Utwórz zapytanie ofertowe, które pozwoli uzyskać wyniki
, czasami nazywane zapytaniem ofertowym lub zapytaniem ofertowym o "zapytanie ofertowe", to dokument, który firma wydaje, kiedy chce kupić produkt i chce udostępnić swoje specyfikacje opinii publicznej. Dzieje się tak zazwyczaj, gdy kilka firm złoży ofertę na pracę lub pracę i zaprosi bardziej konkurencyjne ceny. Ale twój wysiłek może wytworzyć oferty, które są stratą twojego czasu lub, co gorsza, żadnych ofert, jeśli nie przygotujesz poprawnie zapytania ofertowego.
Oto, jak to osiągnąć, aby osiągnąć najlepszy sukces.
Trudność: średnia
Wymagany czas: Często trwa kilka dni
Oto jak:
- Zrób zadanie domowe: dowiedz się, czego potrzebujesz, czego chcesz i co jest możliwe, zanim zaczniesz pisać swoje zapytanie ofertowe. Nie wystawiaj zapytań ofertowych dla maszyny, która może wyprodukować 1500 widżetów na godzinę, jeśli nigdy nie sprzedałeś więcej niż 25 miesięcznie. Nie ma sensu wystawianie zapytania ofertowego o latający samochód, gdy komunikator może przejechać przez ruch równie szybko na rowerze.
- Rozróżnianie swoich potrzeb i potrzeb: Jeśli chcesz kupić aplikację, która może przesyłać obrazy między centralą a furgonetkami w miejscu pracy, możesz określić liczbę potrzebnych obrazów na sekundę, maksymalny rozmiar potrzebnych obrazów i niezbędna rozdzielczość. Jasne, fajnie byłoby mieć te obrazy w kolorze, ale czy to naprawdę konieczne? Jeśli naprawdę potrzebujesz konkretnego, użyj słów takich jak "wola", "będzie" i "musi". Oznacza to, że są to wymagania. Specyfikacje, które są jedynie "potrzebne", powinny być identyfikowane za pomocą słów takich jak "może", "może" i "opcjonalnie".
- Zdecyduj, jaki będzie wyglądać zwycięzca : propozycje, które otrzymasz w odpowiedzi na zapytanie ofertowe będą różne. Każda odpowiadająca firma będzie miała różne mocne i słabe strony. Niektóre skupią się na najniższych kosztach. Inni wprowadzą najlepszą jakość . Jeszcze inni będą oferować kompletny zestaw funkcji. Wybierz z góry to, czego szukasz - najniższy koszt, najszybszą dostawę lub jakąś kombinację obu.
- Uporządkuj dokument : Wszystko, co napiszesz w interesach, powinno być dobrze przemyślane i powinno być zorganizowane. Zarys jest dobrym miejscem do rozpoczęcia. Aby uzyskać wstęp, wymagania, kryteria wyboru, terminy i proces, potrzebujesz przynajmniej części. Wiele z tych sekcji będzie miało podsekcje.
- Napisz wstęp : tutaj możesz wyjaśnić potencjalnym oferentom, dlaczego publikujesz zapytanie ofertowe i co masz nadzieję osiągnąć, robiąc to. Wprowadzenie może również zawierać podsumowanie najważniejszych punktów z innych sekcji, w tym terminów. Wprowadzenie zapytania ofertowego do systemu transmisji obrazu może brzmieć mniej więcej tak: "Firma XYZ prosi o propozycje niezawodnego, łatwego w użyciu systemu umożliwiającego przesyłanie obrazów z głównego biura do samochodów dostawczych w dowolnym miejscu w obszarze metropolitalnym. musi zostać odebrane do poniedziałku, 5 marca 2007 r. o godz. 8:00 czasu PST. "
- Wyjaśnij wymagania : Ta sekcja jest jedną z najważniejszych i zwykle zajmuje najwięcej czasu. Musisz określić rozmiar i klarowność obrazów, które mają być przesłane, i wymaganą prędkość. Bądź konkretny, ale nie informuj oferentów, jak chcesz, aby praca została wykonana, chyba że jest to konieczne. Możesz podzielić tę część na podsekcje według systemu. Na przykład: a) rozmiar i jakość obrazu, b) transmisja (która może obejmować zarówno pożądaną prędkość, jak i wszelkie wymagania, które sprawiają, że transmisja jest bezpieczna), oraz c) pożądane opcje (gdzie można podać kolor jako pożądaną opcję).
