Ten format jest tylko przewodnikiem. Odmiany i dostosowania są powszechne. Chcesz pobrać tę próbkę bez grafiki? Kliknij Pobierz próbki tutaj lub w menu poniżej.
Komponenty pełnych bloków biznesowych
Adres zwrotny: Jeśli twoja papeteria ma papier firmowy, pomiń to. W przeciwnym razie wpisz swoje imię i nazwisko, adres i opcjonalnie numer telefonu. W dzisiejszych czasach powszechne jest również podawanie adresu e-mail.
Data: wpisz datę swojej litery od dwóch do sześciu linii poniżej nagłówka. Trzy są standardowe. Jeśli nie ma papieru firmowego, wpisz go tam, gdzie pokazano.
Linia odniesienia: jeśli odbiorca wyraźnie żąda informacji, takich jak numer referencyjny lub numer faktury, wpisz go w jednym lub dwóch wierszach, bezpośrednio pod datą (2). Jeśli odpowiadasz na list, zapoznaj się z nim tutaj. Na przykład:
- Re: Job # 625-01
- Odp .: Wasz list datowany jest 1/1 / 200x.
Specjalne uwagi do korespondencji: W razie potrzeby wpisz wszystkie wielkie litery.
Przykłady obejmują:
- SPECJALNA PRZESYŁKA
- CERTYFIKOWANA POCZTA
- POCZTA LOTNICZA
Notatki na powitanie: W razie potrzeby wpisz wszystkie wielkie litery. Możesz dołączyć notację do prywatnej korespondencji, na przykład list z rezygnacją. Umieść to samo na kopercie. Przykłady to:
- OSOBISTY
- POUFNY
Adres wewnętrzny: wpisz nazwisko i adres osoby i / lub firmy, do której wysyłasz list, od trzech do ośmiu linii poniżej ostatniego wpisanego komponentu.
Cztery linie są standardowe. Jeśli wpiszesz wiersz uwag, pomiń nazwę osoby tutaj. Zrób to samo na kopercie.
Uwaga: wpisz nazwisko osoby, do której wysyłasz list. Jeśli wpiszesz nazwisko osoby w polu Adres wewnętrzny, pomiń to. Zrób to samo na kopercie.
Zwrot grzecznościowy: wpisz tutaj nazwisko odbiorcy. Wpisz Mr. lub Ms. [Last Name], aby okazać szacunek, ale nie zgaduj pisowni ani płci. Niektóre pospolite pozdrowienia to:
- Damski:
- Panowie:
- Szanowny Panie:
- Szanowny Panie, Szanowna Pani:
- Drogi [Pełna nazwa]:
- Do tych których może to dotyczyć:
Subject Line: Wpisz treść swojej litery wielkimi literami, albo w lewo, albo w środku. Bądź zwięzły na jednej linii. Jeśli wpiszesz Linię odniesienia, zastanów się, czy naprawdę potrzebujesz tej linii. Chociaż nie jest to konieczne w przypadku większości listów związanych z zatrudnieniem, przykłady znajdują się poniżej.
- TEMAT: REZYGNACJA
- LIST REFERENCYJNY
- ZAPYTANIE OFERTOWE
Treść: wpisz dwa spacje między zdaniami. Zachowaj to krótko i na temat.
Complimentary Close: To, co tutaj wpiszesz, zależy od tonu i stopnia formalności. Na przykład:
- Z szacunkiem do ciebie (bardzo formalny)
- Z poważaniem (typowe, mniej formalne)
- Bardzo szczery (grzeczny, neutralny)
- Serdecznie Wasz (przyjazny, nieformalny)
Podpis Blok: Pozostaw cztery puste wiersze po zakończeniu opcji Pełne zamknięcie, aby podpisać swoje imię.
Podaj swoje imię dokładnie tak, jak wpisujesz je pod swoim podpisem. Tytuł jest opcjonalny w zależności od trafności i stopnia formalności. Przykłady to:
- John Doe, Manager
- P. Smith
Dyrektor, pomoc techniczna - RT Jones - Sr. Field Engineer
Inicjały identyfikacyjne: Jeśli ktoś wpisał ci literę, zwykle zawierałby trzy twoje inicjały wszystkich wielkich liter, a następnie dwa z nich ze wszystkimi małymi literami. Jeśli wpisałeś własny list, po prostu pomiń go, ponieważ twoje nazwisko jest już w bloku podpisu. Typowe style są poniżej.
- JAD / cm
- JAD: cm
- clm
Enclosure Notation: Ta linia mówi czytelnikowi, aby zajrzał do koperty po więcej. Wpisz liczbę pojedynczą tylko dla jednej obudowy, w liczbie mnogiej na więcej. Jeśli niczego nie zamykasz, pomiń to. Typowe style są poniżej.
- Załącznik
- Obudowy: 3
- Obudowy (3)
cc: Stojaki na kopie uprzejmości (wcześniej kopie dwutlenku węgla). Wymień nazwiska osób, którym dystrybuujesz kopie, w kolejności alfabetycznej. Jeśli adresy byłyby przydatne dla odbiorcy listu, należy je uwzględnić. Jeśli nie skopiujesz swojego listu do nikogo, pomiń go.
Ogólne wskazówki
- Zastąp tekst w nawiasach [] wskazanym komponentem. Nie wpisuj nawiasów.
- Staraj się zachować swoje litery na jednej stronie, ale patrz strona 2 tego przykładu, jeśli potrzebujesz stron kontynuacji.
- Liczba pustych linii dodawanych między liniami wymagającymi więcej niż jednego zależy od ilości miejsca dostępnego na stronie.
- To samo dotyczy marginesów. Jeden i pół cala (108 punktów) dla krótkich liter i jeden cal (72 punkty) dla dłuższych liter są standardem. Jeśli istnieje nagłówek, jego położenie określa górny margines na stronie 1.
- Jeśli nie wpiszesz jednego z bardziej formalnych składników, nie zostawiaj dla nich miejsca. Na przykład, jeśli nie zostanie wpisana Linia odniesienia, Specjalne uwagi do wysyłania i Notatki na powitanie, wpisz adres wewnętrzny cztery linie poniżej daty.