Opis stanowiska recepcjonistki
Recepcjonistki wykonują zadania administracyjne i biurowe, takie jak odbieranie telefonów i poczty e-mail, przyjmowanie odwiedzających i dostarczanie ogólnych informacji o swojej organizacji do wiadomości publicznej i klientów.
Recepcjonistka jest z definicji pierwszą osobą, którą zwykle widzi odwiedzający. Przednie wejście do kompleksu biurowego lub placówki medycznej zwykle będzie miało recepcjonistę, którego głównym zadaniem jest skierowanie odwiedzających do właściwego biura w obiekcie. Poszczególne biura mogą również mieć własną recepcję lub asystent biura lub kierownik biura może pełnić tę funkcję. Rzeczywiście, trzy klasy w pewnym stopniu do siebie. Choć czasami pomijane, recepcjonistki zajmują kluczową i zaufaną rolę w każdej firmie.
Wynagrodzenie
Mediana wynagrodzenia dla księgowych wyniosła 27 720 USD rocznie w maju 2016 r. Według danych Bureau of Labor Statistics. Będzie się różnić w zależności od obszaru i poziomu doświadczenia.
Top 5 potrzeb Recepcjonistki umiejętności
Oto informacje na temat najlepszych umiejętności, jakich poszukują pracodawcy przy zatrudnianiu recepcjonistów:
1. Profesjonalizm
Jako recepcjonistka powinnaś być pierwszą osobą, którą widzi klient lub inny gość po przyjeździe.
Oznacza to, że jesteś odpowiedzialny za zapewnienie każdemu pierwszego wrażenia twojego pracodawcy. Musisz więc ucieleśnić ideały swojej firmy, zarówno w swoim zachowaniu, jak i wyglądzie. Zobacz część. Pozdrów wszystkich z uśmiechem i miłym słowem i pokaż, że z przyjemnością Ci pomożesz.
2. Umiejętności komunikacyjne
Komunikacja jest bardzo ważna, ponieważ Twoim głównym zadaniem jest pozdrawianie ludzi, znajdowanie potrzebnych informacji i pomaganie im w osiągnięciu tego.
Większość tej komunikacji będzie werbalna, osobiście lub przez telefon.
Oprócz interakcji z odwiedzającymi, będziesz musiał również ściśle współpracować ze wszystkimi różnymi osobami, które odwiedzają odwiedzający. Jeśli ważne spotkanie zostanie zakończone, być może trzeba będzie wyjaśnić, dlaczego tak się dzieje. Jeśli ktoś ma zły dzień, możesz ponieść jego ciężar.
Jeśli sytuacja kryzysowa pojawi się w miejscu pracy lub przed nim, możesz być pierwszą osobą, która musi na nią odpowiedzieć i zdecydować, co zrobić. I zawsze będziesz musiał upewnić się, że informacje przepływają przez ciebie dokładnie i sprawnie.
3. Umiejętności technologiczne
Najwyraźniej będziesz korzystał z systemu telefonicznego, prawdopodobnie z wieloma wewnętrznymi i zewnętrznymi liniami, które musisz płynnie obsługiwać. Najprawdopodobniej będziesz również musiał znać arkusze kalkulacyjne, oprogramowanie do edytowania tekstów, pocztę e-mail firmy i systemy wymiany plików, a także prawdopodobnie kilka platform społecznościowych i własne oprogramowanie firmy. Zawsze jest maszyna do kopiowania, a papier zawsze się zacina. Czy możesz to naprawić?
4. Organizacja
Będziesz łącznikiem dużej części komunikacji wewnętrznej twojego pracodawcy. Oznacza to, że będziesz musiał nie tylko utrzymać porządek, ale także sprawić, aby wszyscy pozostali zorganizowani.
Być może jesteś odpowiedzialny za przechowywanie i prostowanie materiałów do czytania lub materiałów informacyjnych w swojej poczekalni.
