Lista zadań do wykonania, która działa

Jak korzystać z listy rzeczy do zrobienia, aby rzeczywiście zrobić więcej i poczuć się lepiej

Wszyscy robimy listy rzeczy do zrobienia. Jakoś nigdy nie wydaje się, aby w ciągu dnia było wystarczająco dużo godzin, aby wykonać wszystkie czynności na twojej liście rzeczy do zrobienia. Oto system, który działa - i może działać również dla Ciebie.

Lista nie jest wystarczająca

Tworzenie "listy rzeczy do zrobienia" nie wystarczy. Musisz uszeregować je. Musisz wiedzieć, które zadania są ważniejsze, abyś mógł się na nich skupić. Następnie musisz przydzielić zasoby do tych przedmiotów, zmierzyć swoje postępy i nagradzać się za swoje sukcesy.

Zaszeregowanie

Lista wszystkich rzeczy do zrobienia w arkuszu kalkulacyjnym, chociaż można je również robić na papierze. Możesz również umieścić je na swoim komputerze lub smartfonie, zapisać w swoim kalendarzu lub wprowadzić do oprogramowania do zarządzania czasem.

Pierwszym krokiem jest spisanie wszystkiego, co musisz zrobić. Następnie przypisz im ranking, abyś mógł skupić się na ważnych rzeczach.

Użyj rankingu A, B, C. Lista A jest tym, co muszę zrobić dzisiaj, zanim odejdę. Lista B to rzeczy, które musisz zrobić, ale niekoniecznie dzisiaj. Wreszcie, lista C to rzeczy, które trzeba znaleźć czas, aby zrobić wkrótce.

Możesz szybko dowiedzieć się, że rzeczy na liście C, a nawet na liście B, nigdy się nie kończą. Kilka lat temu w jednym dziale Operations Managera coraz bardziej denerwowałem się na mojej liście. Nie tylko nie przeżywałem go każdego dnia, jak zawsze, ale lista A wciąż rosła. Właśnie wtedy zorientowałem się, co muszę zrobić, aby moja lista rzeczy do zrobienia działała dla mnie, i opracowałem system, który zadziałał.

Zarządzanie czasem

Nie wystarczyło wiedzieć, co było ważne; co stworzyło listę. Musiałem również wiedzieć, ile czasu zajmie i ile czasu będę musiał im poświęcić. Dodałem kolumnę do mojej listy rzeczy do zrobienia z szacowanym czasem, jaki każde zadanie powinno wykonać, oraz sąsiednią kolumną z łączną sumą.

Potem zrobiłem proste badanie czasu. Kiedy wykonywałem każde zadanie, zapisywałem, co zrobiłem, oraz czasy rozpoczęcia i zakończenia. Śledziłem cały dzień. Potem powtórzyłem to kilka tygodni później w innym dniu. W żadnym razie nie była to wyczerpująca ankieta, ale dała mi pewien wgląd. Jako kierownik operacyjny większość moich dni zajmowały zakłócenia - radzenie sobie z wydarzeniami, które miały miejsce, kryzysami, które pojawiły się lub problemami, które należało rozwiązać. Średnio przerwy te trwały cztery godziny dziennie. Ponieważ zazwyczaj pracuję w ciągu dziesięciu godzin, zostawiłem mi sześć godzin dziennie na rzeczy na mojej liście rzeczy do zrobienia.

Każdej nocy, zanim opuściłem biuro, zaktualizowałbym listę rzeczy do zrobienia. Usuwałbym rzeczy, które ukończyłem, przekazałem lub zdegradowałem, dodałem nowe rzeczy, które zmieniłem, przestawiłem priorytety, aby uzyskać najważniejsze zadania i przypisałem każdemu z nich przewidywany czas. Potem przejdę na listę do sześciogodzinnego znaku i narysuję linię. To stało się moim celem na następny dzień.

Nagradzaj siebie

Najczęściej ta linia spadła gdzieś na mojej liście. Rzadko kiedy był blisko dna. Jednak to był mój cel. Gdybym trafił lub przekroczył linię, wróciłem do domu czując, że był to owocny i udany dzień.

Zamiast bić się nad rzeczami, do których nie byłem w stanie dotrzeć, przyznałem, że odniosłem sukces, gdy osiągnąłem lub pokonałem swój cel. Następnego dnia musiałem zacząć wszystko od początku i osiągnąć nowy cel, ale zrobiłem to z perspektywy budowania na poprzednim sukcesie, a nie z frustracji, która ciągle ma więcej do zrobienia, niż miałem czas do wykonania.

Potrzebujesz systemu

Aby odnieść sukces, musisz opracować system do zarządzania czasem, abyś mógł zrobić więcej w tym czasie. Jeśli twoja linia docelowa na twojej liście rzeczy do zrobienia jest zawsze blisko góry, twój szef zacznie szukać kogoś, kto każdego dnia może pracować trochę dalej. Poniżej, sprawdź kilka zasobów, które pomogą Ci lepiej zarządzać czasem.

Zarządzaj tym problemem

Wymień zadania, które musisz wykonać. Priorytetuj te, które są ważne, a nie tylko pilne.

Miej plan, co możesz osiągnąć każdego dnia. Pracuj nad tym planem. Nagradzaj siebie, gdy spotkasz lub pokonasz swój cel.