Jak pracować szybciej i sprawniej - krok 1
Posiadanie pisemnego planu jest koniecznością, aby wyciągać dokuczliwe myśli zza głowy i zapobiegać katastrofom, ponieważ zapominasz o czymś ważnym.
Większość kobiet przekonuje się, że od czasu do czasu muszą zmieniać codzienny plan, ale dzięki temu lepiej zorganizujesz swój czas, wcześniej przygotujesz się do konkretnych projektów, a plan da ci bardziej przejrzysty obraz mentalny na temat wszystkich rzeczy. musisz zrobić.
Pozbycie się codziennych rozkojarzeń z planem
Jeśli przyjeżdżasz do pracy każdego dnia i jesteś natychmiast przytłoczony długimi listami "do zrobienia" i bałaganem na biurku, w najlepszym razie zaczniesz w dzień jak koń wyścigowy (i szybko wypalisz po sprincie, podobnie jak koń wyścigowy) koncentrując się na cokolwiek wydaje się najbardziej naglące w danym momencie. Najgorsze jest to, że siedzisz w funku, nie wiedząc od czego zacząć. Tak czy inaczej, po prostu "gasić pożary" każdego dnia jest najskuteczniejszym sposobem na zaatakowanie obciążenia pracą i najlepszy sposób na wyczerpanie się, a jednocześnie pozostawanie w tyle.
Bez planu, dni rozpraszają szybko: telefon dzwoni, zaczynasz odpowiadać na e-maile, współpracownicy zaczynają chit-chat i zanim się zorientujesz, że nadszedł czas na lunch i niewiele osiągniesz.
Twój codzienny plan może obejmować godzinę każdego ranka, aby uzyskać rozliczenia poprzez odbieranie połączeń, sprawdzanie poczty e-mail przed rozpoczęciem innych zadań, ale będzie to więcej, niż tylko służyć jako wskazówka, co zrobić z czasem. Na przykład, jeśli celowo odłożyłeś godzinę na zrobienie czegoś, a przekroczysz ten limit czasu, będziesz wiedział, że musisz dostosować swój plan na następny dzień.
Planując swój dzień w segmentach lub zadaniach, możesz łatwiej zidentyfikować obszary problemów i czasy szczytowej wydajności (np. Możesz być mniej skuteczny po lunchu, jeśli masz do czynienia z popołudniowym spadkiem lub może być powolnym starterem rano.)
Plan może pomóc ci uniknąć zajęcia się czymś więcej niż możesz
Optymista to osoba, która jest w stanie dostrzec pozytywne w danej sytuacji, zazwyczaj koncentruje się na przekonaniu, że "wszystko jest możliwe". Nie ma nic złego w byciu optymistą, jeśli nie doprowadzi cię to do niedoszacowania twoich zdolności, czasu potrzebnego na osiągnięcie czegoś i spowoduje, że zaczniesz brać więcej, niż sobie z tym poradzisz.
Realista może być optymistą, ale realista widzi również logistykę, która może być zaangażowana w radzenie sobie z sytuacją i będzie uwzględniać potencjalne przeszkody i ograniczenia.
Jeśli nie masz własnego planu ustawionego na jeden dzień, możesz mieć trudniej powiedzieć "nie", by pomagać innym lub brać udział w dodatkowych projektach, ponieważ masz pozytywną postawę "można zrobić", która jest nadrzędna wobec rzeczywistości lub zdrowego rozsądku. Łatwo jest nie docenić, ile czasu zajmie Ci wykonywanie własnych zadań, a tym bardziej czyjejś pracy, jeśli myślisz, że jesteś superwomanem, a perspektywy słoneczne to wszystko, czego potrzeba, aby załatwić sprawy.
Wiedza o tym, co jest na twoim talerzu w ciągu dnia, a już ustaliłeś budżet na czas przeznaczony na określone zadania, może pomóc ci w dotrzymywaniu terminów, robić więcej każdego dnia i być bardziej realistycznym w podejmowaniu dodatkowej pracy.
Tworzenie planu ataku
Zanim wyruszysz do pracy, zdecyduj z wyprzedzeniem, na czym się skupisz, kiedy tam dotrzesz. Jeszcze lepiej, zaplanuj dzień poprzedniej nocy i przygotuj biurko do zadań, które chcesz wykonać rano. Na przykład pobierz pliki lub materiały do czytania na dzień dzisiejszy, aby móc po prostu wskoczyć bezpośrednio lub umieścić elementy, które chcesz wpisać, lub połączenia telefoniczne, aby wrócić w kolejności, w jakiej chcesz je wykonać.
Posiadanie planu może pomóc w stworzeniu przewidywalnych rutyn, które z kolei sprawią, że będziesz lepiej przygotowany do stawienia czoła chaotycznym dniom, w których szef lub klient wymagający częstych konserwacji wymagają więcej czasu.
Więcej artykułów w tej serii
Jak pracować szybciej i sprawniej
Krok 2: Ustaw małe cele i sprawdź te, które osiągasz . Sporządzenie listy i sprawdzenie wykonanych przedmiotów może wydawać się kolejną rzeczą do zrobienia, ale jeśli zrobisz to poprawnie, utrzymywanie porządku zadań może pomóc ci pracować wydajniej.
Krok 3 - przestań odkładać, ale nie wahaj się odłożyć pracy, gdy jest to konieczne . Wielu z nas odkłada sprawy, ponieważ nie mamy na nie ochoty, zwłaszcza gdy czujemy, że to jest odpowiedzialność kogoś innego.