Jak szybko i łatwo znaleźć ważne zapisy
Jedyny moment, w którym wydajesz się myśleć o ważnych dokumentach, jest wtedy, gdy ich potrzebujesz. Często nie możesz ich znaleźć, kiedy ich potrzebujesz, ponieważ albo nie masz zorganizowanego i scentralizowanego systemu do przechowywania ważnych dokumentów i / lub kiedy ostatnio ich potrzebujesz, po prostu wrzuciłeś je z powrotem do morza dokumenty w twoim domowym biurze, zamiast odkładać je z powrotem tam, gdzie należały.
Brzmi znajomo?
Gdy wszystkie wasze ważne papiery rozprzestrzeniają się po całym domu, marnujecie dużo czasu i energii na poszukiwanie. Ryzykujesz także utratą części z nich całkowicie. Ale dzięki kilku prostym krokom możesz uporządkować swoje ważne dokumenty papierowe w godzinę w ten weekend!
Będziesz potrzebował małej, dwudrożnej szafki na dokumenty lub przenośnego wiszącego pudełka na pliki, wielobarwnych wiszących plików (6 różnych kolorów), maniliowych folderów z trzecią górną zakładką i ognioodpornego sejfu (opcjonalnie). Lub możesz kupić duże wkładki do segregatorów i wkładek. Kiedy już masz towar, oto sześć kroków, które musisz wykonać, aby uporządkować swoją papierkową robotę.
Krok pierwszy: Zbierz wszystkie swoje dokumenty
Zanim będziesz mógł uporządkować wszystkie ważne dokumenty, musisz je zlokalizować. Czasami łatwiej powiedzieć, niż zrobić.
Sprawdź swoje domowe biuro, jak w szufladach i papiery ułożone na biurku lub stole. Sprawdź stosy papieru zaśmiecające blaty kuchenne, a także szuflady kuchenne i kosze.
Spójrz na swoją komodę i szafkę nocną (możesz zostawić je w porannym pośpiechu i zapomniałeś o nich). Wreszcie, sprawdź torebkę lub teczkę na ważne dokumenty, które przypadkowo wciąż nosisz (opps).
Krok drugi: Skategoryzuj swoje dokumenty
Najważniejsze dokumenty należą do jednej z sześciu poniższych kategorii.
Posortuj wszystkie zebrane dokumenty w następujący sposób:
- Dokumenty dotyczące domu i nieruchomości - hipoteka, akty własności, projekty i pokwitowania związane z wynajmem domu, instrukcje obsługi i gwarancje urządzeń, informacje o podatku od nieruchomości, polisy ubezpieczeniowe i podręczniki
- Auto-rekordy - tytuły, zapisy serwisowe, polisy ubezpieczeniowe i informacje, informacje o pożyczkach i zapisy płatności
- Dokumentacja medyczna - polisy ubezpieczeniowe, podręczniki świadczeń ubezpieczenia zdrowotnego, wyjaśnienie świadczeń medycznych, rachunki za leki, listy recept, elastyczne informacje o wydatkach, pokwitowania medyczne, dyrektywy medyczne, polisy ubezpieczeniowe na życie
- Dokumenty finansowe - wyciągi bankowe, deklaracje podatkowe, rejestry odliczeń podatkowych, dokumenty inwestycyjne, dokumenty kredytowe, wyciągi z kart kredytowych
- Elektroniczne zapisy - umowy i podręczniki do telefonów komórkowych; pokwitowania sprzedaży i gwarancje na komputery, laptopy i iPady; plany i rachunki kablowe i internetowe; potwierdzenie sprzedaży routera bezprzewodowego i instrukcja obsługi
- Dokumenty osobowe - akty urodzenia, akt małżeństwa, zaświadczenie rozwodowe, dokumenty powiernicze, informacje o ubezpieczeniach społecznych, dokumentacja szczepień, paszporty, dokumentacja służby wojskowej, zapisy chrztu i potwierdzeń, testamenty, plan pogrzebowy i informacje o miejscu pochówku. Jeśli masz zwierzęta domowe, możesz również dołączyć do nich ważne dokumenty, takie jak informacje weterynaryjne i szczepionki.