5. Zdolność do wielozadaniowości
Rzadko będziesz miał tylko jedną rzecz do załatwienia. Nowa rozmowa telefoniczna może nadejść, gdy nadal jesteś w trybie online z pierwszym, więc musisz powitać nowego dzwoniącego, a następnie wrócić. Tymczasem trzy osoby mogą osobiście czekać na rozmowę z tobą. Będziesz musiał zachować potrzeby każdej osoby osobno w swoim umyśle, nie zaniedbywać nikogo i nie dać się przygnębić ani sfrustrować. Niektórzy ludzie lubią wyzwania. Niektórzy nie. Jeśli możesz wykonywać wiele zadań jednocześnie , możesz być atutem dla swojego pracodawcy i firmy, i prawdopodobnie odniesiesz sukces jako recepcjonista.
Lista umiejętności recepcjonistki
Wymagane umiejętności dla pracy recepcjonistki będą się różnić w zależności od pracy, o którą się ubiegasz.
Oto lista możliwych umiejętności, które możesz potrzebować, aby zostać zatrudnionym.
A - G
- Precyzja
- Wsparcie administracyjne
- Odpowiadanie na pytania
- Planowanie spotkań
- Pomaganie innym
- Dbałość o szczegóły
- Wsparcie kościelne
- Relacje z klientami
- Komunikacja
- Komputer
- Potwierdź terminy
- Korespondencja
- Orientacja na klienta
- Obsługa klienta
- Wprowadzanie danych
- Dostarczanie poczty
- Dyplomacja
- Kierowanie odwiedzającymi
- Korespondencja e-mail
- Planowanie wydarzenia
- Odkładanie do akt
- Przekazywanie połączeń telefonicznych
- Przyjazny
- Obsługa recepcji
- Powitanie odwiedzających
H - M
- Interpersonal
- Wydawanie zabezpieczeń
- Poczta
- Zarządzanie książkami gości
- Spotkania
- Otrzymywanie wiadomości
- Microsoft Office
N - S
- Obowiązki biurowe
- Wyposażenie biura
- Wsparcie biura
- Organizacja
- Rozmowy telefoniczne
- Priorytetyzacja
- Dostarczanie informacji
- Dostarczanie materiałów do czytania
- Punktualność
- Rejestrowanie gości
- Niezawodność
- Badania
- Kontrola i kierowanie połączeń
- Samozmotywowany
- Tablica rozdzielcza
T - Z
- Praca w zespole
- Telefon
- Zarządzanie czasem
- Walidacja biletów parkingowych
- Komunikacja werbalna
- Oczekiwanie na utrzymanie obszaru
- Witajcie odwiedzający
- Przetwarzanie tekstu
- Komunikacja pisemna
Zwroty do wzięcia w Recepcjonistce Wznów
CV dla stanowiska recepcjonisty powinno zawierać szereg sekcji, takich jak cel lub profil , podsumowanie kwalifikacji , obszary wiedzy, osiągnięcia, historia zatrudnienia, umiejętności i wykształcenie.
Poniższe zwroty pomogą ci w przygotowaniu CV Możesz użyć tych stwierdzeń w sekcji umiejętności, kwalifikacji lub mocnych stron twojego CV:
• Wysoce wykwalifikowani w witaniu gości i kierowaniu ich do właściwej osoby lub sekcji
• Dobrze zorientowany w zarządzaniu książkami gości i wydawaniu przepustek bezpieczeństwa
• Praktyczne doświadczenie w przekazywaniu informacji odwiedzającym i odpowiadanie na ich pytania
• Sprawdzony zapis odbierania / przekazywania połączeń i odbierania wiadomości
• Udokumentowana umiejętność radzenia sobie z zapytaniami telefonicznymi i e-mailowymi
• Potrafi utrzymać zorganizowaną recepcję
• Wszechstronna wiedza na temat organizowania materiałów do czytania w poczekalni
Poniższe obowiązki służbowe w recepcji są podane w czasie przeszłym i mogą służyć do opisania twoich doświadczeń z pracą, którą wykonywałeś w przeszłości. Jeśli chcesz zapisać opis swojego bieżącego zadania odbioru w swoim CV, powinieneś zmienić te wyrażenia na czas teraźniejszy.
