Proces rozwoju planu outsourcingu
Ale tak jak rodziny podejmują różne decyzje, korporacje mogą podejmować zaskakująco różne decyzje dotyczące outsourcingu. Nie ma szablonu, który działa dla wszystkich firm, ale istnieje proces, który wszystkie firmy muszą rozważyć:
Realizacja
W przeszłości wiele korporacji mogło nie wiedzieć nawet, czym jest outsourcing. Dziś wiedzą o outsourcingu, ale mogą nie zdawać sobie sprawy z tego, ile programów outsourcingowych (i outsourcingowych) już działają: kopiuj centra, pokoje pocztowe, zarządzanie obiektami, IT, a nawet części korporacyjnego działu prawnego . Outsourcing może nie rozwiązać każdego problemu, ale poznanie poprzedniej generacji umów pozwoli zidentyfikować nowe projekty i zapewnić cenny wgląd.
Ustalanie celów
Aby odnieść sukces w tworzeniu programu outsourcingu, musisz zdefiniować konkretne cele, takie jak obniżenie ogólnych kosztów firmy o pięć procent, skupienie się na efektywności dla pojedynczej lokalizacji lub tylko spojrzenie na funkcje wykonywane w jednej jednostce biznesowej.
Cele nie wymagają olbrzymich szczegółów. Wraz ze wzrostem doświadczenia w zakresie outsourcingu definicje ulegną zmianie.
Udział
Potrzebujesz uczestników z wielu dziedzin wiedzy, aby zapewnić wkład do planu, zweryfikować założenia i zapewnić fachową ocenę. Gdy przejdziesz z ogólnego planu do konkretnych projektów, powtórzysz ten proces i utworzysz podgrupy o jeszcze bardziej konkretnej wiedzy.
Identyfikacja
Teraz, gdy masz cele i ekspertów, aby zidentyfikować i zinterpretować informacje, nadszedł czas, aby zidentyfikować konkretne projekty dla twojego programu outsourcingowego. Każda firma opracowuje różne kryteria i jest kierowana przez kulturę tak samo jak przez analizę finansową lub operacyjną, ale istnieją wspólne kryteria, na które powinieneś zwrócić uwagę:
- Poprzednie decyzje: Twoja firma prawdopodobnie podjęła wcześniej decyzje o korzystaniu z osób nie będących pracownikami, takich jak pracownicy tymczasowi lub umowy o świadczenie usług. Praca z Procurement i twoim PMO ( Project Management Office) po szczegóły. Zobacz, jak rozwiązali problemy na tej liście i opracuj wyciągnięte wnioski.
- Wiedza specjalistyczna: Czy wykonujesz funkcje lub produkujesz produkty bez wystarczającej wiedzy lub masz problemy z zachowaniem menedżerów? Czy obecne kierownictwo ma plan rozwiązania tych problemów? Jeśli nie, może to być dobry projekt outsourcingowy.
- Jakość: nawet jeśli funkcja ma osoby o odpowiednich umiejętnościach i doświadczonych menedżerów, możesz nie uzyskać wymaganego poziomu usług. Czy menedżer prowadzi ankiety wśród klientów? Co klienci mówią o produktach lub usługach? Różnica w jakości lub brak zainteresowania obsługą klienta to kolejna flaga outsourcingu.
- Koszt: usługa o wyjątkowo wysokiej jakości niekoniecznie jest dobra. Jak Twoje koszty są porównywane z konkurencją? Czy funkcja generuje raporty miesięczne: koszty jednostkowe, koszty operacyjne, wieloletnie trendy kosztów? Jeśli funkcja ta nie może wygenerować tych raportów, usługa zlecona na zasadzie outsourcingu może zapewnić większą przejrzystość operacji.
- Skala: Kiedy zbadasz całą swoją firmę, dokonasz wielu nieoczekiwanych odkryć. Skup się! Jeden duży projekt jest lepszym kandydatem do outsourcingu niż kilka mniejszych projektów. Ten jeden duży projekt będzie wymagał znacznie mniej zasobów administracyjnych i zarządzających. Zachowaj obszerną listę, ale tylko wybranych kandydatów, którzy mają duży wpływ na twoją pierwszą falę projektów.
- Bezpieczeństwo: Masz teraz dobry pomysł na potencjalne projekty. Czas przefiltrować je zgodnie ze standardami bezpieczeństwa. Bezpieczeństwo jest złożonym i kontrowersyjnym tematem. W różnych branżach obowiązują różne standardy, a niektóre firmy mają większe poczucie bezpieczeństwa niż ich konkurenci. Zrozumieć wewnętrzne i przemysłowe standardy i odpowiednio ograniczyć projekty outsourcingowe. Obejmują prawne , IT, korporacyjne bezpieczeństwo, zgodność (jeśli dotyczy) oraz wszelkie wydziały "ryzyka" w Twoich dyskusjach.
- Priorytetyzacja: Każda pozycja powyżej (i być może inne cechy) musi być oceniona, a następnie każdemu projektowi należy przypisać całkowitą "wartość outsourcingową". Niewątpliwie będzie wiele dyskusji nad tym, które cechy są najważniejsze, jeśli ich wyniki są dokładne i czy należy wziąć pod uwagę inne cechy. Nie zdziw się, jeśli proces ten potrwa miesiące, a nawet lata.
- Komunikacja: zanim nadałeś priorytet potencjalnym projektom, odbyłeś wiele spotkań i rozmawiałeś z wieloma ludźmi. Oczekiwać, że te dyskusje będą informacjami publicznymi w departamentach, do których jesteś skierowany na outsourcing. Zawsze zakładaj, że te dyskusje trafią do twojej populacji pracowników, często w czasie rzeczywistym. Starannie przemyślana komunikacja korporacyjna musi być przygotowana i gotowa. Nigdy nie pozwól, aby plotki stały się lepszym źródłem informacji niż fakty.
Wykonywanie swojego planu outsourcingowego
Pod koniec tego procesu będziesz mieć swój początkowy plan outsourcingu. Wykonanie tego planu obejmuje o wiele więcej kroków: potwierdzanie danych, tworzenie podkomitetów dla konkretnych projektów, identyfikowanie dostawców, uruchamianie pilotów, udzielanie zamówień i tak dalej. Jednak opracowanie planu zawiera pierwsze i najważniejsze kroki.