Jak tworzyć nieskuteczne zestawy prasowe, które działają

Dzięki skutecznemu zestawowi prasowemu możesz naprawdę się wyróżnić.

TV Show Press Kit. Paul Suggett

Być może słyszałeś, że termin "zestaw prasowy" jest używany w agencjach reklamowych i PR, a może nawet otrzymał zestaw prasowy. Chociaż forma i funkcja zestawu prasowego może być bardzo różna w zależności od branży, przyjętą definicją jednego jest:

"Pakiet materiałów promocyjnych dostarczanych członkom prasy w celu ich krótkiego zapoznania się, w szczególności z produktem, usługą lub kandydatem".

To naprawdę szeroki termin, a jeśli to wszystko, co musisz zrobić, nie będziesz tworzyć zestawów prasowych, które mają wpływ, jaki powinny.

Przyjrzyjmy się zatem dokładniej komponentom, które mogą stanowić zestaw prasowy, i jak stworzyć taki, który daje Twojemu produktowi lub usłudze największą szansę na darmową reklamę, znaną również jako zarobione media. Jeśli prawidłowo wykonasz swój zestaw prasowy, zobaczysz zwrot wielokrotnie większy niż początkowa inwestycja, zwłaszcza jeśli zestaw uzyska czas antenowy produktu lub usługi na stacjach informacyjnych lub świetne zapisy online i czasopismach.

Tworzenie zestawu prasowego

Nie ma podręcznika reguł dotyczących tworzenia zestawów prasowych, które mówią, jakie komponenty należy uwzględnić. Twoje zestawy prasowe będą się różnić w zależności od tego, co używasz PR do promowania, i rodzaju miejsca, w którym będziesz rozdawać zestaw prasowy. Większość zestawów prasowych jest wysyłanych pocztą, często do osób, które mają asystentów administracyjnych, a Twoim zadaniem jest przygotować zestaw prasowy, który jest wystarczająco interesujący, aby ominąć tę osobę. Treść i prezentacja mają duże znaczenie.

To, co włączysz, jest bardzo ważną decyzją, ponieważ zestaw prasowy to łatwy sposób, by zwrócić uwagę na Ciebie lub Twoją firmę.

Można nawet myśleć o tym, jako o kompilacji największych hitów Twojej firmy, ponieważ kompilujesz informacje, które media mają wiedzieć o Tobie i Twoich produktach i usługach w jeden porządny pakiet. Mimo to, główne elementy zestawu prasowego, które chcesz wziąć pod uwagę, to:


1. Informacja prasowa
Komunikat prasowy prasowy ogłasza cały pomysł.

Jeśli masz nowy produkt, zestaw prasowy pomaga go wprowadzić. Jeśli twoja firma łączy się z inną, zestaw prasowy jest jej mistrzem.

Możesz dołączyć wiele komunikatów prasowych do swojego zestawu prasowego lub możesz wydać komunikat prasowy, zanim zestaw zgaśnie. Na przykład zestaw prasowy do targów może zawierać komunikat prasowy fuzji firm, trzy nowe informacje prasowe o produktach i komunikat prasowy zapowiadający nowego dyrektora generalnego.

Słowo ostrzeżenia; nie pakuj swojego zestawu prasowego w więcej niż jeden komunikat prasowy tylko dlatego, że możesz. Jeśli wysyłasz zestaw prasowy do edytora, potrzebujesz tylko jednej informacji prasowej. Jeśli rozdajesz swój zestaw prasowy na targach, wiele informacji prasowych w środku nie jest rzadkością. Pamiętaj jednak, że im więcej się je zawiera, tym więcej pracy wykonują ludzie. Chcesz, aby ich praca była tak łatwa, jak to tylko możliwe.

2. Krótki list / spis treści

Jest to szczególnie przydatne w przypadku każdego rodzaju zestawu prasowego, który zawiera wiele różnych, ale równie ważnych elementów. Twój list można skierować do mediów, dziękując mu za zainteresowanie firmą, a następnie możesz przedstawić podsumowanie tego, co zawiera.