Krok trzeci: znajdź ważne dokumenty
Większość ważnych dokumentów może być przechowywana w zwykłej szafce na dokumenty lub w przenośnym wiszącym pudełku. Są jednak pewne rzeczy, które powinny być przechowywane w sejfie ogniowym lub poza nim, takim jak sejf.
Zasadnicze dokumenty to dokumenty, których wymiana byłaby bardzo trudna lub bardzo czasochłonna. Mogą zawierać poufne dane osobowe, które mogą zostać naruszone w przypadku włamania lub rabunku. W przypadku, gdy twój dom został zniszczony przez pożar lub powódź, te ważne dokumenty pozostaną nietknięte.
W przypadku większości osób następujące dokumenty uznano by za istotne: informacje o ubezpieczeniach społecznych, akty urodzenia, polisy ubezpieczeniowe wraz z danymi kontaktowymi agenta, testamenty, akty własności, tytuły samochodów, paszport i wszelkie umowy lub umowy wymagające oryginalnego podpisu.
Zrób listę główną wszystkich ważnych dokumentów umieszczonych w sejfie ognioodpornym lub w opcji przechowywania poza biurem.
Krok czwarty: Zduplikuj portfel
Większość z nas każdego dnia przenosi krytyczne informacje do naszych portfeli. Czy wiesz wszystko, co masz w portfelu? Co byś zrobił, gdyby twój portfel został zgubiony lub skradziony?
Wykonuj kopie prawa jazdy, karty dawcy, karty ubezpieczenia zdrowotnego, karty członkowskie, takie jak karty lojalnościowe siłowni, kluby magazynów i, co najważniejsze, wszystkie karty kredytowe i debetowe (kopiuj z przodu iz tyłu). Zachowaj te kopie z innymi ważnymi papierowymi dokumentami:
Krok piąty: Stwórz prosty system archiwizacji
Im prostszy system plików, tym bardziej prawdopodobne jest, że będziesz go używać w sposób ciągły. Weź każdą kategorię ważnego dokumentu i przypisz mu kolor pliku wiszącego:
- Dokumentacja domu i nieruchomości
- Auto Records
- Zapisy zdrowotne
- Księgi finansowe
- Elektroniczne rekordy
- Osobiste rekordy
Dodaj odpowiednią liczbę wiszących plików do swojego systemu archiwizacji pod kątem liczby dokumentów, które posiadasz w każdej kategorii.
Użyj folderów manila i utwórz folder dla każdego dokumentu w każdej kategorii. Umieść foldery w odpowiedniej kolorowej sekcji plików wiszących.
Jeśli kupiłeś duży trójpierścieniowy segregator i wkładki, oznacz karty z powyższymi nazwami rekordów, papierowymi dziurkaczami wszystkie dokumenty i uporządkuj je. Jeśli papiery nie powinny być dziurkowane papierem, dziurkaczem papieru folder i umieścić dokumenty w folderze.
Teraz, jeśli papierkowa robota nie jest twoją rzeczą, może to być dla ciebie moment uwolnienia. Możesz zeskanować wszystkie te dokumenty, zapisać je na dysku twardym, a następnie zniszczyć je wszystkie. Ale skorzystaj z własnej dyskrecji, ponieważ niektóre dokumenty są lepiej zapisane. Wykorzystaj swoją najlepszą ocenę.
Trwający serwis
Teraz, gdy twoje ważne dokumenty są zorganizowane, utrzymuj je w porządku. Każdego miesiąca, gdy płacisz rachunki, złożyć nowe dokumenty w odpowiedniej sekcji swojego zbioru danych. W tym samym czasie szukaj dokumentów usuniętych z systemu w ciągu miesiąca, które mogą być poza systemem. Prześlij je ponownie. Co najmniej dwa razy w roku przejrzyj dokumenty w swoim systemie plików, aby sprawdzić, czy można je usunąć. Dobry harmonogram do naśladowania jest na pierwszym roku i na końcu każdego roku szkolnego.
Przy odrobinie wysiłku możesz czerpać długoterminowe korzyści, organizując ważne dokumenty papierowe.
Edytowane przez Elizabeth McGrory.