Wykonaj pracę na czas
Wykonanie ich na czas jest łatwiejsze do monitorowania. To dlatego, że czas jest łatwiejszy do zmierzenia niż jakość. Musisz określić jasne wymagania, w tym kamienie milowe i terminy, ale musisz też pozwolić na pewną elastyczność.
Zaplanuj harmonogramy lub zaplanuj harmonogramy, aby uwzględnić czas luzu. Zawsze będą jakieś nieprzewidziane wydarzenia, więc rozsądne jest, aby przynajmniej trochę rozluźnić harmonogram. Ilość luzu, jaką dopuszczasz w swoim harmonogramie, będzie różna dla poszczególnych osób, z tym, że osoby starsze i utalentowane będą potrzebowały mniej luzu.
Używanie raportu postępu do śledzenia harmonogramu
Najpowszechniejszą metodą śledzenia, czy praca jest wykonywana na czas, jest raport okresowy, zwykle wykonywany co tydzień dla małych projektów i co miesiąc dla większych projektów. Kiedy masz podwładnych złożyć pisemne raporty z postępów , jednym z elementów, na których będą zgłaszane jest ich przestrzeganie harmonogramu. Jedną z powszechnych metod szybkiego wskazywania statusu są kolory reflektorów. Jeśli projekt był zaplanowany, pokazywałby zielony symbol. Jeśli projekt się spóźni, pokażą to jako czerwony symbol.
Czasami żółty jest również używany do wskazania, kiedy jest mały problem, który nie jest wystarczająco poważny, aby zagwarantować czerwony kolor.
Ty też chcesz, aby zgłaszali wszystko, co blokuje ich postęp. Ta sekcja powinna zawierać informacje o tym, co próbowali usunąć bloker i wyniki tych starań. Jeśli żądają pomocy od ciebie lub od kogoś spoza niej, powinno to być wyraźnie wskazane.
Nie zapomnij, aby zawierały także swoje osiągnięcia. Jeśli zrobili coś, co wyczyściło bloker, zapobiegło problemowi lub w inny sposób pomogło utrzymać harmonogram w stanie nienaruszonym, co powinno być odnotowane w raporcie z postępu.
Na koniec raport z postępu powinien pokazywać procent ukończenia, plan kontra rzeczywisty. Większość projektów robi bardzo niewielkie postępy na początku, potem gwałtownie przyspiesza, a pod koniec projektu ponownie robi powolny postęp. Harmonogram projektu opracowany przez ciebie i twojego pracownika powinien to wyjaśnić. Niezależnie od tego, czy uwzględniłeś to w harmonogramie, musisz ocenić postępy zgłoszone przez pracownika. Procentowy plan ukończenia powinien ogólnie odzwierciedlać, ile czasu przydzielono na projekt. W projekcie z trzymiesięcznym harmonogramem pracownik powinien zgłosić planowany całkowity procent około 1/3 na koniec pierwszego miesiąca. Jeśli podali liczbę znacznie mniejszą lub znacznie większą, byłoby rozsądnie, gdybyś spojrzał trochę głębiej. Ponadto musisz dokonać oceny dokładności tego, co zgłaszają dla rzeczywistego procentu ukończenia. W oparciu o twoją wiedzę na temat projektu i jego ogólnego statusu, powinieneś być w stanie ocenić, w przybliżeniu, czy procent ukończenia zgłoszony przez pracownika jest dokładny czy nie.
Na przykład, jeśli zgłaszają planowaną całkowitą liczbę 60% i faktyczny całkowity procent wynoszący 65%, ale wiesz, że projekt był nękany trudnościami, powinieneś bardziej szczegółowo zbadać raport.
Wykonaj pracę w prawo
Trudniej jest zmierzyć i monitorować, czy Twój pracownik prawidłowo wykonuje pracę. Dzieje się tak dlatego, że trudniej jest zdefiniować i określić ilościowo, co oznacza "dobrze zrobione". Również tutaj, podobnie jak w przypadku harmonogramów, należy określić jasne i konkretne oczekiwania i cele. A jednocześnie z harmonogramami, które pozwalają na pewną elastyczność i luz, musisz być mniej elastyczny pod względem jakości. Dobre jest dobre.
Nie trać z oczu swojego celu. Kiedy mówimy o "zrobionym dobrze", pamiętaj, że wybierasz "doskonały", a nie "doskonały". I nie zapomnij skupić się na wynikach, a nie na procesie .
Śledzenie postępów w uzyskaniu tego
Najlepszym sposobem śledzenia postępów pracowników w zakresie prawidłowego wykonywania pracy są częste spotkania i liberalne wykorzystanie "pokaż i powiedz". Kiedy pracownik zgłasza, że zrobił znaczny postęp, niech pokażą ci, co zrobili. Na początku projektu praca może być nieco trudna i tylko częściowo ukończona. Tego można było się spodziewać. Jednak z biegiem czasu demonstracje pracowników powinny pokazywać postępy, a praca staje się bardziej płynna i kompletna.
Kluczem podczas tych przeglądów jakości jest upewnienie się, że szacunki pracownika dotyczące jakości wykonanej pracy pasują do Twojej. Na przykład, jeśli przejrzysz projekt, który jest o połowę zepsuty, a pracownik wskazuje, że jakość pracy jest na tym poziomie, musisz się upewnić. Jeśli okaże się, że jakość pracy wykonanej do tego momentu jest nadal trudna i wstępna, należy przedyskutować różnicę z pracownikiem i zresetować ich oczekiwania. Jeśli tego nie zrobisz, kiedy uznają, że osiągnęli już jakość, prawdopodobnie oceniasz, że praca jest tylko umiarkowanie zakończona.
Dolna linia
Podczas przeglądania pracy, którą przekazałeś podwładnym, pamiętaj, że nadal jesteś odpowiedzialny za ich pracę. Upewnij się więc, że praca została wykonana na czas i wykonana zgodnie z powyższym opisem. Przy pierwszych oznakach trudności musisz wkroczyć i dostosować standardy pracownika, aby dostosować się do własnych.