Nie zostawiaj swojej wiadomości w rękach kogoś innego
Oto więcej wyjaśnień, które pomogą ci zrozumieć, jak ważna jest Twoja wiadomość "nieobecności" i dlaczego warto poświęcić jej trochę czasu.
Ustawia oczekiwania ... Dla wszystkich
(Mam nadzieję) będziesz brać urlop macierzyński po urodzeniu dziecka. Ten czas z dala od biura jest prywatny i wyjątkowy. Nigdy nie dostaniesz tego czasu z noworodkiem. Zawsze. Dlatego ważne jest, aby chronić ten okres w swoim życiu.
Wiesz, jak to jest otrzymać służbową wiadomość e-mail na wakacjach, prawda? Czujesz się zmuszony wysłać szybką odpowiedź! Ale kiedy jesteś na urlopie, nie masz czasu na "szybką" odpowiedź.
Ty i Twoja rodzina witacie innego członka na świecie. Ten czas wiązania będzie wypełniony nieprzespanymi nocami, nieprzewidywalnym harmonogramem, fluktuacjami hormonów, wizytami lekarskimi, odwiedzającymi i kto wie, co jeszcze. Poza tym będzie sporo zmian w tobie i wszystkich wokół ciebie, którymi będziesz chciał zarządzać.
Pisanie e-maili w tych warunkach nie przyniesie najlepszej pracy. Twoja wiadomość "nieobecności" ochroni Cię przed przerwami w pracy oraz źle przemyślanymi e-mailami.
Ustawianie granic jest koniecznością w tym czasie. Aby pomóc Ci odłożyć na później swoje życie zawodowe, ustaw nowy priorytet dla noworodka i wszystkiego, co z nim związane, jest najważniejsze.
Kiedy tworzysz wiadomość, która nie jest już dostępna, twoi klienci, współpracownicy i wszyscy, którzy próbują się z tobą skontaktować, rozumieją twój nowy priorytet i mam nadzieję, że go nie przekroczą.
Jak więc stworzyć niesamowity komunikat "nie przeszkadzać", aby pomóc chronić ten wyjątkowy czas?
Podaruj swoją wiadomość "Poza biurem"
Po około 26 tygodniach ciąży rozpocznij pracę nad wiadomością "Poza biurem". Jeśli masz możliwość zapisania tytułu tej wiadomości, zatytułuj ją "Urlop macierzyński - poza biurem".
Przygotowanie wiadomości z wyprzedzeniem daje większą kontrolę nad tym, co powie twoja wiadomość. Jesteś tym, który zna twoją pracę, kto przejmie twoje obowiązki i kiedy będziesz mógł wrócić do biura. Zdecyduj, czy chcesz powiedzieć, że wrócisz w danym dniu, w określonym tygodniu, czy w ogóle nie podasz daty. Jeśli nie podasz konkretnej osoby, nadawca może się skontaktować, zdecyduj, czy chcesz podać adres e-mail swojego menedżera, czy numer telefonu, pod który mógłby zadzwonić.
Tworząc tę wiadomość z wyprzedzeniem, zaoszczędzisz wszystkich, łącznie z tobą, czasem i energią. Może zaistnieć konieczność nieoczekiwanego opuszczenia biura (wiesz, aby dostarczyć dziecko), więc konfiguracja wiadomości umożliwia administratorowi IT lub menedżerowi przygotowanie wiadomości do użycia.
Czy chcesz, aby dział informatyczny lub menedżer ustawił ton tej wiadomości? Na pewno nie!
Po zapisaniu wiadomości "nieobecności" powiedz swojemu przełożonemu. Będą uwielbiać słyszeć, że jesteś przygotowany na wyjście i jest jeszcze jedna rzecz, którą muszą zrobić, aby ci pomóc.
Rzeczy, które należy zawrzeć w Twojej wiadomości
Poniżej znajduje się przykładowa wiadomość "nieobecności", z której możesz skorzystać. Po włączeniu wiadomości w oprogramowaniu pocztowym automatycznie odpowie na wszystkie wiadomości e-mail wysłane do Ciebie w określonym czasie.
To zależy od Ciebie, jeśli chcesz poinformować odbiorców, gdzie jesteś. Możesz po prostu powiedzieć, że jesteś "poza biurem" lub możesz poinformować ich, że jesteś na urlopie macierzyńskim. Jeśli wolisz nie informować wszystkich, że jesteś na urlopie macierzyńskim , po prostu usuń trzy słowa "na urlop macierzyński". Możesz użyć wariantu tej wiadomości e-mail również w przypadku przedłużonych wakacji lub podróży służbowych!
Gdzie widzisz (nawiasy), wstaw odpowiednie słowa lub wyrażenia dla twoich okoliczności.
Dziekuje za Twoj email. Jestem poza biurem na urlopie macierzyńskim do (data, kiedy spodziewasz się wrócić).
Jeśli potrzebujesz natychmiastowej pomocy, skontaktuj się z nami (nazwisko współpracownika, dane kontaktowe, adres e-mail twojego menedżera lub numer telefonu).
(Jeśli masz pewne projekty, które obejmujesz, wpisz nazwę projektu i osobę, która Cię obejmuje).
Jeśli twoja sprawa nie jest pilna, odpowiem na twój e-mail po powrocie.
Z poważaniem,
(Twoje imię)