Zwrot pracownika za korzystanie z własnego pojazdu
Zwrotu pracownika za korzystanie z własnego samochodu będą różnić się nieco od pracodawcy i sektora, ale większość organizacji rekompensuje pracownikom w przybliżeniu Standardowy kurs milowy ustalony przez IRS lub stopa zwrotu pojazdu własności prywatnej.
Stawka jest ustalana corocznie przez General Services Administration (GSA) na podstawie badań przeprowadzonych przez niezależną firmę konsultingową w zakresie bieżących kosztów użytkowania pojazdu.
Na 2018 r. Stawka IRS wynosi 54,5 centa za przejechaną milę, z 53,5 centa za 2017 r. I niższą od 54 centów za 2016 r. I 57,5 centa w 2015 r. Ta stała, standardowa stawka obejmuje koszty ubezpieczenia, rejestracji, gazu, olej i konserwacja. Dla kogoś, kto dużo wozi do pracy, może to doprowadzić do całkiem znaczącej dedukcji.
Większość pracodawców zwraca się po stawce IRS lub GSA, ponieważ mogą potrącać do tej kwoty jako wydatek, gdy składają zeznanie podatkowe dotyczące podatku dochodowego od osób prawnych, chociaż istnieją inne złożone formularze podatkowe, z których mogą korzystać pracodawcy. Kiedy wykwalifikowani pracownicy są trudni do znalezienia podczas ekspansji ekonomicznej, pracodawcy częściej zapewniają konkurencyjne stawki zwrotu.
Internal Revenue Service wymaga, aby płatności za zwrot były dokonywane osobno od listy płac bez żadnych podatków.
Większość pracodawców będzie zatem przetwarzać płatności z tytułu wydatków poprzez system zobowiązań, aby zachować je oddzielnie od listy płac i zachować zgodność z przepisami IRS.
Jeśli Twój pracodawca zwraca środki na lub w pobliżu stawki GSA lub IRS, możesz mieć pewność, że otrzymujesz uczciwą ofertę. Jeśli otrzymujesz mniej niż stawka IRS, możesz być w stanie odliczyć część wydatków od podatku dochodowego od osób fizycznych.
Refundacja pracownika rządowego
Pracownicy rządowi zawsze będą zwracani dokładnie według stawki GSA, jeśli korzystanie z samochodu prywatnego jest dozwolone lub gdy nie jest dostępny żaden pojazd rządowy.
Wymagania dotyczące zwrotu wydatków na samochód
Będziesz musiał dostarczyć dziennik przebiegu, paragrafy i dokumentację wszelkich innych dopuszczalnych wydatków związanych z samochodem. Bez szczegółowych zapisów raport wydatków może zostać odrzucony. Albo, co gorsza, twój pracodawca może potencjalnie podjąć działania dyscyplinarne, jeśli uzna, że twoje roszczenie może być oszukańcze. Wielu pracodawców wymaga równoczesnego prowadzenia ewidencji, podobnie jak IRS. Nie próbuj oszacować przebiegu, ponieważ może to naruszać zasady obowiązujące u pracodawcy.
Trzymanie pióra i papieru w samochodzie to jedna z metod, aczkolwiek nudna; lepszym wyborem jest aplikacja do monitorowania przebiegu, która automatycznie śledzi Twoje podróże w dzienniku, który możesz wydrukować lub pobrać. Jest to skuteczny sposób na śledzenie przebiegu, punktów początkowych i końcowych oraz celów biznesowych, które napęd ma uwzględnić w raporcie z wydatków.
Konsekwencje podatkowe
Zwroty za przebieg są uważane za wolne od podatku przez pracodawców, o ile są udokumentowane i nie przekraczają rzeczywistych wydatków.
Jednak pracodawca nie może bezpośrednio pokryć kosztów operacyjnych, takich jak naprawy lub konserwacja samochodu bez konsekwencji podatkowych. Inne wydatki, takie jak opłaty drogowe bezpośrednio związane z transportem biznesowym, mogą zostać zwrócone bez opodatkowania pod warunkiem, że masz pokwitowania.
Niektórzy pracodawcy zapewniają miesięczny dodatek na wydatki samochodowe. Jeśli pracownicy są zobowiązani do dostarczenia rejestrów wydatków, będą opodatkowywani tylko za każdą otrzymaną kwotę przekraczającą zarejestrowane wydatki. Jeśli pracodawcy nie wymagają dokumentacji, dodatek może podlegać opodatkowaniu.
Począwszy od roku podatkowego 2018, wraz z wprowadzeniem ustawy o ograniczeniach podatkowych i ustawie o zatrudnieniu, pracownicy nie będą już mogli odliczyć niewykorzystanych wydatków na samochód. W 2017 r. I latach wcześniejszych wydatki te podlegały odliczeniu w wysokości przekraczającej 2% skorygowanych dochodów brutto.
Dlatego pracownicy, którzy będą prowadzić szeroko działalność w ramach wykonywania swoich obowiązków służbowych, powinni dokładnie ocenić politykę zwrotów firmy, przeglądając oferty pracy. Jeśli pracodawca zazwyczaj nie zwraca kosztów samochodu, możesz zaproponować obniżenie wynagrodzenia w zamian za zwrot kosztów, ponieważ zwrot kosztów będzie chroniony przed opodatkowaniem, jeśli wydatki zostaną odpowiednio udokumentowane. Ewentualnie możesz wynegocjować wyższą pensję, aby uwzględnić dodatkowe obciążenia podatkowe zgodnie z nowym prawem podatkowym.
Skonsultuj się ze swoim pracodawcą lub doradcą podatkowym, aby dowiedzieć się, w jaki sposób przepisy dotyczą Twojej sytuacji.
Przeczytaj więcej: Najlepszy sposób na zwrot kosztów poniesionych przez pracowników