Upewnij się, że nazwa kontaktu z mediami i dane kontaktowe są widoczne na tej stronie, ponieważ będzie to pierwsza osoba, którą zobaczy.

Wszystkie te elementy pomagają zebrać treść i czuć się bardziej zorganizowanym niż dokumenty i próbki losowo upychane w folderze.

3. Broszura

Specjaliści PR wykorzystują zestawy prasowe, aby ogłosić nowy produkt, ale możesz również dołączyć swoją broszurę. Broszury są szczególnie pomocne w wyjaśnieniu Twojego produktu lub usługi poza prostym komunikatem prasowym. Jedną z rzeczy jest stworzenie zestawu prasowego do nowego typu przekąsek zdrowotnych; to coś zupełnie innego, aby stworzyć zestaw prasowy, który przynosi nowy produkt finansowy na rynek inwestycyjny.

W przypadku zestawu prasowego do targów, możesz dołączyć wiele broszur, które dają redaktorowi / reporterowi dużą ilość informacji o twoim produkcie / usłudze. Pomaga im to ustalić, czy chcą nawet zasłonić to, co oferujesz, by uwolnić się z mediów.

4. Próbki produktu

Jeśli twój produkt jest wystarczająco mały i możesz sobie na to pozwolić, powinieneś włożyć próbkę do zestawu prasowego.

Daje to redaktorom i reporterom możliwość samodzielnego przetestowania produktu i oddania mu prawdziwych kciuków w górę lub w dół.

Jeśli Twój produkt jest za duży i zorganizujesz pokaz w swoim zakładzie, dołącz te informacje, aby redaktor / reporter mógł przyjść do Twojej lokalizacji i zdobyć produkty. Lub jeśli na stoisku targowym jest demonstracja, jest to kolejny świetny sposób, aby dać masę redaktorów i reporterów z całego kraju, aby zobaczyć swój produkt w akcji.

Jeśli możesz wysłać tylko kilka próbek, utworzyłeś wielopoziomową pocztę z zestawu prasowego. Najwyższy poziom może składać się tylko z pięciu do dziesięciu potencjalnych klientów, ale oni będą najważniejsi. Otrzymują faktyczny przedmiot. Pozostałe poziomy stają się mniej zależne od ich wpływu. Niektórzy mogą po prostu dostać pocztówkę lub list, który obejmuje podstawowe informacje.

5. Wcześniejsze pokrycie prasy

Jeśli wcześniej otrzymywałeś darmowy przekaz medialny, możesz dołączyć arkusz zawierający szczegóły tych mediów. Niektóre firmy lubią zamieszczać kopie artykułów na ich temat w zestawie prasowym, co zwiększa wiarygodność kampanii. Po prostu nie idź za burtę. Nagłaśnianie przeszłych sukcesów to jedno, ale sesja przechwalana się nie udaje.

Jeśli włączysz artykuły, kilka stron będzie wystarczająco dużo treści do twojego zestawu prasowego. Ustal, czy prosty arkusz identyfikujący te punkty sprzedaży lepiej będzie służył twojemu zestawowi prasowemu i redaktorowi / reporterowi.

6. Arkusz informacyjny

Może to być świetnym dodatkiem do zestawu prasowego, ponieważ zawiera szczegółowe informacje o funkcjach, korzyściach i innych szczegółowych informacjach w taki sposób, że edukuje on reportera lub redaktora nt. Twojej firmy i / lub produktów dzięki szybkim działaniom informacyjnym. Arkusze faktów mogą być wykorzystywane do uruchamiania produktów, zestawów prasowych o nowych pracownikach , konferencjach prasowych i innych obszarach, w których chcesz podać redaktorowi kluczowe fakty, że mogą chcieć użyć słowa w słowo.

