Co to jest formularz I-9?
Pracodawcy są zobowiązani do zweryfikowania tożsamości i kwalifikacji do pracy dla wszystkich nowych pracowników. Formularz uprawniający do zatrudnienia (I-9) to formularz utworzony przez Departament Bezpieczeństwa Wewnętrznego Stanów Zjednoczonych (USSIS) Departamentu Bezpieczeństwa Wewnętrznego Stanów Zjednoczonych (USSIS), który musi być wypełniony dla każdego pracownika zatrudnionego w Stanach Zjednoczonych.
Formularz I-9 służy do weryfikacji tożsamości pracownika i ustalenia, czy jest on uprawniony do rozpoczęcia pracy w firmie. Upewnij się, że korzystasz z najnowszej wersji I-9, formularz został poprawiony z dniem 17 lipca 2017 r.
Kiedy formularze kwalifikowalności zatrudnienia zostaną ukończone
Formularz kwalifikowalności zatrudnienia (I-9) musi zostać wypełniony dla wszystkich nowych pracowników . Pracodawca musi zweryfikować kwalifikacje zatrudnienia i dokumenty tożsamości przedstawione przez pracownika i zapisać informacje o dokumencie na formularzu I-9 w ciągu trzech dni od zatrudnienia.
Jeśli pracodawca nie wypełni i nie zatwierdzi formularzy I-9 dla każdego nowego zatrudnienia, może podlegać grzywnom lub innym konsekwencjom prawnym z Departamentu Pracy. Pracownicy muszą przedstawić dokumentację potwierdzającą ich roszczenia i udowodnić, że są legalnie uprawnieni do pracy w USA
Ponadto pracownicy muszą przedstawić oryginalne dokumenty, a nie kserokopie.
Jedynym wyjątkiem jest pracownik może przedstawić uwierzytelnioną kopię aktu urodzenia.
W formularzu pracodawca musi zweryfikować dokumenty kwalifikowalności zatrudnienia i dokumenty tożsamości wystawione przez pracownika i zapisać informacje o dokumencie na formularzu I-9.
Tło dotyczące prawodawstwa
Ustawa o reformie i kontroli imigracyjnej z 1986 r. (IRCA) uznała amerykańskich pracodawców za legalnie odpowiedzialnych za weryfikację kwalifikowalności zatrudnienia wymaganą dla wszystkich nowych pracowników.
Pierwsza część formularza I-9 ma zostać wypełniona przez pracownika, a pracodawca jest zobowiązany do wypełnienia drugiej sekcji w ciągu trzech dni od daty rozpoczęcia pracownika. Podczas gdy formularz I-9 nie jest wymagany dla wolontariuszy lub pracowników kontraktowych, cudzoziemcy potrzebujący wiz do zatrudnienia są zobowiązani do wypełnienia formularza w celu wskazania statusu prawnego w Stanach Zjednoczonych.
Jeśli pracownik nie jest w stanie czytać ani pisać po angielsku, formularz umożliwia tłumaczowi lub prawnikowi przygotowanie formularza w imieniu pracownika. Od października 2004 r. Proces weryfikacji I-9 może zostać zakończony drogą elektroniczną.
Wymagana dokumentacja potwierdzająca kwalifikowalność do pracy
Oprócz podstawowych informacji osobistych, po wypełnieniu formularza I-9 należy dostarczyć dokument potwierdzający tożsamość i uprawnienia do pracy w Stanach Zjednoczonych . Dokumentacja zwykle zawiera pewien rodzaj identyfikacji zdjęcia i potwierdzenie statusu prawnego w kraju, aby sprawdzić krzyżowo prawo do pracy w Stanach Zjednoczonych.
Dopuszczalne dokumenty I-9
Istnieją trzy kategorie dokumentów, które możesz przesłać. Pracownicy są zobowiązani do przedstawienia jednego z dokumentów z listy A lub jednego z dokumentów z wykazu B i jednego z dokumentów z wykazu C.
