Czysto lub niechlujnie nie ma znaczenia. Efektywny robi.
Problemem nie jest to, że twoje biurko jest nieporządne. Problem polega na tym, że ważne rzeczy giną. Albo zostanie pochowany przez nowy materiał, albo jest w nowym materiale, ale nie zostaje zauważony.
W rezultacie spędzasz zbyt dużo czasu na rzeczach, które są po prostu pilne, a nie ważne.
Kiedy twój szef chce wiedzieć, jak szybko może otrzymać raport dla wiceprezydenta , nie chcesz jej powiedzieć, że nie zauważyłeś notatki, którą wysłała ci z prośbą o raport. Ani twój szef nie będzie zachwycony, gdy usłyszysz, że układ nowej linii jest spóźniony, ponieważ odłożyłeś go na bok i został zatarty, a ty o tym zapomniałeś.
Niektórzy powiedzą, że najlepszym sposobem rozwiązania tego problemu jest czyste biurko. Inni mówią, że bałagan jest w porządku. Kto ma rację? Ani. I oboje.
Cluttered Desk, Cluttered Mind
Nie tak dawno temu pojawił się popularny zwrot: "zagracone biurko jest oznaką zagraconego umysłu". Wyrażenie to dało początek całemu przemysłowi zaprojektowanemu, by pomagać biznesmenom w czyszczeniu komputerów, co jest oznaką ich umysłu.
Bez wątpienia widziałeś filmy, w których szef siedzi w swoim biurze na szczycie wieżowca w centrum miasta.
Siedzi za szklanym biurkiem bez szuflad. Jedynymi ozdobami są imponujący zestaw piśmienny do podpisywania ważnych dokumentów i telefonu lub domofonu, aby mógł wydawać zamówienia.
Z drugiej strony...
Wiele osób nie widzi nic złego w stosach papieru przykrywających biurko, a nawet rozlewa się na krzesła i podłogę biurową.
Cytują takie powiedzenia jak "zagracone biurko to znak geniuszu", a "niechlujne biurko to tylko oznaka niechlujnego biurka".
Wszyscy znamy kogoś, kto ma takie biurko. Nie widzisz, jak mogą nawet stwierdzić, czy na pulpicie jest metal lub drewno. Jednak, gdy ich o coś poprosisz, idą prosto na stos, przechodzą przez 2 lub 3 arkusze i wyciągają to, o co prosiłeś.
Co działa dla Ciebie
Obie strony są poprawne. Problem nie jest poprawny. Chodzi o to, które sprawi, że będziesz bardziej skuteczny. Istnieje kilka podstawowych wytycznych, które odnoszą się do obu podejść, ale kluczem jest praca w sposób, który pozwala być najbardziej skutecznym. Prawie każdy musi pozbyć się bałaganu na biurku, ale mając tylko jeden przedmiot na biurku w tym samym czasie, nie będzie działać dla wielu z nas.
Wiele osób pracuje jednocześnie nad kilkoma projektami (lub prawie w tym samym czasie). Typy kreatywne odczuwają potrzebę inspiracji wokół nich. Osoby zorientowane na szczegół wymagają dużej ilości materiałów referencyjnych pod ręką. Niektórzy ludzie czują, że stosy pracy sprawiają, że wyglądają na zajętych i dzięki temu są bezpieczniejsi w czasach zwolnień . Inni czują, że czyste biurko pokazuje, jak wydajni są w pracy.
Ważne jest, aby robić to, co działa dla ciebie.
Jak oswoić potwora
Niezależnie od tego, czy wybierasz się na sterylny szklany pulpit, czy po prostu chcesz wprowadzić nieco więcej porządku w chaosie pulpitu, istnieje kilka podstawowych wskazówek:
- Naprawdę chcę poprawić.
Nie polecam naprawdę surowego podejścia, które niektórzy robią. Niestety, to usprawiedliwia, że wymówki są dla ciebie zbyt łatwe. Ta próba uczynienia biurka mniej zagraconym i bardziej wydajnym zależy od tego, czy wykonasz poważny wysiłek. - Przechowuj, przewijaj lub przesuwaj.
Znajdź trzy pojemniki. Oznacz najmniejszą "zachowaj". Oznacz największy "rzut". Mieć kolejny pojemnik oznaczony jako "przenieś". Naprawdę ważne rzeczy trafią do twojego kontenera, aby później zostać posortowane. Wszystko, co chcesz zabrać do domu lub oddać, trafia do kontenera "przenieś". Cała reszta trafia do pojemnika na wrzucenie. (W idealnej sytuacji pojemnik na tace będzie składał się z dwóch części, z których jedna będzie odpadami, a druga produktami papierowymi, które można poddać recyklingowi).
- Zacznij od najstarszego.
Możesz powiedzieć, patrząc na nich, który stos jest najstarszy. Zwykle jest najdalej od twojego krzesła. Najłatwiej będzie wyrzucić przedmioty z tego stosu. - Oceniaj każdy element tylko raz
Spójrz na każdy przedmiot na stosie. Zdecyduj, do którego kontenera wejdzie. Nie możesz ustawić go z powrotem na biurku na później, musisz zdecydować teraz. Umieść wszystko w jednym z trzech pojemników. Nie ma innej opcji. - Zadaj sobie to pytanie ...
Pierwsze pytanie brzmi: czy mam to gdzie indziej, czy mogę je dostać od kogoś? Jeśli masz kopię w wiadomości e-mail, w raporcie lub na biurku osoby, która przygotowała analizę rynku itp., Nie musisz przechowywać kolejnej kopii. Podrzuć to. Następnie zapytaj "dlaczego potrzebuję tego?" Jeśli odpowiedź brzmi: a) podjąć działanie, b) zrobić z nią coś, gdy otrzymam od kogoś więcej informacji, lub c) odnieść się do niej, gdy wykonuję inną pracę, umieścić ją na stosie. (Gdy pozbędziesz się bałaganu, przeorganizujesz swój stos utrzymania według tych trzech kategorii, więc teraz możesz je oddzielić, co zaoszczędzi czas później.) Jeśli odpowiedź brzmiała cokolwiek innego, rzuć przedmiot. - Bądź bezwzględny. Być odważnym.
Gdy przechodzisz przez każdy stos, zbliżając się i zbliżając do rzeczy, które właśnie przybyły, bądź bezwzględny w swoich decyzjach. Nie brac wiezniow. Jeśli naprawdę tego nie potrzebujesz, rzuć to. I bądź odważny. Nie trzymaj się czegoś tylko dlatego, że pewnego dnia ktoś może cię o coś zapytać. Nie buduj fortecy z papieru, żeby się chronić.
Zarządzaj problemem
Twój pulpit nie musi być sterylny i całkowicie pozbawiony papieru, choć może tak być, jeśli to pomaga. Twoim celem jest uporządkowanie pulpitu tak, aby zmaksymalizować Twoją wydajność. Jeśli oznacza to kilka więcej stosów na biurku niż osoba z sąsiedztwa, to jest w porządku - pod warunkiem, że wszystko, co przechowujesz, pomoże ci osiągnąć cel, jakim jest zwiększenie wydajności .