Strategie spotkań w zakresie rozwiązywania problemów z pracownikami
Ale odwrotność może również być prawdziwa: rozpocznij pozytywną rozmowę i zaproś innych do przyłączenia się, a wynik może być produktywnym spotkaniem ze wszystkimi odchodzącymi, czując, że spotkanie było warte ich czasu.
Jedną z największych skarg na spotkania biznesowe jest to, że często są one niepotrzebne i marnują cenny czas pracy. Upewnij się, że jasno określasz cel swojego spotkania , ustal wcześniej ilość czasu przeznaczoną na spotkanie (jak również wszelkie otwarte dyskusje), a następnie trzymaj się tematów spotkań i planowanego czasu trwania. Możesz także sprawić, by spotkania były bardziej interesujące dzięki spotkaniu z lodołamaczem lub rozgrzewce .
Oto strategie radzenia sobie z pracownikami, którzy stawiają pytania podczas spotkań, na które nie chcesz od razu odpowiadać lub których nie chcesz adresować w żadnym momencie spotkania.
Kiedy działać natychmiastowo na pytanie
Jeśli pytanie pojawia się w odpowiednim czasie i na zadaniu, a Ty uważasz, że powinno się nim zająć, odpowiedz na nie natychmiast, ale krótko, a następnie kontynuuj, stwierdzając, że pod koniec spotkania będziesz mieć więcej pytań, jeśli masz czas.
Poprzyj swoje stwierdzenie, że poruszasz się w języku ciała. Spójrz na swoje notatki lub odwróć się, by spojrzeć na tablicę itp. Przez chwilowe zerwanie kontaktu wzrokowego pokazujesz, że idziesz dalej. Jeśli patrzysz na publiczność (zwłaszcza z podniesionymi brwiami), możesz wysłać sygnał, że opuszczasz otwór, aby uzyskać więcej pytań.
Jeśli publiczność jest negatywna lub wroga, potwierdź swoje obawy, ale tylko pośrednio. Poświęć chwilę, aby wytłumaczyć, że rozumiesz i podzielasz ich obawy, ale jeśli zajdziesz za daleko od tematu, nic nie zostanie zrealizowane. Zasugeruj, aby ludzie zapisali swoje pytania na później lub umówili się z tobą osobiście, gdzie będziesz mógł szczegółowo omówić swoje obawy.
Odpowiedź na jedno pytanie jest przydatna, ponieważ:
- Pozwala uczestnikowi spotkania odpowiedzieć na coś, o czym nie pomyśleli;
- Wysyła wiadomość, że słuchasz swoich odbiorców;
- Biorąc tylko jedno pytanie, wysyłasz także wiadomość, że nadal kontrolujesz spotkanie, ale dbasz o to, co myślą uczestnicy.
Jak właściwie odkładać pytanie
Jeśli pytanie, które zostanie zadane, zostanie omówione w dalszej części spotkania, powiedz: "To dobre pytanie, a które wkrótce omówimy".
Jeśli zadane pytanie nie jest tematem i nie zostanie omówione na spotkaniu, podaj zestaw szczegółowych instrukcji dotyczących rozwiązania problemu. Jeśli po prostu odmówisz odpowiedzi na pytanie lub wydasz wyrok, "nie jest to celem tego spotkania", możesz skończyć wysyłając niewłaściwą wiadomość do swoich pracowników: zarządzanie to nie obchodzi.
Innym sposobem na odroczenie pytań, o których nie będzie rozmawiać na spotkaniu, jest poproszenie danej osoby o spotkanie z tobą (lub innym odpowiednim członkiem zarządu) w celu bardziej szczegółowego omówienia ich obaw.
Możesz nawet zasugerować (jeśli jest to stosowne), że pytanie jest wystarczająco ważne, aby uzasadnić rozważenie skierowania go na osobne spotkanie w przyszłości.
Odroczenie pytania jest pomocne, ponieważ:
- W swobodnym środowisku pracy pracownicy mogą czuć się zbyt swobodnie, aby mówić w myślach i mogą przejąć kontrolę nad spotkaniem;
- Większość złych lub niezadowolonych pracowników chce być słyszanym bardziej niż cokolwiek innego. Zapewnienie im płyty dźwiękowej we właściwym czasie i ustawieniu może pomóc w uniknięciu drobnych problemów z powiększaniem się problemów; i
- Pracownicy potrzebują i odpowiadają na dobre przywództwo. Jeśli kierownictwo utrzymuje kontrolę w uczciwy i zrównoważony sposób, wysyła wiadomość do pracowników, których kierownictwo nasłuchuje, ale musi wyznaczyć odpowiednie granice.