- Kryteria wyboru : Oto, gdzie możesz powiedzieć licytującym, w jaki sposób wybierzesz wygrywającą ofertę. Możesz ujawnić tyle, ile chcesz. Dobrym pomysłem jest dodanie zdania typu: "Zwycięski oferent, jeśli taki zostanie wybrany, zostanie wybrany wyłącznie na podstawie wyroku firmy XYZ". Niektóre rządowe zapytania ofertowe są bardzo szczegółowe na temat kryteriów wyboru, ale większość komercyjnych zapytań ofertowych jest mniej precyzyjna. Możesz utworzyć arkusz kalkulacyjny, w którym każda stawka zostanie przypisana do określonego zakresu punktów w każdej kategorii, a następnie poproś, by zespół wybrał "najlepszą" stawkę spośród tych z trzema najlepszymi wynikami.
- Rozkłady czasowe : Ta sekcja mówi firmom, które chcą licytować swoje zapytanie ofertowe, jak szybko muszą działać i jak długo oczekiwany jest proces. Bądź rozsądny, kiedy wyznaczasz swoje terminy. Nie pytaj o propozycje złożonych systemów, a następnie daj licytantom kilka dni na odpowiedź. Daj dłuższy czas na przygotowanie oferty, jeśli Twoje zapytanie ofertowe jest duże, jeśli pożądany zakup jest skomplikowany lub potrzebujesz bardziej szczegółowej odpowiedzi. W tym miejscu można również poinformować oferentów o tym, jak długo potrwa proces oceny, kiedy zostaną powiadomieni, czy zakończyli się sukcesem, i jak szybko muszą je dostarczyć.
- Proces: Użyj tej sekcji, aby wyjaśnić, jak będzie przebiegał proces, od wysłania zapytania ofertowego do udzielenia zamówienia i rozpoczęcia pracy. Ta sekcja może powiedzieć: "Oferty są należne w dniu określonym w kroku 8. Wszystkie oferty zostaną sprawdzone, aby upewnić się, że spełniają wszystkie wymagania i są responsywne. Wszystkie elastyczne oferty zostaną ocenione w kategoriach X (możesz podać nazwy kategorii, jeśli życzysz sobie), a trzy najlepsze oferty zostaną ocenione przez zespół propozycji, aby wybrać wygrywającego licytanta i zastępcę. Oczekuje się, że negocjacje z wygrywającym licytantem przyniosą nagrodę w ciągu dwóch tygodni. "
- Zdecyduj, jak wysłać zapytanie ofertowe : większość zapytań ofertowych jest wysyłanych pocztą, ale nie musi tak być. Możesz wysłać zapytanie ofertowe e-mailem lub wysłać je na stronie internetowej Twojej firmy. Po prostu pamiętaj o podaniu nazwy lub liczby, którą oferenci powinni użyć, aby zidentyfikować zapytanie ofertowe, na które reagują.
- Zdecyduj, kto otrzyma zapytanie ofertowe: Być może już zidentyfikowałeś dostawców, od których chcesz dokonać zakupu. Twoja firma może nawet mieć listę akceptowanych dostawców. Jeśli nie, możesz znaleźć potencjalnych dostawców za pośrednictwem swojej profesjonalnej sieci , wyszukując online lub pytając zaufanych dostawców innych materiałów o ich rekomendacje. Nie ograniczaj listy osób, które otrzymają Twoje zapytanie ofertowe tylko do "dużych" firm lub "ustalonych" dostawców. Możesz znaleźć lepsze pomysły i jeszcze lepsze ceny od mniejszych dostawców, którzy często są bardziej zainteresowani wygraną firmy.
- Wyślij zapytanie ofertowe.