Postępuj zgodnie z tą poradą, aby wydarzenie multimedialne stało się hitem
Zacznij od komunikatu prasowego
Wysłanie komunikatu prasowego pomoże mediom w podjęciu decyzji, czy twoja historia jest wystarczająco grzeczna.
Właśnie dlatego pomaga to, aby twoja informacja prasowa była prosta i nigdy nie używaj żadnych reklam. Stacje i gazety szukają wiadomości; nie szukają działu sprzedaży.
Masz okno do wysyłania informacji prasowej. Nie chcesz wysyłać go zbyt wcześnie, a potem zostanie on zapomniany lub pochowany, a Ty nie chcesz wysyłać go zbyt późno, gdy inne historie zostały już przypisane, a oni po prostu nie mogą dopasować Twojego wydarzenia do Zazwyczaj na 2-3 dni przed wydarzeniem wystarczy powiadomienie z wyprzedzeniem.
Musisz również upewnić się, że podajesz instrukcje i specjalne instrukcje w komunikacie prasowym. Jeśli siedziba twojej firmy znajduje się w jednym miejscu, ale twoje wydarzenie jest w twojej fabryce 30 mil od ciebie, musisz to wyraźnie zaznaczyć w swoim wydaniu.
Oglądaj połączenia telefoniczne
Po wysłaniu informacji prasowej możesz zadzwonić do redakcji gazet lub producentów stacji telewizyjnych, aby sprawdzić, czy je otrzymują.
To wszystko, o co musisz zapytać.
Często otwierają rozmowę, aby powiedzieć im, czy uważają, że będą mogli przyjść, czy nie. Ale nawet jeśli nie, nie chcesz pytać, czy przyjdą. Będą tam, jeśli będą mogli, ale nie złożą żadnych obietnic.
Pamiętaj, że najświeższe wiadomości lub ciężkie wieści mogą uniemożliwić im przybycie w ostatniej chwili.
Nie chcesz ich dręczyć, żeby sprawdzić, czy przyjdą, nawet w dniu wydarzenia, kiedy stoisz tam, czekając na reporterów.
Również chcesz oglądać czas, w którym nawiązujesz rozmowę telefoniczną. Dzwonienie na 10 minut przed 5 po południu może wydawać się dla ciebie końcem dnia, ale dla producenta to 10 minut, aż do wieczornych wiadomości. Najlepszy czas połączenia to około 10 rano i między 1 a 14:30
Zaplanuj czas swojego wydarzenia Ostrożnie
Wszyscy pracują nad terminami. Gazety ustawiły czasy, w których kładą kolejny dzień na łóżko. Oznacza to, że jeśli przyjadą na twoje wydarzenie o 17:00 w czwartek, zasięg może nie pojawić się do soboty.
W zależności od rynku telewizyjnego, stacje telewizyjne zazwyczaj w godzinach porannych, południowych, 5, 6, 10 i / lub 11 pm są rozsyłane w ciągu tygodnia. Uzyskanie zasięgu, jeśli wydarzenie medialne rozpoczyna się o godzinie 16.00, może być bardzo trudne. Nie tylko wskoczą do swojego samochodu z wiadomościami i będą jeździć jak szaleni, aby nagrać taśmę na antenę o 5. Istnieje skrypt, który trzeba napisać i taśmę, którą trzeba edytować.
Zaplanuj swój czas wydarzeń tak, aby był nie tylko wygodny dla reporterów, ale także zwiększył Twoje szanse na uzyskanie natychmiastowej ekspozycji.
Nie próbuj i rób wszystko
Kuszące, jak być może reżyserem, nie mów reporterowi, fotografowi ani kamerzystom, jakie ujęcia chcesz uzyskać.
Chcesz nawiązać z nimi pewien kontakt i nawiązać relację z gazetą lub stacją telewizyjną. Nie zdobędziesz przyjaciół, mówiąc im, jak wykonywać swoją pracę.