Lista A (dokumenty, które określają zarówno tożsamość, jak i kwalifikowalność zatrudnienia)
- Paszport Stanów Zjednoczonych
- Karta stałego rezydenta lub karta pokwitowania cudzoziemca (I-551)
- Tymczasowa karta rezydenta (I-688)
- Dokument zezwolenia na zatrudnienie (I-766, I-688B lub I-688A)
- Paszport zagraniczny z tymczasowym stemplem I-551
- Dla cudzoziemców upoważnionych do pracy tylko dla określonego pracodawcy, paszport zagraniczny z formularzem I-94 zezwalający na zatrudnienie u tego pracodawcy
Lista B (Dokumenty określające tylko tożsamość)
- Prawo jazdy wydane przez państwo lub posiadanie z zewnątrz
- Dowód osobisty wydany przez państwo lub posiadanie z zewnątrz
- Native American tribal document
- Kanadyjskie prawo jazdy lub dowód osobisty ze zdjęciem (w przypadku kanadyjskich cudzoziemców upoważnionych do pracy tylko dla określonego pracodawcy)
- Identyfikator szkolny z fotografią
- Karta rejestracyjna wyborcy
- Karta militarna USA lub rekord wojskowy
- Karta identyfikacyjna dowódcy wojskowego
Lista C (Dokumenty określające kwalifikowalność zatrudnienia)
- Karta numerów kont socjalnych bez ograniczeń zatrudnienia
- Oryginalna lub uwierzytelniona kopia aktu urodzenia z oficjalną pieczęcią wydaną przez agencję rządową lub samorządową
- Certyfikacja urodzenia za granicą
- Karta obywatela USA
- Native American tribal document
- Formularz I-94 zezwalający na zatrudnienie u tego pracodawcy (dla cudzoziemców uprawnionych do pracy tylko dla określonego pracodawcy)
- Raport konsularny w sprawie urodzenia za granicą (formularz FS-240)
Kiedy nie musisz wypełniać formularza I-9
Ponieważ ustawa została ustanowiona w dniu 6 listopada 1986 r., Większość opłacanych pracowników jest zobowiązana do złożenia formularzy I-9. Istnieją jednak wyjątki od reguły. Nie potrzebujesz formularza I-9, jeśli:
- Zostali zatrudnieni w dniu 6 listopada 1986 r. Lub wcześniej i nadal pracują, oczekując dalszej współpracy z Twoją firmą w przyszłości.
- Jesteś zatrudniony do "codziennej pracy domowej", jak opieka nad dziećmi, nianię lub sprzątanie, w prywatnym domu z przerwami.
- Jesteś niezależnym kontrahentem.
- Nie pracujesz fizycznie w Stanach Zjednoczonych.
Brak dokumentacji I-9?
Pracownik, który nie dostarczy wymaganego dokumentu lub paragon na dokument zastępczy (w przypadku zagubionych, skradzionych lub zniszczonych dokumentów), w ciągu trzech dni roboczych od daty rozpoczęcia zatrudnienia, może zostać wypowiedziany . Pracownik, który pokazuje pokwitowanie, ma dziewięćdziesiąt dni na przedstawienie oryginalnych dokumentów.
I-9 Form Reverification Process
Formularze I-9 obywatela Stanów Zjednoczonych są ważne bezterminowo, chyba że wystąpi przerwa w zatrudnieniu przekraczająca jeden rok. Obcokrajowcy, którzy otrzymali wizę do pracy lub studenci i goście giełdowi, muszą mieć swój I-9 ponownie sprawdzony przy każdym przedłużeniu lub po wygaśnięciu wizy po wydaniu nowego zezwolenia na zatrudnienie.
Formularze I-9 muszą być przechowywane przez pracodawcę przez trzy lata po dacie rozpoczęcia pracy przez pracownika lub po roku od zakończenia stosunku pracy, w zależności od tego, która z tych dat jest późniejsza.
Klauzule antydyskryminacyjne
IRCA zawiera również klauzule antydyskryminacyjne . W ramach IRCA obywatele Stanów Zjednoczonych, Stałych Mieszkańców i Osoby ubiegające się o azyl, którym zgodnie z prawem zezwala się na pracę w Stanach Zjednoczonych, nie mogą zostać pozbawieni pracy lub mogą zostać skutecznie zlikwidowani ze względu na pochodzenie lub obywatelstwo. Ponadto pracodawcy muszą zaakceptować dowolny z wyżej wymienionych dokumentów do formularza I-9, o ile dokumenty są oryginałami lub uwierzytelnionymi kopiami. IRCA jest wykonalne dla wszystkich pracodawców zatrudniających trzech lub więcej pracowników.
Weryfikacja przez pracodawcę informacji I-9
Pracodawcy mogą weryfikować informacje o pracownikach I-9 w Internecie, aby uniknąć mandatów lub kar za pomocą systemu E-Verify. Jest to usługa online dostarczana przez rząd federalny, która porównuje informacje z formularza I-9 pracownika, weryfikacja kwalifikowalności zatrudnienia, z danymi w dokumentach Departamentu Bezpieczeństwa Departamentu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Ubezpieczeń Społecznych Departamentu Bezpieczeństwa Stanów Zjednoczonych, aby potwierdzić kwalifikowalność zatrudnienia.
Kary dla pracodawców zatrudniających nieautoryzowanych pracowników
Pracodawcy, którzy zatrudniają nieautoryzowanych pracowników, mogą zostać ukarani grzywną w wysokości od 250 USD do 5 500 USD na pracownika w zależności od powagi sytuacji. Przyjmowanie nieuczciwych dokumentów może również spowodować, że firma zapłaci od 375 USD do 3 200 USD za pierwsze przestępstwo, i podwoi to ostatnie za każdy dokument za dodatkowe zdarzenia.
Wreszcie, pracodawcy mogą zostać ukarani grzywną lub zostać obciążeni innymi skutkami dyskryminacji opartej na obywatelstwie, narodowym pochodzeniu, fałszowaniu dokumentów lub odrzuceniu lub odwetem.