Unikaj chowania się za komputerem lub telefonem w tych sytuacjach
W rzeczywistości w pewnych okolicznościach należy ich unikać. Oczywiście, łatwo ukryć się za komputerem i powiedzieć, co chcesz powiedzieć za pomocą klawiatury. Ale czasami musisz wyjść do świata i użyć swojego głosu.
Oto trzy sytuacje, w których lepiej byłoby, gdybyś nie trafił wysłać.
Unikaj trafiania w celu rozwiązania konfliktu
Wszyscy byliśmy częścią wiadomości e-mail lub ciągu wiadomości między dwiema stronami próbującymi rozwiązać problem. Czasami możesz być jednym z dwóch głównych uczestników, a może po prostu jesteś jedną z wielu osób, które ktoś poczuł się zmuszony do włączenia Ciebie.
Przy każdym e-mailu lub odpowiedzi na wiadomość problem ulega eskalacji. Ostatecznie to, co być może było stosunkowo niewielką sprawą, stało się znacznie większe. Zwykle prowadzi to bezpośrednie spotkanie między dwiema stronami, a także przełożonego lub menedżera w celu rozwiązania konfliktu.
Zamiast używać poczty e-mail lub wiadomości do rozwiązywania konfliktów, zadzwoń do tej osoby lub umów się na spotkanie twarzą w twarz. Jeśli jesteś odbiorcą wiadomości e-mail lub wiadomości od kogoś, kto próbuje rozwiązać problem, stań się pokusą odpowiadania za pośrednictwem poczty e-mail. Podnieś słuchawkę telefonu lub wejdź do biura drugiej osoby i powiedz: "Otrzymałem twój e-mail i pomyślałem, że lepiej byłoby, gdybyśmy omawiali tę sytuację jeden-na-jeden, a nie przez e-mail.
Czy masz kilka minut na rozmowę?
Jeśli e-mail jest Twoją jedyną opcją, nie kopiuj na nim innych osób. Powoduje to eskalację problemu. Jeśli korzystasz z takiego adresu e-mail, nie pisz "odpowiedz wszystkim". Wystarczy odpowiedzieć tylko osobie, która wysłała e-mail. Jeśli odpowiesz "odpowiedz wszystkim", twoja odpowiedź powinna powiedzieć: "Doceniam, że zwróciłeś moją uwagę na tę sytuację.
Zadzwonię do ciebie w ciągu minuty, żeby przedyskutować. "To ostrzeże wszystkich, którzy zostali skopiowani, że zajmujesz się sytuacją jeden na jeden.
Unikaj uderzania, gdy jesteś zdenerwowany
Czy kiedykolwiek byłeś zły na coś i strzeliłeś zjadliwą pocztą tylko po to, by poczuć natychmiastowy żal? Być może byłeś na końcu odbierającym takiego e-maila lub wiadomości.
Po niepokojącej sytuacji lub interakcji potrzebujemy okresu przestoju . Wiadomości e-mail i wiadomości nie nadają się do tego; jest natychmiastowy z projektu. Zamiast tego, gdy się uspokoisz, zadzwoń lub odwiedź osobę, aby omówić sytuację. Jeśli jesteś odbiorcą zjadliwej wiadomości e-mail, unikaj chęci udzielenia odpowiedzi. Daj sobie czas na uspokojenie się, a następnie zadzwoń do osoby i poproś o rozmowę twarzą w twarz.
W przyszłości zdecyduj z góry, że nigdy nie użyjesz wiadomości e-mail lub wiadomości, gdy będziesz zdenerwowany. Uczyń z siebie niezbywalny pakt.
Jeśli czujesz potrzebę napisania czegoś, gdy jesteś zdenerwowany, ręcznie napisz wiadomość. Nie wpisuj go w wiadomości e-mail, nawet jeśli nie masz zamiaru wysyłać wiadomości. Nie byłbyś pierwszą osobą, która przypadkowo trafiła w "wyślij" zamiast przycisku "zapisz".
Unikaj trafiania Wyślij, aby wysłać złe wiadomości
Nikt nie lubi otrzymywać złych wiadomości i otrzymywać go pocztą e-mail lub wiadomość może dodać sól do rany.
Czy kiedykolwiek wysłałeś e-maila do klienta, aby poinformować go, że jego zamówienie zostało opóźnione? Albo powiadomiłaś znajomego, aby powiadomił ją, że nie możesz uczestniczyć w jej przyjęciu urodzinowym? A może wysłać e-mail do szefa, aby poinformować go, że nie ukończyłeś projektu i nie dotrzymasz terminu?
Jeśli odpowiedź na którekolwiek z tych pytań brzmi "tak", przestań używać e-maili lub komunikatorów do przekazywania złych wiadomości. Korzystanie z wiadomości e-mail lub wiadomości do komunikowania złych wiadomości może wysłać wiadomość, której nie obchodzi lub że problem nie jest wystarczająco ważny, aby zagwarantować osobistą uwagę. Kiedy używasz wiadomości e-mail lub wiadomości do komunikowania złych wiadomości, nie masz możliwości oceny reakcji danej osoby. Najprawdopodobniej ludzie będą rozczarowani lub zdenerwowani. Jeśli nie przekazujesz wiadomości osobiście, ich rozczarowanie może się nasilić i stworzyć jeszcze gorszą sytuację.
Wreszcie, kiedy korzystasz z poczty e-mail lub wiadomości w tym scenariuszu, wydajesz się tchórzliwy. Klienci, współpracownicy, szefowie i przyjaciele doceniają osoby, które mają odwagę przekazywać złe wiadomości osobiście.
Jeśli nie masz pewności, czy Twoja wiadomość kwalifikuje się jako złe wiadomości, zadaj sobie pytanie: "Czy chcę otrzymywać e-maile lub wiadomości z tego typu wiadomościami, czy wolałbym, aby były przekazywane osobiście?". Następnie odpowiednio postępuj.
Chociaż nie ulega wątpliwości, że poczta elektroniczna lub przesyłanie wiadomości jest szybkim i skutecznym środkiem komunikacji, nie zawsze jest to właściwe. Postępuj zgodnie z powyższymi wskazówkami i unikaj używania e-maili lub wiadomości, gdy jest to niewłaściwe.