Ułatw sobie wejście (i wyjście)
Jeśli organizujesz imprezę w fabryce o powierzchni 50 000 stóp kwadratowych, a teren, na którym pozwalają media, znajduje się na tyłach budynku, zapewnij im jak najłatwiejszy dostęp. Nie pozwól im parkować z przodu budynku, a następnie wypchaj ich sprzęt do tyłu, jeśli możesz w tym pomóc. Jeśli istnieje sposób, aby jechać do tyłu, poinformuj media o wskazówkach dojazdu w komunikacie prasowym i wyraźnie zaznacz drogę, gdy dotrą na miejsce.
Zastanów się też, w jakim obszarze twojego zakładu jest ściśle zakazana. Na przykład, jeśli nie możesz uniknąć długiego spaceru, czy naprawdę chcesz, aby media przechodziły przez cały budynek z kamerami?
To nie znaczy, że zaczną strzelać, co tylko zechcą. Jednak wiele firm stosuje rygorystyczne zasady dotyczące tego, gdzie kamery i osoby niebędące pracownikami mogą podążać z zastrzeżonych powodów.
Weź pod uwagę elementy wizualne
Pomyśl o swoich wizualizacjach. Daj mediom jak najwięcej praktycznych doświadczeń, jak to możliwe. Mówienie o produkcie przez pół godziny, a następnie odniesienie się do obrazu w broszurze to coś, na co media nawet nie muszą się pojawiać. Pamiętaj, że przekazują efekty wizualne potencjalnym klientom (ich widzom lub czytelnikom), dlatego ważne jest, aby mieć na uwadze odbiorców, aby uzyskać wymagany zasięg.
Nie zapomnij o zestawie prasowym
Dołącz informacje o swoim wydarzeniu i rozdaj je na nośniku. Te informacje pomogą im napisać opowiadanie, ale także pomogą ci mieć większą kontrolę nad wiadomościami, ponieważ dostarczasz im kluczowe informacje.
Upewnij się, że Twój kontakt z mediami jest dostępny
Nie zapomnij skontaktować się z mediami w celu uzyskania odpowiedzi na pytania. Jeśli reporter ma dodatkowe pytania, musi szybko uzyskać dostęp do kontaktu z mediami. Pamiętaj, aby podać numer telefonu kontaktu z mediami i wszelkie inne informacje kontaktowe w swoim zestawie prasowym.
Użyj pracowników z doświadczeniem
Nie musisz ograniczać rzeczników wydarzenia do swojego kontaktu z mediami. Jeśli pracownik może dać lepszy dźwięk, ponieważ ma większe doświadczenie w opracowywaniu i pracy z pewnym produktem, należy go udostępnić na pytania.
Przygotuj wcześniej swoje oświadczenie
Jeśli planujesz rozmawiać w kamerze lub z reporterem gazety, zastanów się, co chcesz powiedzieć z wyprzedzeniem. Może pomóc znajomemu, który nie jest zaznajomiony z twoim biznesem, aby przeczytał twój zestaw prasowy i zadał pytania, które ma. Na podstawie tych pytań, a także burzy mózgów własnych wymyśl listę odpowiedzi. Nie chcesz brzmieć na próbę, ale nie chcesz brzmieć nieprzygotowany lub mówiąc "Umm ..." też.
Należy również wziąć pod uwagę różne rodzaje mediów. Gazeta ma inne potrzeby niż telewizja i odwrotnie. Reporter gazet może zadawać pytania znacznie różniące się od reporterów telewizyjnych . Każdy nośnik ma różne sposoby prezentowania wiadomości, więc będą potrzebować tego, który najbardziej odpowiada ich odbiorcom.
Co się stanie, jeśli Reporter się nie pokaże?
Stacja lub gazeta może bardzo dobrze wysłać fotografa lub videografa zamiast reportera. To nie znaczy, że twoja historia nie jest dla nich ważna. Nie byłoby ich tam, gdyby nie planowali podania swojej historii, więc potraktuj kogoś, kto pojawia się bardzo dobrze.
Jeśli kamerzysta dźwiga swój sprzęt, nie oddawaj mu w tym momencie zestawu do prasowania. Zaoferuj mu go, dopóki nie będzie w stanie uzyskać potrzebnych ujęć. Traktując go jak obywatela drugiej kategorii, wróci na stację i może zranić twoje szanse na przyszły zasięg.