7. Tło firmy

Pisanie strony historii firmy może być cenne dla obecnych i przyszłych zestawów prasowych. W tym tle szczegóły początków Twojej firmy; od tego, gdzie byłeś, dokąd zmierzasz, a także plany rozwoju i rozwoju produktu. Pamiętaj, aby zaktualizować go o najnowsze osiągnięcia i inne dobre wiadomości w swojej historii.

8. Executive Bios

Niezależnie od tego, czy jest to nowy dyrektor generalny , nowy dyrektor wykonawczy PR, czy nowy członek zarządu, jest to miejsce, w którym informuje się o nich ludzi.

Executive bios, wraz z obrazami w wysokiej rozdzielczości, daje redaktorowi bardzo potrzebne informacje podstawowe na temat osób stojących za firmą. Niektóre publikacje drukują słowo bio słowo, więc napisz bio w perspektywie trzeciej osoby, a nie pierwszej osoby. I, rzecz jasna, upewnij się, że bios jest dokładny i aktualny. Krępujące może być umieszczanie informacji kontaktowych na temat osób, które rzuciły pracę lub zostały zwolnione.


9. Arkusz cytatów i FAQ

Informacje kontaktowe dotyczące kontaktów z mediami powinny być dla każdego redaktora łatwe do znalezienia w przypadku dodatkowych pytań dotyczących zestawu prasowego. Ale arkusz wyceny (zawierający bezpośrednie cytaty z osób w twojej firmie) może być również użyty do wydania zajęty redaktorzy cytatów, których potrzebują, aby zakończyć artykuł bez wyśledzenia PR osoby firmy.

Ten arkusz może zawierać cytaty od kierowników, twórców produktów, a nawet kontaktu PR. Jeden arkusz cytatów może odpowiedzieć na najbardziej oczywiste pytania, które redaktor może mieć, i może być umieszczony w formacie profesjonalnym i informacyjnym. Chcesz, aby każdy cytat wyglądał dobrze na papierze, ponieważ ten cytat będzie najprawdopodobniej używany dosłownie w druku.

10. Obrazy wysokiej rozdzielczości na dysku flash

Czy obrazy pasują do twojego zestawu prasowego? Jeśli tak, upewnij się, że są to obrazy o wysokiej rozdzielczości, przechowywane na bardzo poręcznym urządzeniu multimedialnym, takim jak dysk flash lub płyta CD / DVD.

Możesz również umieścić na swojej stronie internetowej obrazy o wysokiej rozdzielczości, aby można było je również pobrać. Po prostu pamiętaj o umieszczeniu bezpośredniego linku do galerii zdjęć w materiałach z zestawu prasowego.


11. Płyty CD, DVD, dyski flash, oprogramowanie i wideo

Materiały te mogą być kosztowne podczas tworzenia zestawów prasowych w masach. Czy są one wymagane? Nie zawsze. Ale jak bardzo są one skuteczne, zależy od tego, jakiego zakresu szukasz.

Jeśli tworzysz zestaw prasowy dla zespołu, wersja demo CD lub link do muzyki do pobrania sprawi, że będziesz mieć więcej kilometrów w zestawie prasowym, niż tylko ogłoszenie o tym fakcie. Jeśli próbujesz zdobyć zasięg dla gier wideo swojej firmy, płyta CD z kilkoma wersjami demo twoich nowych tytułów jest o wiele lepszym sposobem na zainteresowanie redaktora niż pięć informacji prasowych . Jeśli właśnie otworzyłeś nowy zakład produkcyjny i wysyłasz swoje materiały do ​​redaktorów / reporterów zbyt daleko, aby podróżować w trasę, DVD może zaoferować wideo wycieczkę po obiekcie. I, oczywiście, gdy technologia ewoluuje, tak samo wasze zestawy pras. Możesz dołączyć kod QR, który wysyła użytkowników do unikalnej witryny, z komunikatem dostosowanym właśnie do nich.