Najlepsze praktyki dotyczące komunikacji e-mailowej z pracownikami OE
Każdego roku otwarta rejestracja umożliwia pracodawcom oferowanie pracownikom grupowych korzyści przez krótki czas, na ogół około 30 do 45 dni. Podczas tego krytycznego okna pracownicy muszą być informowani o świadczeniach pracowniczych, do których mogą się zapisać, kiedy to zrobić i gdzie się zapisać. Niestety, wiele zespołów ds. Zasobów ludzkich ma trudności z przekazaniem pracownikom niezbędnych informacji, aby mogli oni zostać pominięci.
E-maile mogą być potężnym narzędziem komunikacji dla edukowania pracowników w okresach otwartych rejestracji, jeśli są wykorzystywane prawidłowo. Ponieważ jest powszechnie akceptowane i dostępne jako narzędzie komunikacji, może to być dobry sposób na dotarcie do wszystkich pracowników. Zapoznaj się z 10 poradami ekspertów dotyczącymi przekazywania korzyści podczas otwartej rejestracji, aby Twoi pracownicy w pełni skorzystali z Twoich ofert grupowych w tym roku.
Porada 1: Planuj przekazywanie korzyści przed, w trakcie i po otwartej rejestracji
Miesiące przed datą otwartej rejestracji, ważne jest posiadanie solidnego planu komunikacji w celu dostarczenia pracownikom odpowiednich informacji przed rejestracją, podczas aktywnej rejestracji i po zamknięciu rejestracji. Może to być seria wiadomości e-mail zachęcających pracowników do podejmowania określonych działań, z linkami do strony rejestracji i informacjami o korzyściach .
Tip # 2 - Przypisywanie przedstawiciela ds. Komunikacji z kluczowymi korzyściami
Responsywność ma kluczowe znaczenie podczas otwartej rekrutacji, ponieważ w tym czasie pracownicy będą mieli niezliczone pytania.
Pamiętaj, aby przypisać co najmniej jedną osobę, która będzie służyć jako punkt kontaktowy dla wszystkich przychodzących wiadomości e-mail od pracowników, którzy mają pytania i wątpliwości. Powinien to być ktoś, kto dobrze zna szczegóły planu, stawki i terminy.
Porada 3 - Użyj wewnętrznego systemu do zbierania informacji i analiz związanych z korzyściami
Czy Twoja firma aktywnie śledzi rejestrację, częściowe rejestracje i inne aspekty procesu rejestracji?
W przeciwnym razie system wewnętrzny może być pomocny w utrzymaniu zarządzania rejestracją w całej organizacji. Użyj bezpłatnego serwera poczty e-mail, takiego jak Outlook, aby skonfigurować powiadomienia e-mail o zmianach danych.
Tip # 4 - Stwórz serię wiadomości dla cotygodniowych punktów kontaktu z pracownikami
Otwarta rejestracja może być łatwiejsza i bardziej produktywna, gdy istnieje stała wymiana między zespołem HR a pracownikami. W ramach strategii komunikacji e-mailowej utwórz serię komunikatów dotyczących tematów dotyczących zdrowia i dobrego samopoczucia, cech programów świadczeń i innych powiązanych kwestii. Wysyłaj w cotygodniowych e-mailach dotykowych.
Tip # 5 - Daj menadżerom cotygodniowy rachunek z rekrutacji świadczeń
Zawsze dobrze jest uzyskać pełne wpisowe od menedżerów podczas rekrutacji świadczeń. Czemu? Menedżerowie mogą pomóc pracownikom w ustaleniu priorytetów w zakresie uzyskania świadczeń na nadchodzący rok planowy, a także mogą podzielić się, w jaki sposób świadczenia wspierają cele pracowników. Skorzystaj z ukierunkowanej kampanii e-mailowej dla menedżerów podczas okresów OE, aby być na bieżąco z ważnymi zadaniami i datami.
Porada 6 - Spraw, aby wiadomości e-mail z korzyścią były przyjemne
Otwarty okres rejestracji nie musi być stresujący. W rzeczywistości może to być okazja do odrobiny zabawy.
Rozwijaj wiadomości e-mail zawierające zabawne gry, takie jak pytania dotyczące ciekawostek, ciekawe fakty o firmie i bezpłatne prezenty na zdrowych przekąskach.
Tip # 7 - Upewnij się, poprawność gramatyki i pisowni w e-mailach
Przed wysłaniem jakichkolwiek wiadomości e-mail z korzyściami, upewnij się, że gramatyka i pisownia są dokładnie sprawdzane. Może to zagwarantować, że literówki nie trafią do czytelników, a e-maile mają sens. Literówki mogą mylić pracowników i wyglądają nieprofesjonalnie.
Tip # 8 - Użyj standardowego szablonu e-maila i pomiń kod HTML
Podczas opracowywania wiadomości e-mail do komunikacji z korzyścią, eksperci twierdzą, że najlepiej jest trzymać się standardowego szablonu wiadomości e-mail i zachować prostotę. Zabłąkany HTML może zakłócać działanie niektórych programów do czytania e-maili, zwłaszcza na urządzeniach mobilnych.
Tip # 9 - Napisz potężne linie tematyczne
Wiadomości e-mail będą czytane dopiero po ich otwarciu.
Nie stanie się tak, jeśli temat nie zmusi odbiorców. Podczas pisania wiadomości e-mail skup się na utworzeniu tematu wiadomości e-mail, który zaintryguje odbiorców, aby otworzyli wiadomość e-mail z takimi słowami kluczowymi jak "pilny", "czasochłonny" i "uwaga" może pomóc w osiągnięciu tego celu.
Tip # 10 - Używaj całkowitych nagród w sezonowych wiadomościach e-mail
Aby pomóc pracownikom w zrozumieniu pełnej wartości ich świadczeń pracowniczych, używaj wszystkich oświadczeń o nagrodach przynajmniej raz w ciągu tego kwartału. Można go dołączyć jako plik PDF do poszczególnych e-maili lub można dołączyć hiperłącze do wiadomości e-mail, aby wygenerować pełną deklarację nagrody dla wygody pracowników.