• Witani, asystowani i kierowani goście, pracownicy, goście i ogół społeczeństwa
• Odpowiedział na wszystkie przychodzące połączenia i odpowiedział na zapytania dzwoniącego
• Świadczone usługi wsparcia biura w celu zapewnienia efektywności
• Odpowiadał na gości i zapytania publiczne
• Otrzymane, skierowane i przekazane przez faksy telefoniczne
• Skierowanie pracowników, gości i ogółu do właściwego pracownika
• Utrzymywać wystarczającą zapasy materiałów biurowych
• Zapewnione przetwarzanie tekstu i obsługa administracyjna
• Podniósł i dostarczył pocztę
• Utrzymuj wspólny system archiwizacji i przechowuj wszystkie litery
• Koordynacja naprawy i konserwacji materiałów biurowych
• Świadczone usługi administracyjne dla kierownika biura
Przykład wznowienia działalności Recepcjonistki
Zawsze pomaga mieć przykład, więc przyjrzyjmy się, jak powinien wyglądać recepcjonista i dostosuj się do potrzeb poszukiwania pracy:
Imię Nazwisko
123 Moore Ave.
Albany, NY 12201
(111) (222-3333)
firstnamelastname@email.com
Doświadczenie zawodowe
Recepcjonistka / Asystent administracyjny
Kancelarie prawne Smith i Reilly
Colonie, NY
Styczeń 201X - Present
- Zaplanuj i weź udział w spotkaniach, weź udział w spotkaniach, rozprowadź minuty przez e-mail do wszystkich partnerów.
- Uporządkuj dokumenty w ramach przygotowań do terminów sądowych
- Pierwsza osoba kontaktu dla klientów.
- Zamówione i konserwowane materiały biurowe dla firmy.
- Organizuj i odpowiadaj na e-maile w razie potrzeby.
Recepcjonista
Dental Office of Dr Smith
Albany, NY
Grudzień 20XX - grudzień - 20XX
- Po przyjeździe witali pacjentów.
- Zaplanowane spotkania osobiście i przez telefon.
- Obsługiwane pliki medyczne (sporządzanie notatek, sortowanie i archiwizowanie).
- Zgłoszone roszczenia z firmami ubezpieczeniowymi.
- Obsługa przychodzących i wychodzących wiadomości e-mail i poczty.
Przedstawiciel Biura Obsługi Klienta
Krajowa spółka energetyczna
Albany, NY
20 września - 20XX XXXX
- Odpowiedzi na telefony z obsługą klienta.
- Rozwiązane problemy i problemy klientów.
- Kierował klientów do odpowiednich zasobów.
- Komfortowo wykorzystany komputerowy system obsługi klienta.
Inne doświadczenie
Camp Happiness - Camp Counsellor
Lato 199X
Latham High Gazette - Redaktor prasowy
Junior i Senior Years of High School
Edukacja
ABC College, Albany, NY
Bachelor of Arts
Major: Business Administration
Umiejętności
- Doskonałe umiejętności MS Office.
- Doskonałe umiejętności gramatyczne.
- Doświadczaj odbierania połączeń za pomocą telefonów wieloliniowych.
- Wygodne korzystanie z różnorodnych urządzeń biurowych.
- Zdolność do utrzymania zorganizowanego i uporządkowanego obszaru roboczego.
- Silne umiejętności obsługi klienta.
Wskazówki dotyczące pisania CV
Podczas kompilacji CV weź pod uwagę wszystkie odpowiednie umiejętności, pamiętając o typie biura, w którym będziesz pracować. Zapisz swoje CV specjalnie do pracy, o którą się ubiegasz.
Na przykład, jeśli ubiegasz się o stanowisko w biurze medycznym, pamiętaj o podkreśleniu swoich umiejętności, które będą wykorzystywane w tego rodzaju otoczeniu, takim jak obsługa klienta, telefon czy umiejętność złożenia wniosku. Oto jak dopasować swoje umiejętności do opisu stanowiska .