżer może nie mieć ostatecznego głosu w tym, kto otrzymuje pracę. Może to być określone w umowie przez takie czynniki jak staż pracy i wykształcenie. W takich przypadkach sensowne jest również, aby dokumenty pochodziły od pracowników działu kadr. Są odpowiedzialni za upewnienie się, że warunki pracy i praktyki są zgodne z umową.
W każdym z tych przypadków HR powinien poprosić swojego pełnomocnika o sprawdzenie formatu i procesu listu ofertowego, aby upewnić się, że są one prawidłowe, zgodne z prawem i chronią pracodawców.
O ile oferta nie różni się od standardowego formatu, zwykle nie ma potrzeby zwracania się do adwokata o sprawdzenie każdego pojedynczego listu.
Czy kierownik działu kadr lub dyrektor powinien przejrzeć wszystkie listy ofert pracy?
Moje odejście od doświadczenia, o którym wspomniałem wcześniej w tym artykule, polega na tym, że każdy dokument, który zobowiązuje firmę prawnie lub finansowo, musi zostać przejrzany przez kierownika lub dyrektora działu personalnego. Dlatego:
- List ofertowy i wiele innych dokumentów wysyłanych przez pracowników działu kadr legalnie zobowiązuje firmę. Oczywiście, gdy wykryto błąd o wartości 10 000 USD, można wycofać ofertę i wyjaśnić, że była to literówka wykonana przez niedoświadczonego pracownika, ale dlaczego otworzyć firmę na sytuację, w której zmieniona oferta wynagrodzenia musi zostać przedłużona, nowy nieszczęśliwy Pracownik może nadal podjąć pracę lub stracić idealnie dopasowanego kandydata, który jest deflowany i ranny z powodu błędu. Dodatkowo może otworzyć firmę w celu podjęcia kroków prawnych.
- Uznanie nieprawidłowej oferty pracy za pomocą tego samego przykładu jest równie nieatrakcyjne. Zanim firma rozszerzyła ofertę, ktoś z działu HR zbadał rynek, sprawdził, co robią inni pracownicy na podobnych stanowiskach, i zawarł odpowiednią ofertę pracy. Tak więc konsekwencje są jeszcze większe, jeśli inni pracownicy uczą się różnicy płac.
- Bez względu na poziom doświadczenia asystenta ds. Personalnych, który powinien, w dziale kadr, przygotować ofertę wysłania, druga para oczu, która przegląda wszystko, co potencjalnie może zobowiązać firmę finansowo lub otworzyć drzwi do czynności prawnej, jest inteligentna. Organizacje oczekują większej czujności i nadzoru od pracowników, którzy są zatytułowani kierownik lub dyrektor.
- Brak komunikacji może skutkować niepoprawnymi warunkami zatrudnienia, które nie zostały wynegocjowane lub zostały obiecane kandydatowi. Na przykład asystent ds. Zasobów ludzkich może wiedzieć, że za tę pracę zapłaciłby 40 000 USD, ale w trakcie negocjacji kandydat otrzymał więcej plus premię za podpisanie, a na co dzień w pracy menedżer nie powiedział asystentowi działu kadr.
Kiedy kandydat otrzymuje niewłaściwą ofertę, dokonuje ponownej oceny rzetelności twojej firmy. Tworzysz barierę akceptacji, która była niepotrzebna, ponieważ kandydat martwi się, jak sobie z tym poradzić. - Dokumenty, które trafiają do osób, które chcesz rekrutować do Twojej firmy, muszą być bezbłędne. Informują potencjalnego pracownika o kulturze Twojej firmy. Nawet literówka może dać kandydatowi przerwę. Kopia dokumentu będzie również żyła w plikach Twojej firmy przez lata. Tak więc w większości przypadków druga para oczu przeglądających dokument jest mądrą praktyką.
Nie widzę przeglądu dokumentów, które obligują firmę finansowo lub potencjalnie, zgodnie z prawem, jako krytykę wiedzy, doświadczenia lub staranności asystenta działu kadr. Jest to mądra praktyka biznesowa z tych wszystkich powodów.
Uwaga na temat ofert pracy: HR powinien poprosić swojego pełnomocnika o sprawdzenie formatu listu ofertowego i procesu, aby upewnić się, że są one prawidłowe, zgodne z prawem i zapewniają pracodawcy ochronę prawną. O ile oferta nie różni się od standardowego formatu, zwykle nie ma potrzeby zwracania się do adwokata o sprawdzenie każdego pojedynczego listu.
Masz pytanie do zadania?
Proszę podać Zapytaj Susan w temacie, abym mógł łatwo zidentyfikować pytania czytelnika. Kliknij tutaj, aby wysłać swoje pytanie.
Ze względu na objętość otrzymywanych wiadomości e-mail przepraszam, że nie jestem w stanie osobiście odpowiedzieć na wszystkie pytania ani zindywidualizować przeglądu opinii, badań ani zaleceń szkolnych.
Przeczytaj więcej: Zapytaj Susan Pytania i odpowiedzi
Zrzeczenie się:
Susan Heathfield dokłada wszelkich starań, aby oferować dokładne, zdroworozsądkowe, etyczne doradztwo w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi, pracodawcami i miejscem pracy zarówno na tej stronie internetowej, jak i na tej stronie, ale nie jest prawnikiem ani treścią witryny, autorytatywny, nie ma gwarancji dokładności i legalności i nie powinien być interpretowany jako porada prawna.
Witryna ma ogólnoświatową publiczność, a prawa i przepisy dotyczące zatrudnienia różnią się w poszczególnych stanach i krajach, więc strona nie może być ostateczna dla wszystkich w miejscu pracy. W razie wątpliwości należy zawsze szukać porady prawnej lub pomocy ze strony państwowych, federalnych lub międzynarodowych zasobów rządowych, aby upewnić się, że Twoja interpretacja prawna i decyzje są prawidłowe. Informacje na tej stronie są tylko po wskazówki, pomysły i pomoc.